электронний документообіг – последние статьи и новости

Ми кілька років планували оцифрувати більшість процесів у банку, але пандемія і перший карантин значно пришвидшили цей процес. Ми, як і наші клієнти, регулярно погоджуємо документи з контрагентами. З деякими з них – більш як сто на місяць. Тобто треба було друкувати сотні сторінок, пересилати їх кур’єрами або поштою, чекати повернення. Інколи це могло займати й тиждень. Тому ми вирішили почати цифровізацію із цього напряму роботи та перейти на електронний документообіг. Про це я і хочу розповісти. Як ми вибирали систему У середині 2020 року ми вибрали систему Deals Onsite і запустили впровадження. Вибирали її за основними критеріями: Безпека перш за все: у банку дуже багато конфіденційної інформації і ми не можемо допустити її витік. Тому в нас були чіткі параметри безпеки, яким повинен відповідати продукт. Можливість розміщення системи на серверах банку. Ми хотіли розмістити продукт на своїх серверах і адаптувати під потреби компанії. Наявність відкритих АРІ для інтеграції нової системи з уже наявними системами банку. Можливість підписувати документи з допомогою кваліфікованого електронногу підпису, що виданий усіма надавачами довірчих послуг. Гнучкість системи та можливість її кастомізувати. Deals підходив за всіма критеріями, тому ми вибрали цю систему і почали її налаштовувати під свої потреби. Як ми впроваджували систему Технічно впровадити систему було досить складно, бо необхідно було пройти всі рівні безпеки банку. Найбільші труднощі виникли з адаптацією системи для запуску в інформаційній інфраструктурі банку, можливістю підписання документів з допомогою хмарних підписів і налаштуванням необхідних рівнів доступу до системи. Артур Цесляр Зрештою, за кілька місяців спільної роботи ми провели необхідні тести на проникнення та інші перевірки, налаштували систему і почали її використовувати. Як ми навчали співробітників Часто команда доволі консервативно ставиться до нових технологій. Однак у нашому випадку допоміг карантин: співробітники розуміли, що лише так банк зможе безперебійно працювати в умовах обмежень. Ми хотіли зробити перехід доволі швидким і менш стресовим для команди, тому: провели онлайн-навчання для користувачів та адміністраторів системи; записали відеоінструкції, розробили технологічні карти для користувачів (банківських працівників і клієнтів); забезпечили постійну підтримку з боку Deals і команди банку. Яких результатів ми досягли Ось основні результати в цифрах: Час отримання, погодження та підписання документів зменшився з п’яти робочих днів до десяти хвилин. Більше не треба доставляти паперові примірники документів, контрагенти миттєво отримують їх на підпис і погоджують за лічені хвилини. Фінансові витрати на папір і друк знизилися майже на 90% по напряму ІТ та на 50% по мережі банку. Також ми порахували, що за вісім місяців зекономили 21,7 млн аркушів паперу, а це 150 дерев. Крім того, ми помітили переваги, які важко порахувати, але які дійсно цінні для компанії: ризик втратити документи знизився майже до нуля; можна ефективно керувати рухом документів і переглядати їх поточний статус; документи можна знайти за секунди. Що ми плануємо робити далі Ми задоволені результатами переходу на електронний документообіг у процесі взаємодії з контрагентами, тому не будемо на цьому зупинятися. У майбутньому ми збираємося: долучити до роботи в системі інші підрозділи банку; використовувати систему під час погодження та підписання договірних відносин із клієнтами; інтегрувати Deals із іншими системами банку, зокрема системою ведення договорів, електронним архівом тощо. Плануємо побудувати комплексне рішення, що дозволить підписувати документи з допомогою електронного підпису на будь-якому пристрої (ноутбук, планшет, мобільний телефон), обмінюватись даними документами з клієнтами банку і зберігати підписані документи в електронному архіві.

No items found.