10 правил, как не ударить лицом в грязь на видеозвонке

Наталья Емченко, директор по коммуникациям компании SCM, в своем Facebook написала о том, как правильно проводить видеозвонки и почему никто не отменял прическу, фон и другие правила приличия.

Редакция MC.today публикует пост Натальи с небольшими редакторскими правками.

1. Звук

Самое важное в видеозвонках – звук. Он практически всегда плох, но участники умудряются портить его ещё больше.

Поэтому о звуке нужно заботиться в первую очередь:

• говорите из изолированного места (у меня это балкон);
• заранее протестируйте наушники, которые собираетесь использовать, поскольку они создают помехи и размывают звук;
• когда не говорите – выключайте микрофон;
• если интернет не тянет видео – всегда жертвуйте им;
• выключите звук уведомлений мессенджеров на время видеозвонков − отвлекает, правда.

2. Внешний вид

Карантин – это не каникулы. Поэтому не выходите на связь:

• неумытыми;
• непричесанными;
• в домашней одежде;
• или вовсе без неё.

Важно: позаботьтесь не только о себе, но и о фоне.

3. Планирование

Приучите себя и других договариваться о видеозвонках заранее. Договаривайтесь о составе участников звонка, теме, продолжительности, а также о координаторе. И не вызывайте человека на видео без предупреждения – вы не знаете, в каком виде его застанете.

4. Участники

Во время планирования указывайте или обсуждайте всех потенциальных участников звонка. Без этого я иногда только к концу звонка могу узнать, что присутствовала ещё пара человек. Просто довольно молчаливых.

Проверяйте, чтобы у участников был доступ к выбранным платформам — Skype, Zoom или любой другой. В идеале организатор звонка в начале представляет всех, кто на звонке: так мы убеждаемся, что все смогли подключиться и все всех слышат.

5. Ваши аккаунты

Корректно подписывайте свои аккаунты в видеоплатформах. Чтобы те, кто не узнают вас по голосу, могли бы прочесть под видео, кто вы, а не мучиться этим вопросом в течение всего вашего разговора.

И проверьте, какая фотография стоит на аватаре.

6. Правила встречи

При назначении встречи сразу договаривайтесь о том:

• будет ли встреча с видео;
• есть ли модератор, если есть – кто он;
• сколько продлится звонок;
• используете ли вы чаты для того, чтобы ставить вопросы по ходу звонка и не перебивать спикеров;
• будут ли на экран выводится документы, и если да, то кто будет выводить.

7. Функционал платформы

Проанализируйте возможности вашей платформы или платформ. Их много. Очень.

Кроме сменных фонов и фильтров во многих есть масса крутых функций – от создания папок с материалами до онлайн-опросов и размещения краткого пересказа проведенного звонка.

8. Ваше присутствие

Если вы договорились, что звонок с видео — позаботьтесь, чтобы хорошо было видно не только ваше лицо, но и руки. Жестикуляция часто остаётся за кадром, и ваши собеседники получают урезанный сигнал.

И смотрите в камеру, пожалуйста. Потому что на самом деле вы смотрите на собеседника. А если вы не смотрите в камеру — собеседник думает, что вы отвлеклись и не слушаете его.

Постарайтесь во время видеозвонка не заниматься другими делами. Это всегда заметно.

9. Вовлечение аудитории

После того как вы изложили свой тезис, задавайте вовлекающие вопросы, чтобы участники звонка понимали, что можно вступать:

– Коллеги?
– Что думаете?
– Александр, возможно, прокомментируете?

10. Конфиденциальность

Записывайте ваши разговоры на видео, делайте скриншоты и фотографии только с согласия всех, кого вы записываете и фотографируете. И в сеть выкладывайте с отдельного согласия. Это называется уважением.

И напоследок: видеозвонок даёт прекрасный шанс научиться говорить коротко и по делу.

Как выглядит структура хорошего выступления в видеоконференции:

• представиться (добрый день, это Наталья);
• пояснить, о чем вы будете говорить;
• почему это важно;
• и что вы с этим собираетесь делать.

Пригодится очень и в обычной жизни. Если вернёмся. Когда вернёмся.