Технології – це лише 1% успіху: ось як досвід у бізнесі допомагає мені будувати цифрову державу

Зробити Україну найзручнішою державою у світі з погляду послуг для людей і бізнесу – це та ціль, яку поставив президент Володимир Зеленський, коли я очолив Мінцифру рік тому, і в яку я вірю.

Перейшовши з бізнесу в політику, я зрозумів, що будь-який процес трансформації – від невеликої компанії до держави – це перш за все про ефективну систему управління. 

Навіть технології в побудові цифрової держави – це лише 1% успіху. А інші 99% – це менеджмент і правильно організовані процеси. Де в кожного чітко розподілені ролі, обов’язки та визначена зона відповідальності. Є мета і бачення, куди ви разом рухаєтесь. 

Це бізнес-підхід до організації роботи державної структури, нестандартний для інших органів влади з радянським принципом поділу на департаменти, управління та купою задач без визначеного результату діяльності. 

Яку організаційну структуру ми побудували і як це працює

Для ефективної трансформації ми побудували унікальну для української влади організаційну структуру на рівні держави. Щоб не оцифровувати бюрократію, а повністю перебудувати всі процеси. 

• У нас є Міністерство цифрової трансформації, яке було створене у 2019 році. Воно формує політику та визначає ключові вектори розвитку з цифровізації на всіх рівнях держави. 
• У нас є Комітет цифрової трансформації у Верховній Раді, який допомагає нам приймати необхідні закони для цифровізації. 
• Ми також запровадили унікальну посаду – CDTO (chief digital transformation officer) – керівник цифрової трансформації в державних органах влади. Такі заступники вже працюють у кожному міністерстві і зараз поступово з’являються в обласних адміністраціях і міських радах. Саме статус віцепрем’єрміністра дає мені можливість координувати всіх CDTO в інших міністерствах. 
• Держспецзв’язку (Державна служба спеціального зв’язку та захисту інформації України), яка тепер теж підпорядковується Мінцифрі. 

Таку цілісну організаційну структуру, запрограмовану на результати, ми вибудували свідомо. Без цього ми б не могли отримувати такі швидкі результати і трансформувати Україну на всіх рівнях. 

Моє найбільше досягнення за рік – це команда Мінцифри

Хоча в роботі Мінцифри ми впроваджуємо бізнес-підходи, але є і відмінність – це мета. У бізнесі ціль – заробити гроші. У нас – зробити так, щоб держава заробляла гроші. 

Коли Мінцифра почала свою роботу, у нас майже не було бюджету. До прикладу, у 2019 році нам виділили 42 млн 371 тис. грн. А у 2020-му – 256,2 млн грн. Більша частина цих коштів пішла на зарплати та функціонування відомства – 144,9 млн. Ще 111,3 млн виділили на електронне урядування. 

Більш детально бюджетні програми, звіти про виконання та бюджетні запити доступні за посиланням. Більшість проєктів нам вдається реалізовувати завдяки донорській підтримці програм USAID/UK aid «TAPAS Project/Прозорість та підзвітність у держуправлінні та послугах», EGAP, що впроваджується Фондом Східна Європа за підтримки уряду Швейцарії, проєкту EGOV4Ukraine, що є частиною програми U-LEAD з Європою, Програми розвитку ООН тощо.

З усім тим нам вдалося запустити революційні проєкти лише за рік роботи, не використовуючи бюджетні кошти на це. Наприклад, мобільний застосунок «Дія» компанія EPAM розробила нам безкоштовно.

Також ми запустили портал «Дія», національну платформу цифрової грамотності «Дія. Цифрова освіта», портал для підприємців «Дія.Бізнес». Ми презентували перші у світі електронні паспорти, найшвидшу реєстрацію бізнесу, а також революційну комплексну послугу для батьків новонароджених – «єМалятко». Тому я навіть називаю наше міністерство «єдиноріг».

У процесі запуску ми стикнулись із певними труднощами. Наприклад, реєстри були неповні або ж з недостатньою кількістю даних. Повноцінний реєстр водійських посвідчень запустили у 2013 році. А при запуску прав у «Дії» з 9 млн показувалося лише 2,5 млн.

Але в процесі бета-тесту нам вдалося підтягнути фото з реєстру ДМС. І ми збільшили можливість відображення водійських прав до 5,5 млн.

Згодом разом з МВС у кабінеті водія ми створили функцію верифікації прав, і наші розробники уже допрацювали функцію розпізнавання даних у реєстрі. А ще збільшили відсоток показу водійських прав у «Дії». Не показуються тільки права старого зразка, дані в реєстрі, які є неповними або неточними, наприклад, у яких немає фотографій.

Ми б не впорались із цими складнощами без ефективної команди. Зараз у Мінцифрі працює приблизно 300 людей. Це люди, які розділяють наші спільні цінності – чесність, відповідальність, результативність, співпраця. 

Ми постійно шукаємо кращих спеціалістів, залучаємо до роботи професіоналів ринку. Наприклад, у нас працює багато людей, у яких раніше був власний успішний бізнес і їхні зарплати були в рази більшими.

Зокрема керівник проєкту «Дія», керівник напряму регіональної цифровізації, а також заступник міністра цифрової трансформації з питань розвитку IT і заступник міністра з питань євроінтеграції Валерія Іонан тощо.

Вони до цього ніколи не працювали в держслужбі та були успішними у власній справі. А зараз їхня зарплата складає близько 48 тисяч грн. Раніше їхній дохід був у рази більшим. 

Крім того, ми захантили всіх наших розробників з топових ІТ-компаній. Так, державна служба не завжди може конкурувати за рівнем заробітних плат з бізнесом. Однак тут у людей є можливість попрацювати з унікальним кейсом – долучитися до змін на загальнонаціональному та навіть світовому рівні.

Наприклад, ми перші у світі, хто запустив електронні паспорти.

У своїй роботі Мінцифра використовує сучасні бізнес-підходи, а не орієнтується на «совкові» принципи поділу на департаменти й управління.

Ми одні з перших у світі запровадили системний підхід. І саме це дає нам такі швидкі та водночас ефективні результати. Завдяки цьому ми одночасно можемо реалізувати проєкти в різних галузях і регіонах. 

У нас є чітка структура та показники ефективності. Ми розклали мрії на чотири конкретні стратегічні цілі: 

• 100% послуг переведені в онлайн. Якщо послуги немає в онлайні, її немає офлайн. 
• 95% транспортної інфраструктури та населених пунктів покриті швидкісним інтернетом. 
• 6 млн українців залучені до програми розвитку цифрових навичок. 
• 10% – частка IT у ВВП країни. 

Кожна наша ціль розподілена на проєкти. За кожним проєктом закріплена конкретна відповідальна людина. Одна ціль – один заступник.

У кожного співробітника в Мінцифрі є чітко прописаний очікуваний результат від діяльності та власні КРІ. За кожномим проєктом у нас є діаграма Ґанта та дорожня карта. Також ми ведемо щоденну аналітику з ефективності досягнення цілей (КРІ).

Також дуже важливо системно зустрічатися з менеджерами в один і той самий день і час. Наприклад, у мене є регулярні зустрічі щовівторка з моїми заступниками. Вони розповідають про плани, свої результати за тиждень або проблеми. 

Заступники обов’язково приходять на зустрічі з презентаціями, де вказані три перемоги та досягнення за тиждень.

Крім того, якщо топменеджери приходять із проблемами, то також обов’язково пропонують і шляхи вирішення. І ми разом це обговорюємо. Завдяки цьому зустрічі виходять максимально конструктивними та короткими.

Такі ж регулярні зустрічі я проводжу і з командами по ключовим проєктам. Це допомагає розуміти, на якому етапі знаходиться кожен з проєктів і що можна змінити або покращити.

Крім того, ми ставимо амбітні цілі на короткі проміжки часу, але головне – ми втілюємо їх у життя. Я постійно думаю про те, чого ми вже досягли, і порівнюю з тим, як було раніше. І це змушує рухатися ще швидше.

Сучасне проєктне управління на державному рівні

Кожен наш проєкт існує тільки в системі координат «ціль – засоби досягнення – результат – оцінка ефективності». 

Нещодавно ми представили 94 проєкти цифрової трансформації у ключових сферах. Це не чергові пусті стратегії або плани, яких вже були десятки і без жодних результатів. Це конкретний перелік проєктів з дедлайнами, бюджетами та відповідальними. Держава вперше переходить на сучасне проєктне управління. 

За наступні три роки спільно з іншими міністерствами ми реалізуємо ці 94 проєкти. І щоб одночасно управляти та координувати усі процеси з цифрової трансформації в кожному міністерстві, ми розробили єдину методологію управління проєктами. 

Запустили публічний портал, де описаний кожен з проєктів. Він продовжує наповнюватися і за кілька місяців перетвориться у дашборд. Тут будуть зазначені усі  дедлайни, відповідальні люди та бюджети. 

Ми воскресили методологію Пітера Друкера – це американський консультант у галузі менеджменту. За його менеджерською концепцією, пріоритетними є управління за цілями, ідея підприємницького суспільства та теорія бізнесу.

У режимі реального  часу кожен з вас зможе відстежувати реалізацію проєктів. Чинник публічності – надзвичайно важливий. Менеджер, який встигатиме реалізовувати проєкти, – це менеджер, про якого знатимуть усі. А неефективних керівників проєктів звільнятимемо.

Серед ключових проєктів, які плануємо запустити: «е-Нотаріат», «е-Майно», «е-Школа», «е-Здоров’я», «е-Соцзахист», «е-Дозвіл» тощо. Наприклад, «е-Нотаріат» автоматизує усі нотаріальні послуги – як-от посвідчення підпису або документа. 

Активно цифровізуємо медичну сферу. Електронний кабінет пацієнта дозволить укладати декларації онлайн, а «е-Лікарняний» – не стояти в чергах, а отримати медичний висновок про непрацездатність онлайн.

До речі, це найбільш популярна медична довідка, яку часто купують. І завдяки цифровізації цього більше не буде. Проєктів багато, але завдяки регулярному менеджменту ми зможемо це втілити у життя. 

Три причини, чому Мінцифрі вдалося 

Думаю, що є три причини, чому Мінцифрі вдалося – це бачення, постійна робота та енергія. Наші результати залежать від інновацій, драйву і самовіддачі людей. У нашій команді ми всі горимо однією великою ідеєю – зробити найзручнішу державу у світі з погляду послуг. Усе в кілька кліків. 

Ми створюємо цифрову державу для людей, для кожного з нас. Однак ми також робимо все, щоб держава приймала якісні управлінські рішення. І від цього був відчутний результат.