Как настроить почту на время отпуска. 4 совета, как оставаться на связи, и отдохнуть

Трудоголизм еще никому не пошел на пользу. Если вы работаете больше 12 часов в день, отпуск вам необходим, чтобы перезагрузиться. А самое худшее, что можно делать на отдыхе – проверять почту и мессенджеры по несколько раз в день. Редакция MC Today перевела материал Fast Company о том, как настроить общение с деловой средой во время отпуска.

Отпуск

Смартфоны часто стирают грань между профессиональной и личной жизнью. Поэтому, если вы не можете не проверять рабочую почту во время отпуска, следуйте нижеприведенной инструкции, которая поможет гармонизировать весь процесс.

Давайте будем честными: если вы еще собираетесь этим летом уехать в отпуск, скорее всего, вам придется постоянно проверять рабочую почту. «Не так просто отключиться от всего рабочего. Вам может казаться, что вы что-то упускаете, что ваш проект «прогорит» в случае, если не будете постоянно проверять почту», – говорит Вики Салеми, эксперт по вопросам развития карьеры сайта по трудоустройству Monster.

Подготовьтесь к отпуску

Сообщите коллегам и клиентам, что уезжаете, за неделю до этого. В таком случае у них будет достаточно времени, чтобы получить всю нужную информацию от вас. Основным партнерам расскажите, как с вами связываться в крайних случаях (например, это может быть прямой телефонный звонок), чтобы вы лишний раз не беспокоились о том, что упускаете что-то важное.

«Проверьте, чтобы ваша почта была настроена на автоматические ответы, что вы в отпуске и ответите, как только вернетесь. Посоветуйте коллегам указывать в теме письма, например, «Срочно!» или «Пожалуйста, ответьте!», чтобы получить быстрый ответ», – говорит Элейн Варелас, управляющий партнер компании Keystone Partners.

Делегируйте ваши проекты и перенаправьте людей на время вашего отсутствия. Старайтесь быть четкими в формулировках: «По вопросам расчетов обращайтесь к [имя вашего коллеги]» или «По технологическим вопросам обращайтесь к [имя вашего коллеги]».

Хорошим инструментом для автоматизации ваших ежедневных задач может быть Zapier. Это приложение связывает Gmail, Asana, Trello, Slack и др. в один интерфейс. Во время каникул Zapier может оказать вам незаменимую услугу. Например, автоматически «перебрасывать» ваши письма в Slack для того, чтобы команда оставалась в курсе внешних коммуникаций во время вашего отсутствия.

Поставьте себе ограничения

Проверяйте почту утром, до того, как все проснулись: «Делайте это в одиночестве, чтобы остальные не чувствовали себя без вашего полноценного внимания во время запланированного отдыха», – советует Варелас.

Сократите время до минимума: «Например, выделите соответственно по 15 минут утром и вечером и отвечайте лишь на те письма, которые требуют каких-либо действий с вашей стороны», – говорит Салеми.

Возможно даже, что вам понадобится ответственный партнёр-член вашего путешествия. Салеми предлагает следующий ход: «Договоритесь с одним из ваших близких, кто вместе с вами будет отдыхать, что если кто-то увидит, что вы уткнулись в свой телефон и отвечаете на рабочие сообщения (да, по просьбам вы в любой момент должны показать телефон и признаться, чем именно вы занимаетесь), – в этом случае вы должны заплатить им штраф».

Определите время, когда вы будете разрешать себе проверять почту. «Если вы загораете на пляже, катаетесь на катере или же культурно образовываетесь, скажем, в музее, не открывайте её вовсе. Наслаждайтесь моментом и окружением», – продолжает Салеми.

«Проверяйте почту только тогда, когда вам не так важно быть «здесь и сейчас», как, например, находясь в вашем гостиничном номере, на балконе или перед спортивной тренировкой».

Не вовлекайтесь слишком сильно

Читать письма и отвечать на них – совершенно разные вещи. «Как только вы начнете хоть в какой-то степени вовлекаться в переписку – переадресовывать, отвечать – люди станут писать вам чаще и больше, полагая, что вы находитесь в онлайн-режиме», – считает Варелас.

Если вам очень нужно ответить, сделайте это максимально эффективно. «Никогда не пишите после алкоголя», – рекомендует Варелас. «Не позволяйте даже малейшей негативной реакции на рабочие вопросы повлиять на ваше настроение и настроение тех, кто отдыхает вместе с вами. Они в отпуске и хотят, чтобы вы были рядом».

Подготовьтесь к возвращению по-настоящему

Во-первых, старайтесь одновременно с просмотром вашей почты сортировать её по специально созданным папкам. Например, «обработать вопрос», «бюджетирование», «команда». Это значительно поможет вам, когда вернетесь.

Во-вторых, специально выделите по одному часу с самого утра и в конце первого рабочего дня после отпуска, чтобы разгрести всю накопившуюся за время отсутствия почту.

Помните о самом главном: вы будете намного более продуктивными, если сумеете по-настоящему отключиться от привычного режима деятельности. Более того, ваш руководитель и ваша компания будут только благодарны вам, если вы после отдыха полноценно «перезагрузитесь».

ПОДПИСАТЬСЯ НА TELEGRAM-КАНАЛ

Вам будет интересно прочесть:

1. 17 сервисов, которые помогут вам сэкономить на путешествиях этим летом

2. Марокко, Мальта, Хорватия, Ирландия и Исландия. Маршрут для отпуска по следам «Игры престолов»

3. Как путешествовать с детьми и работать удаленно. Советы 10 семей

4. Выпил индейский галлюциноген и понял: «Оптовая торговля – не мое». Андрей Андреев зарабатывает на туризме в Антарктиду