Чтобы успевать больше, надо работать меньше. Вот как быстро навести порядок в делах

В головах по большей части преобладает мнение, что быть продуктивным — это работать нон-стоп. И если бы у нас было больше времени, мы были бы еще более продуктивными. Срыв сроков или перенос встречи в большинстве случаев списывается на нехватку времени: не успели, не хватило, нужна еще неделя. 

В новой реальности COVID-19 у нас добавилось времени в сутках. Работая дома, мы экономим время на дороге, перекурах и кофе-брейках. Но стали ли вы при этом больше успевать? Стали ли вы продуктивнее? Готов поспорить, что нет. Чтобы быть продуктивным, нужно не время − нужен ресурс, пространство для мыслей и действий.

Этот ресурс появляется, когда вы не превращаете свою голову в ящик для хранения дел, а используете свой мозг эффективно, чередуя моменты интеллектуального напряжения и отдыха. Переключаете свое внимание, меняете обстановку, отдыхаете, выходите подышать свежим воздухом.

Продуктивное состояние — это когда вы спокойны, сосредоточены, держите ситуацию под контролем и занимаетесь осмысленным уместным занятием, которое принесет наибольшую пользу после выполнения. И это не всегда об активной деятельности. Порой отдых или два часа сна сегодня принесут огромную пользу в последующие несколько недель.

А если вы сидите на месте, пытаясь сконцентрированно работать много часов подряд, вы, как пружина, все сжимаетесь и сжимаетесь, накапливая напряжение и стресс в теле и в голове. И при этом у вас создается впечатление, что ловушка занятости не заканчивается никогда. Наутро вы встаете и планируете ко всем сегодняшним делам сделать то, что не успели вчера. И так изо дня в день. 

Прекратите. Перестаньте это делать. Рано или поздно ресурс у вас закончится и приведет к банкротству в делах. Научитесь управлять своими делами. Если вы не знаете, как это делать, дополнительное время ничего не решит. Научитесь определять желаемые конечные результаты, которых хотите достичь, и действия, которые необходимо для этого совершить.

Список дел, который выглядит как «мама, банк, доктор, документы, хлеб» не работает. Все, что нужно с этим сделать, вы все равно держите в голове, и дела не движутся. Чтобы дело сдвинулось с мертвой точки, вместо «банк» в своем списке дел напишите, что вы хотите получить в итоге — «открыть валютный счет». Какой первый шаг для этого нужно сделать? Позвонить менеджеру и узнать, какие документы нужны. Это и будет следующим действием. За ним последует следующее, и так до конечного результата, который вы определили.

Бывает, миллионные проекты стоят на месте, потому что вовлеченные люди не могут определить следующее действие, которое может звучать как «позвонить партнеру и согласовать время встречи». 

После того как по каждому пункту своих дел вы определили, что хотите получить и какой первый шаг для этого сделать, организуйте это все в эффективную систему напоминаний, используйте ее для выбора, что сделать, и делайте это. Воспользуйтесь любым удобным для вас приложением и создайте в нем папки с проектами.

Ваш «банк» станет проектом, потому что для достижения результата вам нужно совершить несколько действий. А встреча с менеджером займет свое место в календаре, и вы о ней не забудете. Звучит вроде бы масштабно, но, организуя дела таким образом, вы в любой момент будете знать, какое следующее действие нужно совершить, как выглядит ваша картина дня и какие ваши ближайшие задачи и приоритеты. 

Время от времени сверяйтесь, не сбились ли с намеченного направления, и вносите корректировки. Возможно, в проект «банк» нужно загрузить сканы документов или он уже завершен и его пора удалить. Это эффективный путь выхода из ловушки занятости. Организовав свои проекты и приоритеты в систему и имея ее всегда под рукой, вы начнете все успевать, не принося в жертву свое здоровье, отношения и интересы. 

Есть, конечно, и другие способы организации личной продуктивности. Например, отмахиваться от кажущихся вам неважными задач как от мух — потом когда-нибудь разберусь. Или брать работу на дом и заниматься ею в личное время. Эффективность и последствия таких подходов, согласитесь, довольно спорные. Позже они напомнят вам о себе ещё большим стрессом.

Контролировать то, что вы не делаете, так же важно, как то, что делаете. Выпейте кофе, чтобы остановиться и посмотреть, что сегодня является вашим приоритет и что дает ресурс, чтобы действовать.

В этом блоге я буду рассказывать, как управлять своими делами и жить полной жизнью.