Как в EnglishDom использовали WordPress вместо сервисов рассылок и что из этого вышло

Интернет-маркетолог школы английского языка по Скайпу EnglishDom Дмитрий Комаровский рассказывает, как его команда использовала WordPress для верстки рассылок и тем самым сократила время на подготовку и отправку писем подписчикам.

Описание проблемы

Это был последний квартал 2016 года, когда я только присоединился к команде EnglishDom. Мы начали переосмысление всех каналов, и дошли до email-рассылок.

Интеграции с сервисом рассылок не было. Рассылки отправлялись через админ-панель нашего сайта EnglishDom.com (не на WordPress) и сторонний SMTP-сервер. Вроде звучит просто, но теперь посмотрите, какой это был ад. Чтобы отправить рассылку, требовалось:

1. Написать контент (маркетолог)
2. Оформить в формате HTML (верстальщик) ~ 2 часа
3. Закинуть HTML-письмо на сервер через репозиторий Bitbucket (верстальщик) ~ 0.5 часа
4. Проверка тестовых писем на вёрстку (отдел качества) ~ 0.5 часа
5. Зайти в админ-панель сайта, выбрать сверстанное письмо, сегмент пользователей и нажать «Отправить» (маркетолог)

На этот процесс уходило примерно три часа, без учета времени маркетологов. В нем участвовало три человека, если в контенте была ошибка, то процесс повторялся. И это только одно письмо, а если за день нам нужно отправить 2-3 письма, по разным сегментам?

Зафиксируем проблему: на создание рассылки уходило ~3 часа технических специалистов, а маркетологи зависели от других отделов, итоговое время производства рассылки растягивалось.

Возьмите сервис рассылок и не заморачивайтесь

Точно! Это безусловно классный вариант, сейчас мы уже пришли к этому и сделали полноценную интеграцию и автоматическую синхронизацию. Это здорово!

Но нам нужно было развиваться в рамках ограниченных ресурсов, и на ближайшие 5 месяцев отдел разработки был загружен на 100% — мы готовили выпуск онлайн-платформы для индивидуальных занятий и мобильное приложение. Пришлось временно решать проблему подручными средствами.

Чтобы максимально сэкономить время на рассылках, у нас были такие идеи:

1. Сократить количество человек, которые участвуют в процессе.
2. Автоматизировать всё, что возможно.

Решение проблемы

Написать контент (маркетолог)

От этого нам никуда не уйти, пропускаем.

Оформить в формате HTML (верстальщик)

• Определяемся с шаблонами. Оставляем три варианта.
• Далее нужен простой инструмент, который сможет добавлять контент в выбранные шаблоны.

Проверка тестовых писем на вёрстку (отдел качества)

Мы выбрали три шаблона из предыдущих рассылок, и в них просто меняется контент – поэтому нет смысла подключать QA-специалиста, ведь обычный текст не ломает верстку.

Закинуть HTML-письмо на сервер через репозиторий Bitbucket (верстальщик)

Автоматизация! Нужно было сделать так, чтобы по одному клику письмо автоматически отправлялось в репозиторий и на сайт.

Выбор сегмента пользователей и отправка (маркетолог)

Этот пункт — без изменений.

Выбор системы

Нужно было сделать систему для автоматизации, поэтому никаких разработок с нуля и привлечения разработчиков. Только своими ресурсами. CMS нам в помощь, только мы решили посмотреть на нее под другим углом — использовать для внутренних инструментов, чтобы оптимизировать рабочие процессы.

В нашем случае это оказался WordPress, исключительно из-за того, что ранее уже был опыт работы с ним. Хорош тот инструмент, которым умеешь работать.

Что у нас в итоге получилось

Давайте разберем на примере одной из рассылок.

Подняли внутренний сайт на WordPress, и мы смогли работать через интерфейс админки.

При создании рассылки мы выбирали шаблон и редактировали контент через стандартный интерфейс.

Немного кастомизации, и появилась возможность использовать элементы из шаблона, например [row]текст[/row] — это добавление абзаца, а в нашем шаблоне абзац красиво отображался в популярных почтовиках:

Согласитесь, с [row][/row] проще работать. По аналогии, было сделано еще до 10 таких шорткодов.

Каждая рассылка имеет обязательные поля.

• Имя файла для репозитория.
• Картинка в шапке письме.
• Utm-метки, которые в итоге автоматически добавляются ко всем ссылкам в письме.
• Заголовок в шапке шаблона.
• Текст на плашке в шапке шаблона.
• Превью-текст, который отображается в почтовых клиентах до того как вы открыли письмо.

Для обязательных полей выделен отдельный блок под текстовым редактором.

После нажатия кнопки Опубликовать / Обновить появляется постоянная ссылка рассылки, при переходе на которую можно посмотреть, как отображается контент.

Также на странице есть кнопка «Сохранить», при клике по которой происходит магия:

1. Совершается переход на страницу вида /2017-03-13-habr/?save
2. С помощью простого php-скрипта генерируется HTML-файл рассылки и к каждой ссылке проставляются utm-метки.
3. HTML-файл и все картинки из письма сохраняются в папку нашего репозитория на Bitbucket.
4. После этого автоматически, раз в минуту, файлы из репозитория закачиваются на основной сайт (используя 2 bash скрипта).

А дальше оставалось выбрать сегмент через админку основного сайта, написать Subject рассылки и нажать «Отправить». И наша рассылка, сгенерированная на WordPress, улетала получателям через SMTP-сервис.

Что в итоге

Как было ранее

1. Написать контент (маркетолог)
2. Оформить в формате HTML (верстальщик) ~ 2 часа
3. Закинуть HTML-письмо на сервер через репозиторий Bitbucket (верстальщик) ~ 0.5 часа
4. Проверка тестовых писем на вёрстку (отдел качества) ~ 0.5 часа
5. Выбор сегмента пользователей и отправка (маркетолог)

Затраченное время (не маркетинговое): ~3 часа

Как стало с внутренним сайтом

1. Написать контент (маркетолог)
2. Выбор сегмента пользователей и отправка (маркетолог)

Мы исключили верстальщика и QA из процесса подготовки рассылки!

Никакого ожидания и зависимости от других отделов — мечта!

Затраченное время (не маркетинговое): 0 часов

Затраченное время на поднятие такого сайта – 4 часа.

Выводы

С помощью этой автоматизации мы уменьшили количество человек, которые принимают участие в процессе создания рассылки, сократили время производства и высвободили компании 40-50 часов в месяц. Учитывая, что полноценную интеграцию с сервисом рассылок нам пришлось ждать 6 месяцев, то экономия составила 240-300 часов.

Даже простая автоматизация может сэкономить вам много времени. А простые инструменты можно лепить и на бесплатных CMS.

***

Понравился текст? Здесь мы рассказываем, что думаем о материалах и делимся личными историями: страницы редакторов Веры Черныш и Тимура Вороны в Facebook.

Подписаться на Telegram-канал