Мне пять лет. Помню, как меня собирают в детский сад. Бабушка заплетает мне косички и завязывает бантики. А я смотрю на часы, считаю время: «Пять минут на левую косу, значит, семь минут на правую, она всегда хуже слушается.
Интересно, успеем прийти до завтрака или опоздаем? Кажется, сегодня нелюбимая манная каша, тогда лучше растрепать волосы и, вообще, прийти попозже».
Маленькая девочка во мне уже училась управлять временем для достижения какой-то своей цели.
Я с детства ненавидела цифры
Мне десять лет. Время было сложное. Поддержки или помощи для маленькой семьи из меня и мамы не было. Чтобы нам хватало денег, мама брала дополнительную работу и делала ее по вечерам. Сроки горели, клавиши калькулятора неустанно выбивали ритм.
Я видела ее уставшие глаза, чувствовала переутомление. Мне было жалко маму. А еще хотелось пораньше лечь спать. И я взялась помогать ей сверять цифры в финансовых отчетах.
Юлия Сухорукова
Она раскладывала по две заполненные от руки бумажные формы, которые занимали две трети кровати, а я сверяла значения в многочисленных таблицах. Наверное, это и был мой первый контакт с рабочей средой.
Ситуация пугала, и у меня сформировалось четкое убеждение: «Стану кем угодно, но только не финансовым директором». Цифры и экономика стали ассоциироваться у меня с маминым истощением и головной болью.
Я «рванула» на работу и чуть не свалилась от переутомления
В 20 я «рванула» на работу. Набрала учеников на занятия по английскому, готовилась к урокам с разными возрастными группами, тематической профессиональной лексикой.
Параллельно ездила с предложением услуг на предприятия, договаривалась с компаниями о запуске рекламы на радио, сочиняла ролики и утверждала сценарии. Учила журналистику и писала статьи для дайджеста. А вечера проводила на курсах немецкого. И вишенка на торте – усердная подготовка в школе вождения и сдача экзаменов.
В какой-то момент моя система перестала выдерживать. Уже к четырем дня я валилась от сильного переутомления. Не хотелось даже шевелиться.
Германия изменила меня
Тогда меня спасло приглашение в Германию на проект по международному обмену, куда я подала документы. В немецкой культурной среде я волей-неволей научилась думать о себе, рассчитывать и распределять время.
В Германии я училась жить, как брошенный в воду щенок учится плавать.
Последний по расписанию автобус домой всегда отправлялся на пару минут раньше графика, а в гости на чай с тортом приглашали ровно на один час с девяти до десяти утра. Дальше у именинницы было все распланировано.
Сначала это сильно удивляло, а затем мне пришлось привыкнуть к новой реальности. И чувствовала я себя в ритмичном немецком графике превосходно.
Я работала 99% времени
2020 год. Начало пандемии и локдауна, в марте все ушли в онлайн. Грань между домом и работой стала часто стираться. Несколько раз я начинала рабочий день с девяти утра и заканчивала в 24:00 практически без пауз. Это было огромной ошибкой.
Что я долго делала неправильно:
- Отдавала 99% личного времени рабочим задачам.
- Планировала максимально плотный график.
- Часто переключалась с задачи на задачу из разных областей.
Казалось, что кроме работы ничего не существовало. В конце концов множество параллельных коммуникаций, решение непростых вопросов в удаленном режиме, постоянный информационный шум про опасность вируса положили меня на лопатки в физическом плане.
Позднее я проанализировала, что стало основными триггерами. Это было большое количество диалогов с разными людьми и осознание личной ответственности за каждый вопрос. На этот раз цифры оказались ни при чем. Важно было отношение к ситуации.
Я научилась управлять временем
После отпуска я пересмотрела свое отношение и стала пробовать разные методы контроля личного баланса. Как человек системный продолжала тестировать на себе разнообразные инструменты управления временем, чтобы быть максимально эффективной. И очень рада, что наконец расставила все точки над i для себя в этой истории, навсегда вынесла урок на будущее.
Я перепробовала массу систем управления временем, календарей и инструментов, прошла курсы по повышению личной эффективности, перечитала десятки тематических статей и поняла: мне не хватает легкости.
Так я создала свой личный, до безобразия простой, метод осознанно планировать свой рабочий день. Называется он «мышь – слон – муравьи».
Эмоциональное выгорание и статистика
Постоянное волнение по поводу невозможности все успеть – главная причина выгорания и подорванного здоровья. Высокий уровень многозадачности и планов ведет к хроническому стрессу. Он блокирует силы человека. Продуктивность падает.
Согласно исследованиям Института Гэллапа, две трети сотрудников испытывают эмоциональное выгорание на работе. А миллениалы еще больше ему подвержены. Итого, с проблемой сталкиваются около 76% работающего населения.
Статистика выгорания
Почти половина респондентов отметила, что испытали сильный эмоциональный стресс за день до опроса. В институте констатируют, что мир стал более печальным, злым, тревожным и напряженным, чем когда-либо за последние 15 лет.
В то же время самое большое влияние оказывает то, как люди видят свою нагрузку и относятся к ней. Ведь когда вы чувствуете вдохновение, мотивацию и поддержку, вы с радостью готовы делать больше работы.
Взросление и планирование
Представьте, что оказались на тонущем корабле. Какой у вас план? В голове мелькают сценарии, вы лихорадочно просчитываете шансы на спасение. Это экстремальная ситуация, и нашу роль в ней определяют факторы, которые от нас мало зависят.
Выход из нее гораздо эффективнее, когда все схемы и пути к спасению подготовлены заранее, шлюпки готовы к отплытию, а пассажиры проинструктированы. Распределение времени и планирование личных ресурсов связаны не только с профессиональным управлением и балансом жизни и работы, но и с инстинктом выживания и стремлением к безопасности.
Мы взрослеем и приобретаем навык рассчитывать свои силы, чтобы свести риски экстремальных ситуаций к минимуму. Я выделяю несколько жизненных этапов, на которых мы учимся планировать и управлять своей энергией:
- Школа – распределяем личное время.
- Вуз, новые интересы – учитываем меняющееся окружение.
- Работа, семья – принимаем гибкие решения на ходу.
- Профессиональный рост, менторинг, управление людьми – просчитываем все риски, удары, принимаем во внимание все возможные и невозможные преграды, помощь, ресурсы, опираемся на весь предыдущий опыт и так далее.
Я вижу планирование как разработку метода для достижения главной цели.
Почему этому нужно учиться
Умение распределять время прямо влияет на ваше эмоциональное состояние и конечный результат. Осознанные действия приносят душевное спокойствие. Использования инструментов и систем планирования, календарей и собственных навыков бывает недостаточно.
В то же время большое количество планов повышает мультизадачность, уровень стресса, и может сыграть отрицательную роль. Мы часто сосредотачиваемся на рабочих целях и напрочь забываем о себе.
Чем больше задач, ответственности, коммуникаций, неопределенности, объема информации, тем сложнее сложить все в паззл. Ограниченный человеческий ресурс может не выдержать.
Мой метод планирования
Способ постановки целей и действия, которые вы совершаете, прямо влияют на достижение успеха. Мой инструмент очень простой, и его можно применить к любой сфере деятельности. Он направлен на сохранение личного баланса и продуктивности.
Метод основан на трех концепциях:
- Chronodex – планирование по кругу (360 градусов) и визуализация приоритетов.
- Парето – 80% на 20%. Правило приоритезации и распределения времени.
- OKR-методология – цели и ключевые результаты.
А чтобы было легче управлять собой и своими мыслями, обязательно добавляйте элемент игры. Для этого игровой ассоциативный образ с заданиями у меня выполняют животные.
Управление временем по системе «мышь – слон – муравей»
Мышь
Уровень сложности: легкий.
Время на реализацию: десять минут – час.
Очередность: первая (утро или начало рабочего дня).
Отдавайте приоритет всегда вашим задачам-мотиваторам. Это легкие небольшие приятные задачи, которые приносят быстрые победы. Они вдохновляют вас на схватку со следующим вызовом.
Небольшая, как мышь, задача зависит только от вас, поэтому ее сделать просто.
Секрет в том, что вы выполняете ее с утра и можете сразу за нее себя похвалить, получить дозу самомотивации и позитива.
Это могут быть, например, следующие действия:
- написать письмо клиенту;
- прочитать или подписать договор;
- позвонить партнеру с напоминанием о предстоящем мероприятии;
- закрыть задачу по разработке программного обесепечения, решение которой очевидно;
- дописать раздел маркетинговой статьи и так далее.
Слон
Уровень сложности: средний (важный).
Время на реализацию: час – четыре часа.
Очередность: вторая (утро или середина рабочего дня, до обеда).
Это достаточно большая и сложная задача дня. Часто кажется огромной, но только в нашем сознании. Обычно мы относимся к ней как к целому проекту, готовимся заранее, переживаем об исходе. Важно поставить ее сразу после той, которая вас вдохновит.
Что это может быть:
- тяжелые переговоры;
- решение конфликтных ситуаций;
- разговор про изменения на работе;
- изучение новых инструментов;
- годовой отчет;
- презентация и похожее.
Муравьи
Уровень сложности: сложный.
Время на реализацию: час – четыре часа.
Очередность: последняя (после обеда).
Муравьи – это рутинные задачи, которые изрядно накопились. Надоедливые или нейтральные, иногда даже неприятные. Они могут вас расстраивать, отравлять и утомлять. Их стоит отложить на вторую половину дня и дать противоядие – вашу большую мечту.
Дело в том, что ваша уверенность всегда растет, а самооценка повышается, как только вы начинаете мечтать. Хотите почувствовать прилив сил? Справиться с муравьями? Вспомните о вашем желании: поездка в горы, повышение зарплаты или новый автомобиль.
Все мелкие или «непосильные» действия в итоге обеспечивают путь к вашей мечте. Держите ее в фокусе. Концентрация на личном желании поможет посмотреть на маленьких муравьев как на тружеников, которые строят путь к цели.
Задачи-муравьи:
- оплатить штрафы;
- отправить рекламацию;
- изучить чужую документацию;
- согласовать время встречи с командой;
- иаписать десятый запрос клиенту, который не отвечает, и так далее.
Как внедрить метод
Подумайте, на кого из животных сегодня похожи ваши задачи. Поставьте их в правильной последовательности и хронологии. Если сегодня это три слона или 12 муравьев, идите по очереди: приятное, сложное, неприятное.
Из этого метода можно выделить такие три правила планирования:
- Начинайте с самого легкого и приятного. Быстрые победы вдохновляют вас на следующий шаг.
- До обеда продолжайте с самым объемным и сложным заданием.
- Завершайте тем, что может ждать или вызывает негатив, но свою конечную цель всегда держите в фокусе. Нарисуйте ее на окне, на рабочем столе или держите где-то под рукой.
Этот метод теперь спасает меня в самые тяжелые и загруженные дни. Попробуйте и вы разобраться со своими «животными».
Этот материал – не редакционный
Это – личное мнение его автора. Редакция может не разделять это мнение.
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен нашим редакторам: