Ми позбавились зайвих паперів у компанії і економимо 17 тис. грн на місяць. Як ми це зробили

Три місяці від прийняття рішення до впровадження, два працівники у відділі діловодства, пів року на адаптацію співробітників і понад 17 тисяч гривень економії щомісяця.

Ось як ми цифровізували наш банк «Український капітал» і впровадили систему електронного документообігу. Розповідаємо, навіщо ми перейшли на ЕДО, за якими критеріями вибирали сервіс і як він допомагає нам економити.

Скільки економить банк завдяки електронному документообігу

Ми розуміли, що майбутнє банку – за цифровізацією, тому вирішили автоматизувати і пришвидшити всі основні процеси. Почали з переходу на електронний документообіг – і вже за три місяці після прийняття рішення розпочали роботу з платформою UnityBase.

Зараз у нашій системі одночасно працює приблизно 200 користувачів – це 14 відділень. Щомісяця система в середньому обробляє майже 4 тис. електронних документів – приблизно 200 щодня.

Нумо порівняймо це з папером. 200 електронних документів (кожен по 6–7 аркушів) – це 1,4–2 тис. аркушів, тобто 3–4 пачки – приблизно 300 гривень щодня. Якщо рахувати всі робочі дні (22) – 6–7 тис. грн.

Також варто порахувати заміну картриджа. Це коштує 500 грн, а ресурс одного – близько 2 тис. сторінок. Щодня треба використовувати мінімум один картридж. Це 11 тисяч гривень на місяць.

Економія завдяки впровадженню електронного документообігу становить від 17 тис. грн на місяць лише на друці! До того ж усю роботу у відділі діловодства тепер виконує лише двоє людей.

Які документи ми використовуємо

1. Вхідні документи, що надходять на адресу банку.
2. Вихідні документи, які відправляються з банку за підписом керівника або іншої уповноваженої особи.
3. Звернення громадян.
4. Внутрішні документи. Вони призначені для використання всередині організаційної структури банку (внутрішні нормативні документи, накази, розпорядження, службові записки, описи, плани, звіти, акти, карти доступу до ІС, інструктажі з охорони праці, організаційно-розпорядчі документи тощо).
5. Договори. Документи щодо зобов’язальних правовідносин між двома або більше суб’єктами господарювання, а також додатки, доповнення, додаткові угоди.
6. Доручення. Документи, які видає одна особа – банк – іншій особі для представництва перед третіми особами.

Чому вирішили впроваджувати електронний документообіг

Для цього було кілька причин. Ми хотіли:

• швидше і зручніше готувати й опрацьовувати електронні документи, застосовувати кваліфікований електронний підпис для автоматизації процесів банку;
• суттєво скоротити час пошуку документів, мінімізувати ризики втратити інформацію;
• швидше доставляти накази та розпорядження керівництва банку до працівників;
• покращити інформаційно-аналітичну підтримку внутрішніх процесів життєдіяльності банку, якість і своєчасність прийняття управлінських рішень;
• підвищити відповідальність за своєчасне і якісне виконання рішень керівництва банку;
• ефективно контролювати життєвий цикл документів банку;
• оптимізувати процеси діловодства (приймання, реєстрації, попереднього розгляду, підготовки до доповіді керівництву банку й опрацювання документів), обліку резолюцій до документів, передачі та доведення їх до безпосередніх виконавців тощо;
• створити умови для переходу на повністю безпаперовий документообіг.

Як обрати систему електронного документообігу

Перед тим як дивитися на системи ЕДО на ринку, визначте, як у вас циркулюють паперові документи, які процеси існують і які з них є найважливішими. Це допоможе вибрати найзручнішу систему саме для вас.

Що гнучкішою є система автоматизації процесів, то дешевше і швидше її можна налаштувати під бізнес-процеси підприємства на етапі впровадження, а в майбутньому її буде легше налаштовувати під нові завдання компанії.

Усі витрати на опанування системи електронного документообігу можна розділити на три основні періоди:

1. Впровадження системи в експлуатацію.
2. Адаптація системи під завдання замовника.
3. Подальше обслуговування системи.

У системі електронного документообігу можна налаштувати права доступу для відповідних фахівців. Рух документів і контроль виконання завдань стає прозорим. А зберігання даних надійнішим – адже постійно проводиться резервне копіювання.

Які були вимоги до безпеки документообігу

Ось кілька загальних вимог, яким мала відповідати система захисту:

• Забезпечувати практично невразливий комплексний (криптографічний і технічний) захист обміну інформацією між компонентами продуктів, побудованих на платформі UnityBase у процесі їхнього функціонування.
• Захищати інформацію при автоматизації.
• Забезпечувати надійність роботи, живучість та оперативну можливість відновлення роботи своїх компонентів у разі аварійних ситуацій і помилкових дій персоналу.
• Забезпечувати криптостійкі процеси для передавання інформації під час оновлення прикладного програмного забезпечення продуктів.
• Формувати інформацію щодо стану своєї працездатності і спроб реалізації кібератак на свої компоненти для подальшого моніторингу.

Також у системі реалізована схема дворівневого сесійно орієнтованого технічного і криптографічного захисту обміну інформацією між учасниками сеансів зв’язку під час реалізації послуг, що надаються через продукти, побудовані на платформі UnityBase.

Зокрема реалізовано повне відокремлення власного службового трафіку системи (командний трафік) від трафіку прикладного рівня для реалізації послуг (принцип SoftSwitch), що виводить рівень захисту інфраструктури на якісно більший рівень у порівнянні з технологією VPN.

Підсумок

Впровадження системи електронного документообігу допомогло нам оптимізувати роботу з документами, безпечніше з ними працювати та їх зберігати, скоротити час на їх пошук і роботу з ними, а також щомісяця економити та направляти кошти та ресурси на розвиток банку.