Каждое утро — личная планерка: что я делаю, чтобы не скатиться в текучку

Думаю, каждый, кто интересовался методиками и инструментами для тайм-менеджмента, выработал свои собственные правила планирования, которые подходят под его личный ритм работы и жизни.

За 14 лет работы предпринимателем я создал собственную методику.

Мои четыре правила

1. Работаю с таск-менеджером

Для меня это программа Things, которая помогает структурировать и контролировать все проекты, цели и задачи. Я пользуюсь ею уже 8 лет и уверен, что это фундамент моего тайм-менеджмента. С ее помощью я могу вкладывать все свои заметки и задачи в смартфон или компьютер.

Главная задача, которую решает Things, — ничего не держать в голове. И это один из ключевых принципов эффективного управления своим временем. Все важные для тебя идеи и мысли нужно моментально складывать в какое-то укромное место, к которому ты регулярно возвращаешься.

В основе программы Things лежит методика Дэвида Аллена, которая называется Getting Things Done. Он гуру тайм-менеджмента, который описал простые правила для повышения личной эффективности. Я прочитал эту работу лет 10 назад, с тех пор это моя настольная книга, к которой я регулярно возвращаюсь.

2. Начинаю каждый день с маленькой личной планерки

Это 5–7 минут каждый день, когда я планирую в своем таск-менеджере и календаре задачи на день. Так я определяю важные встречи и задачи и убираю то, что не срочно и можно сделать в любой другой свободный день. 

3. Заношу все мероприятия в Google Календарь

Все встречи, которые привязаны ко времени, у меня всегда находятся в календаре. Большинство коллег уже взяли за правило, что если мы согласовываем встречу и договариваемся на конкретное время, ее надо отправить приглашением в календарь. Это очень помогает структурировать день и не пропустить важные встречи.

Сначала было очень сложно всех научить создавать в календаре встречи. Это может показаться странным, но 80 % людей не планируют свой график через календарь. То есть у них нет своего расписания, они действуют просто исходя из повестки на день. Но зато после того как перед ними открывается инструмент «календарь», все, как правило, благодарны и очень рады, что жизнь стала более структурирована.

4. Определяю фокус на день

В самом начале дня я определяю одно ключевое действие или задачу, которую я должен выполнить за день. Эта задача, как правило, сложная и требует много времени, чтобы подумать, проанализировать, предполагает определенный уровень концентрации. Но это именно та задача, которая позволит мне продвинуться к моим целям. В конце дня я фиксирую, удалось ли мне ее выполнить. Очень важно иметь такую задачу, которая предполагает твой фокус и вовлечение. Потому что есть большая вероятность скатиться в текучку.

7 приложений, которые помогают планировать время

1. Things — программа, которую я установил на всех гаджетах. Она синхронизируется через облако, важные и ответственные проекты всегда в кармане.
2. Google Календарь – единая среда планирования с привязкой ко времени. В Google Календаре я собираю все встречи, их описания, повестку и участников. Так я всегда знаю свои планы на следующие несколько недель. 
3. Gmail – почту я проверяю не чаще чем два раза в день. Как правило, это происходит утром, когда я просматриваю важные отчеты, которые приходят ночью, и отвечаю на письма, которые скопились со вчерашнего дня. Второй раз я проверяю почту где-то в 17:00, но всегда стараюсь не заходить чаще. Во времена мессенджеров почта служит инструментом для каких-то фундаментальных переписок или отправки друг другу документов и отчетов. Все оперативные вопросы сегодня уже обсуждаются в мессенджерах.
4. Telegram – этот мессенджер превратился в основной инструмент коммуникации на работе. 90 % коммуникации за день, даже 99 %, сейчас происходит в виде сообщений и обсуждений в чатах или группах. Группы я не очень люблю, считаю их пожирателем времени, но на Telegram приходится большой объем деловой переписки за день. Также в Telegram есть уникальная функция – отложенные сообщения. Эта функция помогает держать в фокусе какие-то обещания, полученные в течение дня от коллег или друзей. Нет ничего проще, чем получить ответ «Будет готово завтра» и сразу же поставить отложенное сообщение на завтра с вопросом «Как успехи? Как дела?» и так далее.
5. Rocket.chat — это наш корпоративный мессенджер, который мы используем для обсуждения проектов внутри компании. Аналог Slack, только бесплатный.  
6. Mind Map — советую обязательно освоить приложения по этой методике, хотя бы как базовый инструмент формирования и описания мыслей. Это помогает и на встречах, и во время обсуждения задач с коллегами, и во время написания текстов статей, документов и так далее. 
7. Google Документы — для айтишников сегодня это норма, но я все еще встречаю довольно много людей, которые пользуются традиционными Word и Excel. Это очень большая проблема, поскольку Google Документы ввели новый стандарт — комментирование и обсуждение онлайн. Так очень просто организовать совместную работу над документами. А это существенно упрощает и коммуникацию и работу с ними. Поэтому я считаю, что Google Документы – очень важный инструмент для повышения эффективности, не только личной, но и командной.

Что я не советую

Использовать больше одного мессенджера. Раньше я использовал Viber, WhatsApp, Skype, Telegram, текстовые сообщения и прочий зоопарк. Очень важно сократить использование этих всех инструментов до одного. Сегодня Telegram полностью закрывает все потребности.

Что касается Skype и Viber — их вообще лучше не использовать. Это архаичные инструменты, которые вызывают раздражение. 

Как настроить приложения под себя

Установить все эти приложения достаточно просто, а вот настроить их под себя уже становится для большинства сложной задачей. Начнем с календаря. Есть три правила, которые я использую при работе:

1. Все календари импортируются в один. То есть я смотрю всегда в один календарь, но при этом в него приходят приглашения с разных почт. 

3. Во всех приглашениях на встречу у меня всегда есть ссылка на онлайн-митинг. Это может быть Hangouts или Zoom, ведь сегодня много встреч можно проводить в онлайне. В самом приглашении уже есть ссылка, не надо перед встречей дополнительно согласовывать, где вы будете общаться.
   
4. У каждого ивента должна быть повестка. То есть нужно иметь определенное количество четких вопросов, которые хочешь обсудить. Это важно, чтобы держать фокус: часто во время встречи вы уходите от темы и начинаете обсуждать вопросы, которые не касаются ее повестки.

Что касается приложения Things, то, как я писал выше, он построен на основе методики Дэвида Аллена — Getting Things Done (GTD). Если следовать GTD, то правил очень много, но я больше сторонник адаптации любой системы под собственные нужды.

Таким образом, у меня есть четыре базовых сущности в Things:

1. Проекты. Я отдельно создаю проекты, где складываю все задачи, которые касаются конкретно этого проекта. В моем случае это бизнесы, в которых я задействован, семейные дела и проекты, связанные с развитием: почитать книгу, посмотреть фильм, ссылки на YouTube-блоги и прочее. Это позволяет мне любую задачу, идею и мысль сразу отнести к определенному проекту.
2. Задачи или дела. Это все, что я записываю в программу. Things позволяет добавлять описания встреч, прикреплять ссылки и наполнять их деталями. 
3. Теги — очень удобный инструмент, чтобы организовать свой рабочий график. Например, можно присвоить задачам теги с именами людей, которых касается эта задача. Когда в следующий раз буду встречаться с сотрудником, смогу набрать этот тег и отсортировать все задачи, проекты и идеи, которые его касаются. 
4. Шорткаты. Сочетание клавиш на клавиатуре в ноутбуке, которые позволяют быстро создать задачу и поместить её в Things. Например, когда я натыкаюсь на какую-то интересную статью, сразу отправляю ее в Things.

И мое главное правило — ничего не носить в голове. Любая мысль, которая приходит мне в голову и достойна анализа или обработки, сразу же помещается в Things. Это золотое правило тайм-менеджмента и эффективности.

Но не приложениями едиными

Всегда можно использовать листочек бумаги и таймер. Когда у меня есть время на работу с задачами я, как правило, выписываю 5–7 пунктов, которые можно сделать за 30 минут, и ставлю себе будильник. Это время, которое я блокирую, чтобы сфокусированно заниматься задачами и не отвлекаться на другие моменты — созвоны, чаты и прочее. Когда проходит время и звонит будильник, я понимаю, что теперь можно отвлечься на все остальное.

Это тот случай, когда систему надо адаптировать под свою специфику. Например, таймер и 30 минут — это одна из фишек системы Помодоро, которая предлагает фокусироваться на коротких спринтах по 25–30 минут.

Но в основе самодисциплины, по моему мнению и опыту, лежат индивидуальные ежедневные привычки и ритуалы.

Такие как режим сна, например — ложиться и просыпаться в одно и то же время. 

Мое расписание:

• Просыпаюсь в 7:00.
• Иду на пробежку (45 минут). 
• 8:00 — завтрак, планирую день.
• С 9:00 до 11:00 я, как правило, работаю по задачам на день.
• Встречи планирую на послеобеденное время, утро считаю самым эффективным временем для себя с точки зрения производительности и мозговой активности.
• Дома стараюсь быть не позже 21:00, чтобы успеть прочитать сказку дочке.

Другой ритуал — это проверка задач на день и формирование главной цели. 

Еще важно ставить в календарь то, что не касается работы. То есть занятия спортом, время, которое проводишь с семьей, семейный ужин и так далее. Так не будет накладок.

Это и есть основа самодисциплины.

Больше постов — в моем телеграм-канале.