Как перевести свыше ста сотрудников на «удаленку» за два дня и не сойти с ума: кейс Artjoker

Роман Катеринчик, основатель IT-компании Artjoker, в колонке для MC.today рассказал об опыте перевода больше сотни сотрудников на удаленную работу.

Друзья, мы в редакции mc.today мечтаем публиковать ваши истории. С вами приключилось что-то странное и необычное на работе, в поездке, прямо на улице? Расскажите об этом нам, отправив письмо на news@mc.today.

Безопасность людей важнее всего. Поэтому, когда ВОЗ официально объявила коронавирус пандемией и порекомендовала перевести своих сотрудников в режим удаленной работы, пришлось принять волевое решение. И более 100 сотрудников Artjoker были переведены в режим удаленной работы.

Преимуществом, которое позволило перейти из офиса на дом без потери эффективности, стало то, что у нас фактически все процессы были уже оцифрованы, а также то, что мы практиковали удаленную работу несколько дней в месяц в качестве «плюшек» для сотрудников.

Из моментов, по поводу которых у нас с командой были опасения при переходе всего офиса в «домашний» режим:

• усложнение контроля менеджерами продуктивности их команд;
• усложнение в коммуникациях с сотрудниками и клиентами;
• асоциализация людей;
• потеря связи «руководитель-команда».

В статье я поделюсь инструментами и фишками, которые нам помогли при быстром переходе в режим «удаленки». Будет полезно тем, кто сейчас оказался в такой же ситуации, что и мы, и не хочет, чтобы дистанционная работа коллектива негативно сказалась на эффективности компании.

С чего мы решили начать?

• Разбились на группы и запланировали переезд  с учетом особенностей каждого отдела.
• Запустили процесс инициализации работы из дому через Google-форму.
• Сформировали опросник для сбора информации от сотрудников о том, что может помешать стартовать работе из дому.
• Проговорили с группами людей план переезда. Это важный момент: сказать людям лично, что вводим удаленный режим, а не  объявить в общем чате.
• Подготовили четкие инструкции, с кем коммуницировать в рамках удаленных команд.

Вступительное сообщение перед формой-инициализацией удаленной работы:

Как мы действовали, чтобы переход стал быстрым и эффективным:

1. Выработали правила работы удаленно

Важно дать команде понять, что карантин и удаленный режим – это та же работа и тот же объем задач, но из дому. Здесь нам хорошо помогла система, в которой мы уже 7 лет ведем учет задач, отслеживаем рабочее время и общаемся по проектам – Worksection. У нас есть такое правило: если задача не поставлена в системе – ее не существует. Хорошо дисциплинирует.

Когда мы перешли на удаленный режим, к правилам контроля времени и фиксации задач в Worksection мы добавили еще такие:

1. Быть на связи как минимум в двух мессенджерах – в корпоративном и в Telegram. Следить за тем, чтобы они были активны во время рабочего дня. Проверить, чтобы уведомления на телефоне были включены.
2. Быть готовым в любой момент выходить на созвон (микрофон + наушники должны быть рабочими). Телефон перевести в «громкий режим», чтобы быстро отвечать на звонки.
3. Регистрация. Начало работы фиксируем сообщением, что сотрудник вышел на связь. Это может быть сообщение вроде «Всем привет. На месте, формирую план на день».
4. Согласовывать с утра план дня и отписать его своему менеджеру в мессенджер-сообщении.
5. После выполнения задачи добавить скрин о готовности в WS, фразу «Готово» и фиксировать затраченное время.
6. Заполнять отчет о результатах работы в конце дня, а также еженедельный отчет об успехах. Отчет не должен быть длинным, должен содержать такие пункты, как старт и окончание работы, задачи, которые сотрудник решал, промежуточные результаты, план на следующий день.
7. Фиксируем конец работы. После заполнения отчета пишем сообщение, что вы уже не на работе и сможете выйти на связь уже завтра.

Пример отчетов от сотрудников в Google-таблице:

2. Описали специфические правила для отдела продаж

Может показаться, что переводить продажников на удаленный режим очень сложно. Они заряжаются друг от друга, у них своя динамика в комнате, они общаются со всеми коллегами, чтобы выяснить детали, помогающие продавать. Да что там – они приводят в офис клиентов, которых знакомят с командой, чтобы усилить впечатление от компании. А тут – на «удаленку». Но мы надеемся, что на результатах продаж режим «домашний продажник» не скажется негативно.

Что мы предприняли, чтобы сделать их работу максимально эффективной

1. Зафиксировали рабочий график с 9:00 до 18:00, что привычно для наших клиентов.
2. Наш отдел продаж работает с AMO CRM, и мы ввели правило писать ежедневно в 9:30 свой план на день в этой системе.
3. В конце рабочего дня фиксируем отчетом, что было сделано. Новые лиды, статусы по сделкам – тоже в AMO CRM.
4. Карантин так карантин. Личные встречи с клиентами мы перенесли в онлайн-режим. Конечно, камеру включать на созвоне обязательно.
5. После каждого созвона обязательно писать краткий отчет по звонку, в скрытую копию необходимо ставить коммерческого директора и руководителя отдела соответствующего департамента.

3. Зафиксировали регламент встреч и созвонов

В удаленном режиме критически важны качественные системные коммуникации. Это в офисе можно подойти и спросить, выпить кофе или прогуляться вместе к метро. Удаленный режим при отсутствии заботы о связях между сотрудниками может стать стеной во взаимопонимании. А когда нет взаимопонимания, эффективность командной работы падает.

Перевели ежедневные созвоны (15-минутки по наведению резкости) в онлайн-режим. Для этого используем Google Meet или Zoom.

Задача ежедневных 15-минуток состоит в наведении резкости и быстром выявлении барьеров в работе команды. Если же задачи посложнее, например, обсудить важные изменения, придумать решение сложной проблемы или провести ретроспективу по проекту – здесь нужно больше времени (40-60 минут). И для того чтобы встреча не превратилась в онлайн-баталию, мы придерживаемся таких правил:

1. «Без опозданий» – дисциплина в удаленном режиме приобретает особую важность.
2. Заранее пишем повестку встречи (план с пунктами, которые требуют решения, или тезисы беседы, возможно, даже с ответственными за тот или иной блок).
3. Также закладываем во время встречи блок для ответов на вопросы участников или проработки их возражений. Работаем по такому принципу: «Возник вопрос – напиши в чат встречи» – чтобы не перебивать говорящего.
4. Обязательно присутствовать на встрече с включенными камерами – зрительный контакт всегда в плюс, особенно когда вы большую часть рабочего времени не видите друг друга.
5. По итогам проведенной встречи обязательно писать сообщение об итогах. Можно это делать организатору, а можно давать такую задачу участникам, чтобы каждый сформулировал, что вынес из коммуникации (такой способ может стать даже более эффективным, ведь люди будут внимательнее на созвонах).

Индивидуальные созвоны по рабочим вопросам тоже имеют место быть. Например, часто легче устно обсудить, каким должен быть дизайн главной страницы или почему ты считаешь эту ошибку преимуществом.

4. Позаботились об объединении команды и компании

Удаленная работа – это не фриланс. И важно, чтобы ваши сотрудники сохраняли связь как друг с другом, так и с компанией. Для этого нужно позаботиться об интеграционной политике.

Что это значит? Важно держать связь сотрудника с компанией, транслировать ценности и строить корпоративную культуру, пусть и удаленно.

Что помогает? Мы делимся на закрытом, доступном только сотрудникам канале новостями компании. Также рассказываем о достижениях с персоналиями – так люди будут узнавать друг друга лучше. Еще в Telegram-канале каждый может написать авторский пост, который опубликует администратор канала – HR.

Важный момент: в объединении сотрудников и компании отлично помогает OKR. Это платформа для работы над достижением бизнес-целей, которая отличается своей открытостью и высокой степенью вовлеченности команды в получение нужных результатов.

Как OKR может помочь в вопросе объединения?

• Цели компании прозрачны, и каждый сотрудник имеет к ним доступ.
• Руководитель собирается с командой на мозговой штурм и совместно с ней генерирует общие цели.
• Члены команды вовлечены в реализацию целей и, соответственно, вносят свой вклад в рост компании.

Вместе с тем отметим, что для работы с OKR в удаленном режиме нам хорошо помогает специальная система, в которой можно вести учет, отслеживать время и иметь прозрачную картину прогресса – Ahundred. Это наш внутренний стартап, который мы любим по умолчанию, но есть еще объективные причины такого выбора:

1. Единая платформа – каждый сотрудник может ознакомиться с теми OKR, которые стоят на всей компании или же на его команде. Также он может внести свою лепту и добавить свои профессиональные цели, которые помогут компании достичь задуманного.
2. Визуализация прогресса – с первого взгляда понятно, у какого отдела какой прогресс, а также можно увидеть и индивидуальный прогресс. Также доступна информационная панель с данными о том, какие OKR в зоне риска, какие в прогрессе, а какие уже выполнены.
3. Автоматические уведомления. Программа регулярно шлет письма, которые ориентируют сотрудника по поводу прогресса: выбери свой фокус на неделю, какой прогресс среди недели, визуальный отчет по пятницам о том, каковы успехи.

Ahundred, по сути, является неким помощником хранителя прогресса – система и дает возможность человеку глубже вникать в саму суть прогресса, избавив от мартышкиного труда а-ля пни-напомни.

Пример визуализации OKR в системе:

Вместо вывода

Уже давным-давно все говорят, что удаленная работа – это такой большой мировой тренд. Будем считать, что он докатился и до нас. Как всегда это бывает – стремительно и неожиданно.

В ближайшие несколько недель мы поймем, насколько переход на удаленную работу влияет на продуктивность компании. Желаю всем, чтобы эффективность ваших команд повысилась и после окончания карантина вам захотелось перевести свою компанию на полную «удаленку». А даже если нет – надеюсь, что советы из статьи пойдут на пользу. И в этот неспокойный период ваш бизнес будет чувствовать себя хорошо, а эффективность людей даже повысится.

Всем сил и чистых рук!