Я руководитель 4 проектов и работаю всего 3,5 дня в неделю: что я делаю, чтобы все успевать

В данный момент я основатель и руководитель в четырех проектах. И несмотря на это, у меня достаточно времени и для отдыха, и для спорта, и для фокуса на стратегических вопросах без ухода в рутинные мелочи.

Скажите, как наверняка потерять день? Очень просто – отвечать на все звонки и сообщения сиюминутно. 

Утром вы просыпаетесь, берете на себя стратегическую задачу, потом срочную, потом тысяча сообщений от команды, бухгалтера, клиентов, подрядчиков и еще каких-то добрых людей с «интересно пообщаться». 

Работа, спрашивается, где вообще? 

Сплошной поток чатов и прочих микрокоммуникаций, а если не ответил сразу, то нужно помнить о том, что именно ты не ответил, кому и по какому поводу. А потом нужно вернуться в один из этих десяти диалогов со статусом «уже прочел, думаю»/«сейчас не важно, позже» и написать осмысленный ответ.

А под вечер, когда «нормальные люди» занимаются спортом, идут в кино, читают книжку, проводят время с семьей, вы сидите с телефоном и отвечаете на все «висяки». Или наконец-то доходите до той самой стратегической задачи, на которую теперь ни сил, ни возможностей не осталось. 

Мозг человека – хоть и очень интересная, но довольно просто устроенная штука. Он может работать или на вход, или на выход.

Вы или получаете информацию, или обдумываете ее, или генерируете идеи. Переключение между этими режимами требует времени и настройки. В итоге вместо 8–11 продуктивных часов у вас реально есть всего 1–2 часа в день.

Что можно с этим делать

Очевидные ответы:

1. Систематизировать.
2. Поставить в приоритет.
3. Делегировать. 

Но об этом можно книгу писать. Я расскажу о паре простых шагов, которые работают для меня. Это «Метод понедельника» и «Календарь – как Библия».

«Метод понедельника»

Мои понедельники всецело принадлежат одному и самому главному проекту – Growth Factory. Если вы вовлечены в несколько проектов, важно понимать для себя, какой из них ключевой, в каком ваша роль самая ответственная, где возврат вложенных сил на час будет выше.

Так вот, в понедельник я отсутствую полностью на всех других проектах, потому что день загружен планерками, отчетами, проверками финансовых показателей, маркетинговых метрик и работой по продуктам.

Если я круто сработаю в понедельник и выдам максимальное количество внимания и напутствий команде, то они всю неделю могут дальше «бежать марафон» с минимальной моей супервизией. А я могу в оставшиеся дни спокойно заниматься другими проектами.

«Календарь – как Библия» 

Я календарный маньяк, это чистая правда.

Если события нет в календаре, значит, этого не происходит. Если есть «инвайт» в календаре, я железно прихожу и выполняю задачу. Моя логика тупая как дверь: я верю себе вчерашней. 

1. Я выдаю личным ассистентам «правила графика» на три месяца. И они играют согласно этим правилам со всеми командами и управляют моим календарем.
2. Я очень-очень редко что-то отменяю или меняю правила графика – у меня не бывает дня с внезапным «пропало настроение делать», потому что есть правила и слоты, в которые мне официально можно лениться и ничего не делать.
3. Все остальное, хочешь не хочешь, надо делать. Есть правила, ты их сама определила в здравом уме. Будь любезна. Сейчас тебе может быть лениво или внезапно интересно что-то другое, но ты знаешь, зачем и почему ты выбрала для себя такой график и такие центры ответственности.
4. Нет плана – нет совещания. Если команда планирует встречу со мной, а из календаря не ясно, о чем будет речь, я могу легко нажать «отмену».

Это самые простые и базовые вещи, чтобы систематизировать свой рабочий день, которым я следую сама и учу других. Благодаря таким простым шагам и последующему делегированию и приоритизации мне удалось сократить рабочее время до 3,5–4 дней в неделю.

Время – самый ценный и единственный невосполнимый ресурс, относитесь к нему бережно!