Що таке бізнес-аудит і для чого він потрібен компанії. Відповідають фахівці з EY в Україні

Виталий Шкиль

Аудит бізнес-процесів – це громіздкий та малозрозумілий термін, якого лякаються підприємці. Насправді це те ж саме, що і візит до лікаря для повної діагностики здоров’я. Аудитори – це люди, які приходять в компанію, щоб виявити в неї слабкі місця і сказати, як їх виправити.

Алексей Шмуратко

Наш читач Борис Повч поцікавився, що таке бізнес-аудит і для чого він потрібен. Менеджер відділу консультаційних послуг щодо підвищення ефективності бізнесу компанії EY в Україні Олексій Шмуратко пояснив MC Today, чим займаються його колеги.

Що таке аудит бізнес-процесів

Аудит, або аналіз бізнес-процесів – це певний ряд заходів для перевірки керованості компанії, оцінки її можливостей і спосіб оптимізації процесів між різними напрямами бізнесу.

Алексей Шмуратко

З чого складається аналіз бізнес-процесів:

• з’ясування стратегічних цілей і уточнення завдань бізнес-процесів;
• аналіз відповідності поточних бізнес-процесів завданням;
• розробка гіпотез щодо оптимізації бізнес-процесів;
• підбір ініціатив, прорахунок бізнес-кейсів і сценаріїв оптимізації для власників і керівництва компанії;
• вибір і реалізація пріоритетних ініціатив.

Як проводять аналіз бізнес-процесів

Для повноцінного аналізу треба спочатку на рівні управління оцінити і накреслити взаємодію груп процесів:

• основні, наприклад, продажі, закупівлі, виробництво, маркетинг;
• забезпечення: правове забезпечення, логістика, забезпечення ІТ;
• керівні процеси — стратегічне планування, управління персоналом, управління фінансами.

Водночас власники і керівництво компанії мають обговорити стратегію розвитку бізнесу і можливі ризики – як на рівні всієї компанії, так і на рівні конкретних процесів. Це допоможе зрозуміти, наскільки адекватно такі процеси виконують завдання.

Далі треба детально вникнути в суть бізнесу. На цьому рівні аналізують послідовність кроків у процесах, їхні вплив і залежність від різних подій, точки прийняття рішень, відповідальні посади, системи, які відображають стан процесів, документи та інформаційні потоки.

Наводимо приклад опису одного з процесів, аби представити рівень деталізації аналізу.

Бізнес-аудит

Як оцінюють процеси

Аналізують стратегію розвитку і поточний стан бізнесу на ринку. Обговорюють ризики, шукають способи їх мінімізації. Зазвичай цей процес ділиться на два етапи:

1) Спочатку свою точку зору висловлюють власники і керівництво.

2) Потім команда експертів висловлює своє розуміння і доповнює карту ризиків. За основу беруть кращі світові і галузеві практики.

Визначають, чому саме ці процеси потрапили в перший пріоритет, і коротко обговорюють процеси інших пріоритетів.

Щодо кожного процесу детально розмовляють з керівниками, аналізують поточні документи: інструкції, розрахунки, форми.

Підраховують загальні трудовитрати на бізнес-процес на підставі кількості повторень процесів і часу на виконання завдань.

Оцінюють різницю між тим, як виконують процеси зараз, і тим, як пропонують експерти.

Складають план управління змінами для цільових бізнес-процесів.

Підсумовують спостереження в єдиний звіт.

Кладуть цей звіт на стіл власникам і керівництву компанії, обговорюють результати і майбутні зміни.

Що отримує власник

Аудит збільшує ефективність бізнесу за рахунок спрощення процесів і скасування непотрібних кроків, зокрема тих, що дублюються. Прозорість компанії збільшується, а ризики стають передбачуваними. Сертифікат про аудит можна використовувати для гарантій клієнтам і партнерам.

Після аудиту бізнесом легше керувати. Завдяки оптимізації зайвих процесів росте маржинальність компанії і, відповідно, її прибутки. Аудит допомагає розібратися у грошових і ресурсних потоках, підвищує точність їх прогнозування.