Як допомогти команді та зберегти бізнес під час війни: інструкція

Я зібрала інформацію про те, як працюють і що роблять зараз українські IT-компанії та додала свої рекомендації про те, як зберегти команду та клієнтів в умовах війни.

Що вже роблять в українських IT-компаніях

• Допомагають працівникам мігрувати всередині країни: шукають житло, купують квитки, організовують комунікацію з іншими членами команди.
• Перевозять команду повністю.
• Деякі власники повертаються до Харкова та інших міст для допомоги на місці.
• Як альтернатива міграції вивозять розробників до дрібних міст чи передмість.
Онлайн-курс "Управління ІТ-командами" від Laba.
Прокачайте свої soft- і hard-скіли в управлінні кількома IT-командами, отримайте практичні стратегії та інструменти ефективного team-ліда.
Програма курсу і реєстрація
• Для організації безперервної роботи та постійного доступу до фінансів відкривають юридичні особи, банківські рахунки в інших країнах.
• Пишуть замовникам, щоб зберегти контракти, звертаються до них по допомогу, просять надсилати кошти на українську армію. Деякі замовники самі пропонують підтримку.
• Багато спілкуються з командою: дають їм завдання, допомагають включитись у роботу. Перш за все, щоб зберегти здоровий глузд, а також щоб не втратити замовників і дохід.

Зрозумілі завдання та робота дають людям ґрунт під ногами та допомагають повернутися в контекст звичайної реальності.

• Ті проєкти, які можна передати, передають командам з Азербайджану, Грузії, Узбекистану та інших країн. Шукають партнерів або безпосередньо, або в наших чатах.
• Різними способами виводять гроші з рахунків для швидкого доступу: Payoneer, крипта, частково переводять у готівку.
• Частина компаній видає матеріальну допомогу співробітникам у розмірі від $300 до $1 тис. Хтось, навпаки, бере відстрочки, якщо бачать, що надходжень мало і їх не вистачить для виплати повної суми зарплат.

Що робити для збереження бізнесу та як доносити ситуацію до замовників

Насамперед потрібно зайнятися розподілом ресурсів:

• Створити список усіх співробітників.
• Опитати їх, дізнатись про їхню готовність працювати. Звести дані у таблицю формату: ім’я співробітника, назва проєкту, статус. Шаблон таблиці тут.
• Скласти список проєктів відповідно до їхньої важливості для компанії: за обсягом, маржинальністю та технологіями.

Клієнтам, які вже працювали з нашими програмістами, ми одразу пишемо хороші новини і далі тримаємо в курсі: «Алексе, так пощастило, твій Денис в Україні і в нього все добре, він почне працювати. Звичайно, він ще не на 100% включений, але вже починатиме виконувати завдання. Дякую за розуміння, триматимемо тебе в курсі». 

Після того, як ви зібрали максимум даних по людях і проєктах, починайте робити ротацію: вибираємо найважливіші проєкти та робимо так, щоб на них з’явився рух, продуктивність.

Наприклад, у компанії з Харкова 40 працівників та п’ять-шість з них виїхали в Західну Україну та готові працювати. Отже, ці п’ять-шість людей ми розсаджуємо на найважливіші для компанії проєкти. Вони працюватимуть і за себе, і частково за тих, хто поки не зміг включитися до процесів: на своєму проєкті і трохи на одному з критично важливих для компанії.

Наступний крок для того, щоб люди почали працювати за чужими проєктами, коли на це є згода замовників – організувати передачу знань.

Звичайно, людям, які сидять у підвалах або в окопах, не до написання документації, тому беремо найпростіші способи – запис екрана та голосові нотатки. Підходить будь-який спосіб, що доступний з телефону, аби передати статус за проєктом.

Бажано надати кінцевий строк для передачі справ. Близько двох діб. Не ставте жорстких вимог, формулюйте це як прохання: передай, будь ласка, свій статус за проєктом та свої завдання, які ти пам’ятаєш. Так ми зможемо посадити когось іншого і почати показувати замовнику рух за проєктом. Це потрібно, щоб, коли ситуація стабілізується, у тебе була робота і регулярна зарплатня.

Таким чином ми збираємо доступи та передаємо всі таски за критично важливими проєктами.

Коли ми вже знаємо термін початку роботи на проєктах, ми можемо писати листа замовникам. Наприклад: «Дорогий Джоне, на твій проєкт ми пересаджуємо нову людину, теж співробітника нашої компанії, відмінного спеціаліста (можна додати базове резюме на кілька рядків). Це окей? Ми можемо розпочати роботу вже завтра (післязавтра/напишіть свої строки)».

Якщо ми бачимо, що на цей проєкт нема кого пересадити у найближчий термін, то пишемо чесно: «Дорогий Алексе, на твоєму проєкті, на жаль, ми не можемо розпочати повноцінну роботу протягом найближчих двох тижнів. Ми робимо все можливе, щоб витягти наших хлопців та щоб вони могли продовжити надавати свій сервіс. Будь ласка, залишайся лояльним до нас, нашої країни».

Якщо ви знаєте, що замовник має якісь жорсткі строки або інші обмежувальні фактори і розумієте, що цей акаунт не буде чекати два тижні або місяць, отже потрібно терміново шукати заміну або всередині – Азербайджан, Грузія та інші країни.

Я б також рекомендувала починати щоранку з ресурс-карти (світлофора). Для цього всі пишуть у чат на початку і наприкінці дня: вранці – чи готовий працювати, увечері – скільки за фактом відпрацював годин, план на завтра стільки годин.

Це потрібно, щоб постійно фіксувати реальне становище для керівника. Наприклад, людина вранці може думати, що вона зможе працювати цілий день, а фактично вона пів дня провела в прихистку і, звичайно, там не працювала.

Ми повинні звіряти план і факт, щоб потім виставляти рахунки, регулярно повідомляти новини замовникам, орієнтуватися на ресурс-карті своєї команди, що і як відбувається.

Завдання СЕО зараз як у СуперМаріо – збирати монети, тобто відпрацьовані години. Якщо пропускна спроможність компанії на 100 осіб – це 16 тис. годин, то навіть 3 тис. відпрацьованих годин – це вже добре.

Для замовника це доказ, що, попри обставини, ми продовжуємо робити свою справу. Наше завдання – починати хоча б якісь години збирати в скарбничку оплачуваних замовником. Згодом ця скарбничка має наповнюватися більше та більше.

Також зараз ми ведемо перемовини про складання міжнародної бази бенчаспівробітників, які не зайняті в даний момент на проєкті, щоб розробники з безпечних зон могли включатися в українські проєкти. Зараз ми вже спілкуємося з СЕО польських IT-компаній з цього приводу.

Що робити для забезпечення замовлень у майбутньому

Тим компаніям, у яких відвалюються клієнти, я можу дати лише досить загальну рекомендацію. Насправді вона актуальна абсолютно для всіх, хоча зараз може здатися дещо передчасною. Частина СЕО усвідомить важливість цього напряму через місяць чи два.

Ця рекомендація – активно шукати потенційних клієнтів.

Ми всі знаємо, що пошук клієнтів та продажі – справа тривала, тому я б починала вже. Думати про нові контракти потрібно зараз.

На жаль, можливо, в межах підвищення конверсії доведеться змінити локацію в LinkedIn і писати від імені іншої країни. Або ви можете вибрати протилежний шлях і, навпаки, писати: «Підтримайте нашу економіку, працюйте з нами».

Продаж – це другий пріоритет після безпеки.

Тому в мене до вас три основних заклики до дії:

1. Бути СуперМаріо і стрибати за монетами, збирати якнайбільше відпрацьованих годин по всіх своїх потужностях.
2. Тримати клієнтів максимально в курсі ситуації на проєктах.
3. Починати генерувати нові продажі.