Узгоджуємо документи за 10 хвилин і рятуємо 19 дерев щомісяця: як KredoBank перейшов на електронний документообіг

Ми кілька років планували оцифрувати більшість процесів у банку, але пандемія і перший карантин значно пришвидшили цей процес.

Ми, як і наші клієнти, регулярно погоджуємо документи з контрагентами. З деякими з них – більш як сто на місяць. Тобто треба було друкувати сотні сторінок, пересилати їх кур’єрами або поштою, чекати повернення. Інколи це могло займати й тиждень.

Тому ми вирішили почати цифровізацію із цього напряму роботи та перейти на електронний документообіг. Про це я і хочу розповісти.

Як ми вибирали систему

У середині 2020 року ми вибрали систему Deals Onsite і запустили впровадження. Вибирали її за основними критеріями:

• Безпека перш за все: у банку дуже багато конфіденційної інформації і ми не можемо допустити її витік. Тому в нас були чіткі параметри безпеки, яким повинен відповідати продукт.
• Можливість розміщення системи на серверах банку. Ми хотіли розмістити продукт на своїх серверах і адаптувати під потреби компанії.
• Наявність відкритих АРІнабір функцій, який дозволяє застосункам отримувати доступ до даних і взаємодіяти із зовнішніми програмними компонентами для інтеграції нової системи з уже наявними системами банку.
• Можливість підписувати документи з допомогою кваліфікованого електронногу підпису, що виданий усіма надавачами довірчих послуг.
• Гнучкість системи та можливість її кастомізувати.

Deals підходив за всіма критеріями, тому ми вибрали цю систему і почали її налаштовувати під свої потреби.

Як ми впроваджували систему

Технічно впровадити систему було досить складно, бо необхідно було пройти всі рівні безпеки банку. Найбільші труднощі виникли з адаптацією системи для запуску в інформаційній інфраструктурі банку, можливістю підписання документів з допомогою хмарних підписів і налаштуванням необхідних рівнів доступу до системи.

Зрештою, за кілька місяців спільної роботи ми провели необхідні тести на проникненняметод оцінювання захищеності комп'ютерної системи чи мережі шляхом часткового моделювання дій зловмисників з проникнення в неї та інші перевірки, налаштували систему і почали її використовувати.

Як ми навчали співробітників 

Часто команда доволі консервативно ставиться до нових технологій. Однак у нашому випадку допоміг карантин: співробітники розуміли, що лише так банк зможе безперебійно працювати в умовах обмежень.

Ми хотіли зробити перехід доволі швидким і менш стресовим для команди, тому:

• провели онлайн-навчання для користувачів та адміністраторів системи;
• записали відеоінструкції, розробили технологічні карти для користувачів (банківських працівників і клієнтів);
• забезпечили постійну підтримку з боку Deals і команди банку.

Яких результатів ми досягли

Ось основні результати в цифрах:

• Час отримання, погодження та підписання документів зменшився з п’яти робочих днів до десяти хвилин. Більше не треба доставляти паперові примірники документів, контрагенти миттєво отримують їх на підпис і погоджують за лічені хвилини.
• Фінансові витрати на папір і друк знизилися майже на 90% по напряму ІТ та на 50% по мережі банку.
• Також ми порахували, що за вісім місяців зекономили 21,7 млн аркушів паперу, а це 150 дерев.

Крім того, ми помітили переваги, які важко порахувати, але які дійсно цінні для компанії:

• ризик втратити документи знизився майже до нуля;
• можна ефективно керувати рухом документів і переглядати їх поточний статус;
• документи можна знайти за секунди.

Що ми плануємо робити далі

Ми задоволені результатами переходу на електронний документообіг у процесі взаємодії з контрагентами, тому не будемо на цьому зупинятися. У майбутньому ми збираємося:

• долучити до роботи в системі інші підрозділи банку;
• використовувати систему під час погодження та підписання договірних відносин із клієнтами;
• інтегрувати Deals із іншими системами банку, зокрема системою ведення договорів, електронним архівом тощо.

Плануємо побудувати комплексне рішення, що дозволить підписувати документи з допомогою електронного підпису на будь-якому пристрої (ноутбук, планшет, мобільний телефон), обмінюватись даними документами з клієнтами банку і зберігати підписані документи в електронному архіві.