Задачи из серии «потом разберемся» всегда зависают в воздухе: как организовать работу в большой компании

Если вы владелец микробизнеса (киоск, торговая точка, фрилансер) – листайте дальше. Потому что информация, которую я собираюсь рассказать, будет вам не слишком полезна из-за ее особенностей.

На мой взгляд, одна из фундаментальных основ своего дела – правильная организационная структура. Ее необходимо выстроить еще на этапе планирования. Организационную структуру, по своему опыту, я считаю важнее даже системы финансов и маркетинга. И я докажу эту мысль.

Задача со звездочкой

Главная проблема почти каждого руководителя в начале пути – желание контролировать все процессы на предприятии. Таким бизнесменам кажется, что никто и ничего не может сделать лучше. Часто эти люди становятся лицами своих брендов, но, увы, быстро выгорают.

Если мы хотим, чтобы дело существовало независимо от самочувствия, взлетов и падений владельца – нужно делегировать полномочия.

Есть небольшой тест, который позволяет определить эффективность организационной структуры в вашей компании на данный момент. «Спустите» своим сотрудникам нетипичную для них задачу. Если в коллективе не смогут договориться, кто ее выполнит (начнутся обиды в стиле «почему я, а не он?»), либо же вообще проигнорируют задание – поздравляю, вам нужно срочно вернуться к азам.

Существуют разные виды организационных структур: линейные, функциональные, матричные и другие (базовую теорию с легкостью можно нагуглить), но сейчас не об этом. Главное, чтобы в системе любой работник понимал свою зону ответственности, знал технологический процесс выполнения работы, куда отправлять отчеты и кто их контролирует.

На первом этапе формирования организационной структуры просто напишите в столбик задачи, которые ежедневно возникают в вашем бизнес-процессе. Начинайте с глобальных, таких как переговоры с клиентами, подготовка коммерческих предложений, формирование финансового плана.

А затем переходите к мелким: покупка канцтоваров, выбор сортов кофе и другим. Записать нужно действительно всё. Задачи под грифом «потом разберемся», как показывает практика, зависают в воздухе. После этого из списка, который вы составили, создайте группы по разным направлениям.

Любой бизнес обычно состоит из восьми «кубиков»:

• управление;
• персонал;
• производство;
• маркетинг;
• продажи;
• финансы;
• бухгалтерия;
• право.

Могут быть и другие функции – сервис, логистика или ІТ. Все зависит от специфики предприятия.

Сортируйте задачи, которые написали, вот так: ведение переговоров – в отдел продаж, составление отчетов – в бухгалтерию и так далее. Если каких-то обязанностей для одного человека получилось много – дробите их.

После того как возникло общее понимание организационной структуры, «спустите» для нее ту же самую задачу со звездочкой. Правда, пока только мысленно. Задавайте полчаса перед сном все новые и новые схемы, задания. Гоняйте их у себя в голове, пока не поймете – система работает. Только после этого набирайте обновленный штат или сокращайте его.

Есть золотое правило: у каждого руководителя должно быть в подчинении семь человек (плюс-минус два). Я бы даже рекомендовал брать не более четырех-пяти, потому что вам будет легче контролировать и направлять их деятельность. Это позволит избежать перегруженности и выгорания.

Свободный адепт бренда

Еще один важный совет – оставляйте своим сотрудникам полную свободу действий. Мне совершенно неважно, когда и где каждый из них выполняет свои задачи. Я обращаю внимание только на основной показатель – задачу, которую выполнили вовремя и качественно. Собственно, это как раз то, ради чего работают все мои компании PRM.

Вот еще одна тема на подумать перед сном: что является результатом работы подразделения? Например, ваши сотрудники должны не «делать договоры», а «заключать договоры», не «звонить клиентам», а «продавать на такую-то сумму или договариваться о чем-то, что поможет компании расти».

Необходимо в письменном виде выписать цели, цепочку действий сотрудников, зоны ответственности по каждому подразделению, а затем отпустить контроль.

Конечно же, вы сделаете все лучше, чем любой наемный работник. Пишу это без иронии, потому что понимаю, в вашем бизнесе – частичка вашей души. Только вот когда компания вступит на тропу масштабирования, вам придется себя клонировать много-много раз в разных странах и городах. Или же другой вариант: можно сделать так, чтобы каждый сотрудник считал ваш бизнес немного своим и также вкладывал в него частичку души.

Читал недавно на эту тему пост у одного из известных предпринимателей. Он был удивлен словами официанта на входе в ресторан. Тот приветствовал посетителей как у себя дома.

Для этого явления уже давно придумали слегка религиозный термин «бренд-евангелизм». За сотрудниками, которые выступают от имени предприятия (на своих личных страницах в том числе), будущее. Так что прекратите все контролировать и дайте почувствовать таким людям собственную значимость и причастность к общему делу.