Ми провели IT-конференцію у віртуальній реальності наче в The Sims: як це було

AI Booster — ком’юніті спеціалістів data scientist, яке існує з 2016 року. Компанія провела багато великих хакатонів, конференцій та інших подій. Але карантин змусив їх опанувати проведення заходів онлайн в доволі оригінальному форматі — у віртуальній реальності.

Засновниця та головна виконавча директорка AI Booster Дар’я Кошова в колонці для MC.today розповідає, як компанія провела захід, як працює платформа та які виникали труднощі.

Як карантин зіпсував наші плани

На наших заходах живе спілкування завжди було дуже важливим. Люди приходили не тільки для того, щоб послухати доповіді, — це була чудова нагода побачитись з колегами з інших компаній, познайомитись зі спікерами.

Щороку ми проводимо 2 головні конференції: навесні Production AI – конференція про продакшн для спеціалістів data scientist, а восени Computer VISIONers Conference — теж для спеціалістів data scientist, але вже про технології комп’ютерного зору.

Але почався карантин, тож постав вибір: проводити Production AI 2020 і адаптуватись до нових умов чи взагалі скасувати? Адже карантин постійно продовжували.

Робити конференцію у вигляді вебінарів — чи буде це комусь цікаво? Адже вебінарів було безліч, і на початку карантину компанії активно ділились контентом безкоштовно. Тому ми не знали, чи куплятимуть в нас квитки по 800 грн.

Найбільші переживання були пов’язані зі спонсорами нашої конференції. Левова доля грошових надходжень — це підтримка спонсорів. Зазвичай це ІТ-компанії, які працюють з data science, а також компанії, для яких важлива інноваційність. І ми стикнулися з тим, що більшість з них заморозили свої бюджети на піар. 

Відверто кажучи, цей процес почався ще наприкінці минулого року у зв’язку з укріпленням гривні, бо доходи такі компанії отримують у валюті. А з початком карантину та кризи годі було й думати про те, щоб продати комусь спонсорський пакет. Всіх накрила лавина відмов від клієнтів та страх згортання бізнесу.

Ось в такій ситуації ми опинились на початку квітня. Безліч питань, суцільна невідомість і зневіра в те, що провести конференцію в таких умовах можливо. Та ми ризикнули і спробували!

Ми ризикнули і зробили захід у віртуальній реальності

Вже в квітні ми анонсували конференцію у віртуальній реальності, яку запланували на кінець травня. Від ідеї до дня проведення пройшло півтора місяця. Зібравши крутих спікерів і цікаві теми, ми анонсували Production AI Conference. Ми навіть попередньо прогнали програму конференції в малому колі слухачів.

Перші 10 квитків розлетілись за 2 дні. Ми трохи видихнули, бо зрозуміли, що учасники в нас будуть. Головна інтрига залишалась за спонсорами. Без них, на одній ідеї, ми б пішли в мінус, хай навіть з крутим контентом і класними учасниками.

На жаль, більшість компаній нам відмовили через скорочення бюджету. Проте не всі! Наша ідея конференції у вигляді комп’ютерної гри захопила менеджерів декількох компаній, і декому навіть вдалося відстояти Production AI перед своїм керівництвом.

Тож поки всі конференції були скасовані або перенесені у Zoom, наші партнери Grammarly та Intellias зібрали максимум уваги до себе. Ми дуже вдячні за цю підтримку і готовність експериментувати разом з нами навіть у такі буремні часи.

Сміливість та відвага завжди веде до видатних результатів. Для заходів видатним результатом зараз є виживання та продовження своєї діяльності в іншій формі.

Конференція пройшла наче в The Sims 

Площадкою для проведення конференції ми обрали програму Virbela. Для наших задач було достатньо безкоштовної базової версії. Загалом інтерфейс схожий на The Sims. Ти можеш обрати собі аватар, зачіску, одяг і переміщатися за допомогою клавіатури. 

Щоб потрапити на конференцію, гостям треба було завантажити програму на комп’ютер та зареєструватися. Для перегляду конференції не потрібні vr-окуляри чи додаткове обладнання.

Сама платформа виглядає як великий кампус з багатьма спорудами та залами, можна гуляти по території, піти на пляж та спостерігати захід сонця ввечері. На пляжі ми проводили нашу pre-party (зустріч перед проведенням основного заходу — прим. ред.).

Також в програмі у аватарів є можливість підняти руку для питань, аплодисментів спікеру та навіть станцювати. Спілкуватися в програмі можна за допомогою мікрофона.

Можна блокувати розмови учасників під час виступу спікерів й відключати порушників. Також є чат, куди можна писати питання, кидати корисні посилання та спілкуватися.

Конференція тривала упродовж п’яти днів, щодня були або 2 виступи, або 1 воркшоп. Всього в Productuin AI взяли участь 179 учасників, а pre-party і afterparty тривали понад три години замість запланованих 1−2 годин. Всі учасники дуже скучили за спілкуванням: активно ділилися новим досвідом сидіння на карантині і обговорювали конференцію.

Плюсом онлайн-формату виявилась також страховка від неочікуваних ситуацій. У нашого PR-менеджера на початку конференції захворів кіт, і багато задач щодо запуску конференції довелось робити з ветеринарної клініки.

Наші помилки та способи їх вирішення

Як і в будь-якому експерименті, в нас не обійшлося без помилок. Під час підготовки нібито легкого заходу ми отримали цілий кейс питань, вирішувати які нам потрібно було вперше і в дуже короткий проміжок часу.

Звичайно, про деякі з них нам хочеться просто забути і нікому й ніколи не розповідати. Але ми хочемо надихнути читачів експериментувати та розказати, як оминути наші граблі. 

Помилка №1: операційна система. Великою проблемою стало те, що жодна з ігрових площадок для проведення заходів у віртуальній реальності не підтримує Linux. Це також призвело до невдоволення. Мовляв, «ви погано ставитесь до тих учасників, в кого Linux».

Тому ми організували трансляцію в Google Meet, яку можна було дивитись з будь-якого пристрію. Але це поганий вибір для таких цілей, бо там дуже незручно реалізована можливість стрімити звук.

Помилка №2: проблеми зі звуком та зображенням. В самій Virbela теж виявились певні нюанси та нестабільність роботи. Тому треба було постійно слідкувати, щоб у учасників та спікерів був звук та коректне відображення презентацій.

Помилка №3: швидкість інтернету. Велику роль відігравала швидкість інтернету: вона не завжди була на висоті, в тому числі й у спікерів.

Помилка №4: контроль на вході. Наші площадки передбачали можливість вручну фільтрувати список учасників на віртуальному вході. Але це дуже незручно робити вручну, особливо коли кількість учасників наближається до 200. 

Раніше ми регулярно проводили вечори помилок в колі спеціалістів data scientist, і саме ці заходи були улюбленцями нашої аудиторії. Я вважаю, причина в тому, що з них дійсно можна вчитись. А головне — надихатись і не боятись.

На завершення

Проведення такого заходу без технічних помилок — це ще той квест. Можете одразу підготуватись, що все буде складніше, ніж це може здатися на перший погляд. Експерименти — це завжди ризик.

Але в умовах швидких змін нічого не залишається, окрім як змінюватись самим. А нагорода за сміливість — це досвід та розуміння того, яка сила є у людей, коли їх об’єднує спільна ідея.

Незважаючи ні на що, в нас все вийшло! Всі доповіді були прослухані, воркшопи пройдені, учасники та спонсори — задоволені. Експериментуйте, і нехай буде з вами дух інновацій!