Як перейти на електронний документообіг

Ми кілька років планували оцифрувати більшість процесів у банку, але пандемія і перший карантин значно пришвидшили цей процес.

Laptop and pile of file cabinet with ring binders. Database, archive, computer data storage, office paperwork and electronic document management concept. 3d illustration

Ми, як і наші клієнти, регулярно погоджуємо документи з контрагентами. З деякими з них – більш як сто на місяць. Тобто треба було друкувати сотні сторінок, пересилати їх кур’єрами або поштою, чекати повернення. Інколи це могло займати й тиждень.

Тому ми вирішили почати цифровізацію із цього напряму роботи та перейти на електронний документообіг. Про це я і хочу розповісти.

Як ми вибирали систему

У середині 2020 року ми вибрали систему Deals Onsite і запустили впровадження. Вибирали її за основними критеріями:

Безпека перш за все: у банку дуже багато конфіденційної інформації і ми не можемо допустити її витік. Тому в нас були чіткі параметри безпеки, яким повинен відповідати продукт.
Можливість розміщення системи на серверах банку. Ми хотіли розмістити продукт на своїх серверах і адаптувати під потреби компанії.
Наявність відкритих АРІнабір функцій, який дозволяє застосункам отримувати доступ до даних і взаємодіяти із зовнішніми програмними компонентами для інтеграції нової системи з уже наявними системами банку.
Можливість підписувати документи з допомогою кваліфікованого електронногу підпису, що виданий усіма надавачами довірчих послуг.
Гнучкість системи та можливість її кастомізувати.

Deals підходив за всіма критеріями, тому ми вибрали цю систему і почали її налаштовувати під свої потреби.

Як ми впроваджували систему

Технічно впровадити систему було досить складно, бо необхідно було пройти всі рівні безпеки банку. Найбільші труднощі виникли з адаптацією системи для запуску в інформаційній інфраструктурі банку, можливістю підписання документів з допомогою хмарних підписів і налаштуванням необхідних рівнів доступу до системи.

Артур Цесляр

Зрештою, за кілька місяців спільної роботи ми провели необхідні тести на проникненняметод оцінювання захищеності комп'ютерної системи чи мережі шляхом часткового моделювання дій зловмисників з проникнення в неї та інші перевірки, налаштували систему і почали її використовувати.

Як ми навчали співробітників

Часто команда доволі консервативно ставиться до нових технологій. Однак у нашому випадку допоміг карантин: співробітники розуміли, що лише так банк зможе безперебійно працювати в умовах обмежень.

Ми хотіли зробити перехід доволі швидким і менш стресовим для команди, тому:

провели онлайн-навчання для користувачів та адміністраторів системи;
записали відеоінструкції, розробили технологічні карти для користувачів (банківських працівників і клієнтів);
забезпечили постійну підтримку з боку Deals і команди банку.

Яких результатів ми досягли

Ось основні результати в цифрах:

Час отримання, погодження та підписання документів зменшився з п’яти робочих днів до десяти хвилин. Більше не треба доставляти паперові примірники документів, контрагенти миттєво отримують їх на підпис і погоджують за лічені хвилини.
Фінансові витрати на папір і друк знизилися майже на 90% по напряму ІТ та на 50% по мережі банку.
Також ми порахували, що за вісім місяців зекономили 21,7 млн аркушів паперу, а це 150 дерев.

Крім того, ми помітили переваги, які важко порахувати, але які дійсно цінні для компанії:

ризик втратити документи знизився майже до нуля;
можна ефективно керувати рухом документів і переглядати їх поточний статус;
документи можна знайти за секунди.

Що ми плануємо робити далі

Ми задоволені результатами переходу на електронний документообіг у процесі взаємодії з контрагентами, тому не будемо на цьому зупинятися. У майбутньому ми збираємося:

долучити до роботи в системі інші підрозділи банку;
використовувати систему під час погодження та підписання договірних відносин із клієнтами;
інтегрувати Deals із іншими системами банку, зокрема системою ведення договорів, електронним архівом тощо.

Плануємо побудувати комплексне рішення, що дозволить підписувати документи з допомогою електронного підпису на будь-якому пристрої (ноутбук, планшет, мобільний телефон), обмінюватись даними документами з клієнтами банку і зберігати підписані документи в електронному архіві.

Этот материал – не редакционный

Это – личное мнение его автора. Редакция может не разделять это мнение.