Секретарь может нанять только уборщиков: когда вашей компании нужен HR и как его найти

HR нужен, когда в компании надо каждый месяц нанимать пять–семь человек. Это широкое понятие, которое охватывает процессы,  связанные с людьми: от найма до правильного описания вакансии, от адаптации нового человека в компании до вопросов мотивации, развития, удержания и так далее. Но когда бизнес еще не системный, мало кто из владельцев задумывается о процессе работы с людьми. 

Как обычно происходит в Украине

В Украине, как правило, роль рекрутера достается тому, кто попался «под руку» — офис-менеджеру, пресс-секретарю или руководителю какого-то подразделения.

Такая история происходит из-за того, что владельцы бизнеса не всегда понимают специфику рекрутинга, в частности — неверно оценивают сложность. Секретарь действительно может закрывать простые вакансии — водителя, грузчика, охранника или уборщика. Но когда встает задача подобрать специалиста узкого профиля, просто разместить вакансию – недостаточно, уже нужны специальные знания и навыки.

Задача рекрутера — обрабатывать резюме, реагировать на отзывы и проводить кандидатов через все этапы отбора. Иногда — самостоятельно переманивать нужных специалистов из других компаний. Неподготовленный к такой деятельности секретарь очень рискует не только собственными нервными клетками, но и карьерой в этой компании.

Конечно, в зависимости от процесса найма, вовлеченность рекрутера тоже будет разной. Есть компании, которые, берут на работу каждого, кто отправил им свое резюме или наоборот, нанимают людей только по рекомендациям. Также существуют компании, где происходит жесткий отбор. Например, у нас в Jooble, около 60% кандидатов, которые были приглашены на первое собеседование с рекрутером по ценностям, получают отказ. Однако есть компании, которые ориентируются исключительно на то, чтобы эффективно выполнять работу, а не на соответствие ценностям.

Как понять, что вам нужен рекрутер

Проанализируйте количество вакансий и времени, которое надо на их закрытие. Обычно, HR-отдел в компании нужно создавать когда задачи для реализации HR-функции занимают у сотрудника суммарно более 10 рабочих дней на человека. Посчитать несложно – надо расписать подробно весь процесс найма. Скажем, публикуется вакансия и на нее отзывается 10 человек. Вам нужно им всем позвонить, пригласить на встречу, провести собеседование, возможно, еще и дать тестовое задание и так далее. Теперь считаем приблизительные временные затраты: создать и разместить вакансию – 30 минут, Поговорить с 10 кандидатами по телефону — 15 минут на каждого. В общем вы потратите только на эти этапы 180 минут. С 10 кандидатов, с которыми вы пообщались по телефону, вы пригласите 5 (это время: продиктовать адрес, отправить сообщение с приглашением, забронировать переговорки). Плюсуйте еще 5 часов на то, чтобы провести собеседования.

Такой грубой калькуляцией высчитываем, что на закрытие только одной вакансии тратится около 8 часов, то есть — полный рабочий день. А представьте, если у вас таких вакансий 5, 7, 10? Соответственно, это уже объем работ для отдельной роли, потому что у кого из коллектива вы готовы забрать это время, в которое он или она тратит на выполнение своих прямых обязанностей? 

Чем кроме рекрутинга занимается HR

HR – это инструмент для реализации бизнес-плана владельца компании. Например, к определенной дате компания должна стать №1 в своей нише на рынке, и для достижения этой цели прописывается конкретная стратегия. Роль HR в выполнении этой задачи такова:

• Он помогает менеджерам принять трудные решения, например, поменять отдельных специалистов на более эффективных или узкопрофильных.
• Может инициировать расширение полномочий работников;
• Обеспечивает увеличение штата команд, разрабатывает или обновляет систему их оценки.
• Держит руку на пульсе уровня зарплат и систем мотивации сотрудников,  отслеживает их эффективность и ищет пути решения нестандартных ситуаций, связанных с персоналом.
• Контролирует соблюдение общей стратегии развития бренда через призму его работников.
• Обсуждает с владельцем бизнеса набор или сокращение штата;
• Участвует в формировании бренда работодателя компании и ее узнаваемости.

HR-отдел должен быть в курсе всего, что происходит в компании, и в первую очередь — быть на постоянной связи с владельцем бизнеса.

Как найти «своего» человека?

Я бы советовала обращать внимание на набор личностных качеств,  критически важных для любого работника вашей компании. Сделайте такое упражнение: вспомните двух–трех работников, результатами которых вы довольны (они могут сейчас работать на вас или уже в другом месте), и проанализируйте, какие качества способствовали этому. Так вы поймете, какие люди добиваются успеха в вашей компании. Одной компании будет за счастье нанять HR, который способен соблюдать процедуры, другой  подойдет человек, генерирующий по 100 идей в день.

Разберитесь с тем, что есть «ваше» на уровне общения.Вам удобнее когда человек в проблемной ситуации идет советоваться к вам или когда берет на себя ответственность и принимает решение самостоятельно, пусть и неправильное? Вам привычнее, когда вы знаете все детали выполнения работы или вас волнует исключительно результат? 

Определите уровень менеджеров, которые будут принимать решения по поводу людей.Если это зрелые и опытные менеджеры — можно приглашать на роль HR мягкого, способного идти на компромисс человека. Если же касаемо уровня зрелости есть вопросы, то лучше приглашать HR с большим опытом, который будет уметь убеждать, доносить свою точку зрения и балансировать фантазии неопытных менеджеров.

Как правильно ввести HR в команду

Не стоит думать, что HR автоматически и сразу во всем разберется. Адаптационный период — непростое время для всех. Вот советы, которые помогут его сократить: 

• Назначьте встречи с ключевыми людьми в компании, выступите модератором на этих встречах.
• Расскажите о вашей организационной структуре, основных задачах бизнеса, вызовах и слабых местах.
• Обсудите с новым человеком ваши ожидания и результат, который будет вас удовлетворять и определите сроки выполнения поставленных задач.
• Первое время проводите еженедельные встречи, на которых вы будете актуализировать статус выполнения задач.
• Приглашайте HR на ваши еженедельные встречи с командами — чем лучшим будет у специалиста понимание бизнес-контекста, тем понятнее будут ваши запросы.