«Любые нечестные схемы сотрудников рушатся». Как автоматизировать бизнес и спастись от хаоса

Работая на рынке автоматизации розничной торговли не первый год, часто наблюдаю ситуацию, когда владельцы торгового бизнеса, особенно небольшого, изо всех сил противятся внедрению инноваций. Продолжают работать по старинке: с тетрадью и калькулятором, отказываясь от инструментов автоматизации и считая ее чем-то ненужным.

Что случится, если не автоматизировать процессы

Такой подход – прямой путь к поглощению более крупными игроками рынка, которые уже давно внедрили и постоянно улучшают системы автоматизации управления товарами, деньгами, персоналом.

Примерно такая же ситуация и в сетях, которые продолжают пользоваться старыми решениями автоматизации и не спешат ничего менять. Рынок этого не прощает. Конкуренция нарастает, и все большую роль сейчас играет цифровая трансформация бизнеса и умение быстро подстраиваться под изменения.

Что же нужно бизнесу, чтобы адаптироваться к требованиям времени? Сначала такую адаптацию должно пройти сознание предпринимателя, который поймет преимущества систем учета в торговле.

Как решиться на автоматизацию

Если честно, мне до сих пор непонятно, почему многие украинские предприниматели не считают нужным автоматизировать свой розничный бизнес. Ладно, если бы речь шла о годах 90-х или 2000-х, когда автоматизация торговли была дорогим процессом как с точки зрения запуска, так и дальнейшего сопровождения.

Сейчас же это более чем доступно. Все блага, которыми раньше могли пользоваться только сетевые ритейлеры, сейчас открыты и финансово доступны каждому предпринимателю.

У меня возле дома есть магазин, который работает, наверное, с 90-х. Местные жители, несмотря на близость рядом крупных сетей, в том числе дискаунтеров, все равно активно посещают этот полуподвальный магазин. Знаю его владельца тоже много лет, и все эти годы он никак не может решиться на автоматизацию.

Основная причина – продавцы против. Особенно те, которые там работают давно.

Ведь отсутствие систем автоматизации – это рай для недобросовестного персонала. А владелец боится, что сотрудники уйдут. Ведь они хорошо знают ассортимент и покупателей, быстро продают товар. А что еще нужно?

В последнее время приходится наблюдать, как часто меняется в этом магазине персонал на отделах и как болезненно происходит процесс смены людей. В магазине очереди, потому что новые продавцы не знают ни ассортимента, ни цен, ни покупателей.

Множество ошибок с просчетом стоимости покупок на калькуляторе, многократные пересчеты суммы чека, поиск цен на витринах. А владелец стоит на кассе и помогает новому продавцу.

А что бы дала автоматизация?

• Независимость от текучки персонала

Если бы собственник внедрил систему автоматизации много лет назад, вероятно, персонал бы ушел, так как не было бы схем для махинаций и дополнительного заработка. Но зато система позволила бы запустить работу нового сотрудника за несколько часов обучения, при этом не снижая скорости обслуживания посетителей.

Владельцу не нужно было бы стоять на кассе и собирать бумажные отчеты от продавцов. Вся документация автоматически сохранялась бы в электронном виде в личном кабинете управленца.

• Точные прогнозы

Система на основании статистических данных точно прогнозирует потребность в закупках. Делает она это гораздо точнее даже самого грамотного сотрудника. Она не допускает формирования остатков неликвидных товаров и обеспечивает позиции, которые пользуются спросом.

И все это на фоне снижения стоимости остатков товарных запасов. Рост оборота, увеличение скорости обслуживания и удовлетворенности покупателей – все это приводит к росту прибыли предпринимателя, внедрившего автоматизацию.

Покупатели всегда будут возвращаться в магазин, где есть комфортное и быстрое обслуживание, хороший ассортимент, приятные цены и акции и нет обмана. А предприниматель сможет видеть динамику роста у себя на компьютере или смартфоне, а не стоя на кассе с продавцом.

Основные ошибки собственника, внедряющего систему автоматизации

• Нельзя автоматизировать хаос

Самая первая ошибка – когда процесс автоматизации не сопровождается изменениями внутри бизнеса. Автоматизация дает достаточно данных для управления процессами: товарами, деньгами, сотрудниками. Но этими данными нужно правильно пользоваться. А для этого нужно менять бизнес-процессы.

Например, без системы автоматизации заказы в магазине обычно делают продавцы. После внедрения цифрового учета процессы перестраивают в направлении офиса, менеджера либо одного сотрудника, который умеет управлять запасами, работать с поставщиками.

Автоматизация – это не только оборудование и программное обеспечение. Это прежде всего новые бизнес-процессы.

К нам как-то обращался клиент, у которого более 50 точек по продаже колбасных изделий. Мы не смогли у него внедрить автоматизацию, так как он отказался перестраивать устоявшиеся за много лет принципы работы с поставщиками, товарами, деньгами.

Например, у него продавец сам делал закупку продукции, устанавливал цены, рассчитывался с поставщиками. По сути, сам себе предприниматель. Система автоматизации предполагает централизацию этих процессов, максимальное удаление продавцов, торговых представителей, экспедиторов от управления и работы с деньгами.

В итоге клиент предложил нам переделать программный продукт. Например, открыть продавцу ряд возможностей: делать переоценку на торговой точке, менять приходные цены в учетной системе. Это значит автоматизировать хаос взаимоотношений с поставщиками и продавцами.

Мы отказались, клиент дальше работает на калькуляторах, закрывая торговые точки из-за убытков. А как может быть иначе, если бизнесом управляют более ста продавцов и их задача – исключительно личный карман в краткосрочной перспективе?

• Поддаться «бунту» сотрудников

Много раз мы наблюдали картину, когда автоматизация сворачивалась, так как собственник или ключевые менеджеры не смогли бороться с сопротивлением сотрудников.

Почему идет сопротивление? Когда нет учета – каждый внутри ритейлера пытается зарабатывать как может. Продавец, экспедитор, менеджер, бухгалтер – основные фигуры сопротивления. Ведь в результате правильной автоматизации любые нечестные схемы рушатся.

Поэтому, с одной стороны, нужно уметь построить правильную систему мотивации сотрудников и собрать команду единомышленников, а с другой – в любое время принимать жесткие решения по ротации кадров.

В 2012 году мы за два месяца автоматизировали сеть торговых павильонов. Около 20% продавцов ушли самостоятельно, как только была установлена система. Еще столько же поменялись в течение шести месяцев.

Однако клиент окупил все затраты на автоматизацию всего за два месяца. Ну а продавцы пошли работать и «зарабатывать» в другие, не автоматизированные, точки. А сеть с тех пор выросла в четыре раза, сменив при этом формат с павильонов на преимущественно «магазины у дома».

Алгоритм автоматизации для небольшой торговой сети

1. Подготовка. Включает подготовку информационной базы и оборудования, настройку программного обеспечения, обучение людей, создание кадрового резерва, разработку нового бизнес-процесса, назначение ответственных лиц на каждом этапе автоматизации.
2. Внедрение. В процессе внедрения что-то может пойти не по плану, могут быть сбои, противостояние персонала. К этому нужно относиться хладнокровно и взвешенно устранять недочеты, планомерно работать с подрядчиками и персоналом. Этап внедрения обычно самый трудоемкий и тяжелый. И самое сложное – запустить первые торговые точки.
3. Клонирование. Здесь уже все относительно легко. Все ошибки учтены, процессы отлажены, по шаблону запускаются следующие торговые точки.
4. Сопровождение. Любую информационную систему нужно так или иначе сопровождать. Это касается оборудования, серверов и обучения персонала. При этом от собственника постоянно поступают желания что-то улучшить и доработать.

Тренды рынка

Сейчас в Украину зашел тренд, который давно прижился во всем мире, – привлечение внешних компаний на работы, не типичные для бизнеса. Раньше сети самостоятельно разрабатывали софт, обслуживали его, покупали дорогостоящие серверы, решали сетевые проблемы и многое другое.

Сейчас крупный ритейл уходит от этого. И все чаще отдает  отдельные функции своего бизнеса на обслуживание сторонним специалистам. Работают по принципу: «Банк не торгует молоком, а мы не выдаем кредиты».

Здесь важно найти подрядчика, который будет обслуживать программы и оборудование системы учета.

Магазин будущего – это прежде всего автоматизация процессов и внедрение инноваций. Хотите успешно развиваться? Адаптируйтесь. Моя общая рекомендация, особенно для малого бизнеса, – не бояться изменений и идти в ногу со временем. Верю, что украинский ритейл движется в верном направлении.