UA RU
logo
22 Jun 2021

«Вручну підписували 560 документів щомісяця». Як перейти на електронний документообіг і не зійти з розуму: наш досвід

Валентина Матвійчук BLOG

Менеджер з продукту у ДП «Прозорро»

ProZorro – це електронна система публічних закупівель. Державні замовники оголошують тендери на закупівлю товарів, робіт і послуг, необхідних для функціонування та розвитку країни, а представники бізнесу змагаються на торгах за можливість стати постачальником чи виконавцем цих замовлень.

Чому виникла потреба перейти на ЕДО

Наразі у ProZorro 865 контрагентів. Якби ми залишилися на класичній паперовій бухгалтерії, то, мабуть, наш офіс перетворився б на архів. На момент, коли ми вирішили перейти на ЕДО (електронний документообіг), щомісяця підписували вручну приблизно 560 документів. Тому рішення про перехід приймали швидко й рішуче.

Prozorro

Електронний документообіг потрібен для спрощення роботи, процесів, економії часу. Він допомагає уніфікувати документи, робить обмін ними простішим і доступнішим.

Ми мали внутрішню систему електронного документообігу і використовували її переважно як архів. Там ми зберігали скани документів і надсилали на виконання листи, а також реєстрували їх.

Але ми не могли відправляти ці документи по відділах для погодження. Треба було видруковувати, підписувати на кожному листі й носити їх по кабінетах. На це ми витрачали колосальний ресурс: сам папір і принтери, робочий час працівників, час керівного персоналу.

Офіційні листи контрагентам після такого процесу відправляли на електронну пошту та в паперовому вигляді, що займало тижні листування.

Ми спробували змінити систему, додали можливість підпису в документах і надсилання, але зрозуміли, що наші потреби набагато ширші. Ми відчули гостру потребу перейти на обмін в електронному форматі, оскільки багато документів не приходили вчасно.

Почався пошук зовнішньої системи електронного документообігу з можливістю індивідуального дороблення. Адже частина наших потреб є досить незвичною для інших бізнесів. Ми не мали на це ресурсів і почали запитувати по ринку, хто б міг нам дати таке програмне забезпечення. Це зробила компанія InBase.

Як обирали систему ЕДО

У 2017 році ми оновили внутрішній ЕДО: документи можна було надсилати на різні відділи. З травня 2018 року ми перейшли на зовнішню систему ЕДО Deals для листування з контрагентами.

А з літа 2020-го ми замінили внутрішній ЕДО на такий, де можна візувати, погоджувати документи, розподіляти між спеціалістами, створювати шаблони та багато іншого.

Це Megapolis.DocNet – ми інтегрували його із системою документообігу із зовнішніми контрагентами Deals і Системою електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ).

Тобто наш внутрішній і зовнішній документообіг стали електронними. Це 80% документів у компанії. Лишилося перевести кадрові та деякі специфічні документи, але для цього потрібно, щоб змінилося законодавство.

прозорро

Перед тим як вибрати систему, наші спеціалісти вивчали все: системи, платформи, аналогічні кейси впровадження в інших організаціях, проводили інтерв’ю з тими організаціями, де була встановлена така сама система.

Критерії відбору

Для нас були вкрай важливими вартість системи, її безпека, підтримка, можливості інтеграції та функціональність під наші потреби. Ми, наприклад, здійснювали перевірки, оскільки маємо комплексну систему захисту інформації. Для нас питання безпеки дуже важливе.

Провели тендер та обрали систему, яка відповідала нашим потребам – продукт від DealsЗараз плануємо інтегрувати її із системою з кадрової та бухгалтерської роботи. Уже придбали ліцензію на облікову систему А5 і найближчим часом плануємо її впровадити.

Така широка інтеграція можлива завдяки тому, що це все продукти однієї компанії – InBase, написані на одній платформі, UnityBase. Тобто ми маємо одну платформу, на яку зверху модулями доставляємо різні системи, а вони можуть між собою  інтегруватися.

Поради із впровадження та навчання персоналу

Тут немає універсального підходу. Кожен бізнес унікальний і має свої потреби. Тож я раджу окреслити для себе критерії та вибирати за ними. Для нас найважливішими є такі:

  1. Рівень безпеки. Це один із ключових критеріїв, він має бути вищим за середній.
  2. Інтеграція внутрішньої та зовнішньої систем. А також із Системою електронної взаємодії органів виконавчої влади та іншими системами ЕДО.

Зараз на українському ринку багато хороших систем ЕДО, але далеко не всі з них відповідають цим двом вимогам.

Ще варто звертати увагу на таке:

  • вартість ліцензії, підтримки після впровадження й обміну документами для вас і контрагентів;
  • якість техпідтримки;
  • можливість інтеграції програмного забезпечення з іншими системами підприємства (і вартість самої інтеграції), а також можливість інтеграції контрагентів через АРІ;
  • функціональність системи ЕДО.

Перед тим як укласти контракт із постачальником програмного забезпечення ЕДО, зверніть увагу на ті пункти договору, у яких описані умови гарантійної підтримки системи.

Вам треба чітко розуміти, що ви можете отримати безоплатно, а за що доведеться доплачувати. Так ви мінімізуєте майбутні витрати, заощадите час і гроші.

На нашому підприємстві впровадження системи здійснювалося впродовж одного місяця. Більшу частину часу витратили на інтеграцію між різними системами – приблизно два місяці. Процес затягнувся, оскільки впровадження припало на період пандемії та відпусток.

Комфорт для співробітників

Нововведення часто зустрічають відсіч, але в ЕДО набагато більше плюсів, ніж мінусів. Співробітники швидко це зрозуміли, головне – спробувати.

Уже понад рік наші співробітники працюють віддалено, і це ніяк не позначається на ефективності праці. Усі мають змогу в будь-який час отримати доступ до документів, ознайомитися з ними, погодити та підписати.

Важливо зрозуміти, що електронний документообіг – частина майбутнього. Що швидше компанія прийме рішення про цифровізацію, то ефективнішою стане в перспективі.

прозорро

Вдалим прикладом є перехід багатьох розвинених держав на безготівковий розрахунок. Такі країни, як Швеція, Норвегія, Франція, Велика Британія тощо, впевнено ведуть політику відмови від паперових грошей.

І це вже дало істотний результат. Вони зменшили кількість пограбувань банків і тіньових операцій, знизили витрати на обіг готівки. Одним словом, зробили економіку прозорішою. А документи здебільшого є ціннішими за гроші.

Чекліст із впровадження системи ЕДО 

  1. Сформулюйте власні потреби. Необхідно розуміти, для чого вам потрібна система електронного документообігу, які завдання вона має виконувати.
  2. Складіть список систем, які присутні на ринку. Перевірте їхні можливості. Запитайте, які умови вони можуть запропонувати конкретно вам.
  3. Перевірте їхній рівень безпеки, інтеграції з іншими системами та функціональність.
  4. Дізнайтеся, чи буде компанія допомагати вам після впровадження системи: як саме та на яких умовах.
  5. Після впровадження системи проведіть інструктаж для співробітників щодо її використання.
  6. Дайте їм можливість протестувати систему. Це дозволить їм дізнатися її переваги та побороти недовіру до нововведення.
  7. Насолоджуйтеся новою реальністю: швидшою, економнішою та ефективнішою.

Этот материал – не редакционныйЭто – личное мнение его автора. Редакция может не разделять это мнение.

Ваша жалоба отправлена модератору

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: