организация мероприятия

Бренд-менеджер «Егермайстера» Виктория Прудник в колонке для MC Today рассказывает о типичных ошибках организаторов вечеринок, которые те совершают, когда привлекают алкогольных спонсоров, и о том, как правильно выстроить общение с брендами. У меня за плечами работа в рекламных агентствах. Но с прошлого года я перешла на сторону клиента. Так сложилось, что у меня, наверное, самый «вечериночный» алкогольный бренд – «Егермайстер». Вика Прудник, «Егермайстер» И мнооого новых запросов «дружить». Чтобы облегчить жизнь ребятам, которые хотят угостить гостей «Егерем», я накидала список советов, как сделать партнерство продуктивным. Допустим, вы решили провести вечеринку, нашли локацию, договорились с артистом и теперь ищете партнера или спонсора мероприятия. Вот на что нужно обратить внимание. Никакой «водюни» – называем вещи своими именами! Для начала хорошо бы изучить правильное написание и произношение названия, актуальный логотип, цвета и использовать их без изменений! Нам часто приходят письма, где vodka называется «водюней», автомобиль – «тачилой», а кофе – «оргазмом в зернах». А еще перед тем, как предлагать бренду партнерство, подумайте, насколько данная история соответствует его позиционированию или территории. Вот вам свежий и реальный пример, «как не надо». «Здравствуйте, мы фестиваль здорового образа жизни и хотим пригласить “Егермайстер” стать нашим партнером». В деловой переписке говорим по делу «Привет. Я женюсь и делаю фестиваль. Самобытный фестиваль твоего лета. Давай дружить». Это дословный пример. Давайте не забывать о том, что многие вещи в нашей жизни являются важными только для нас. При создании любого партнерского предложения необходимо думать о том, что важно для того, к кому вы обращаетесь. «Здравствуйте. Вам, наверное, очень многие пишут с просьбой сотрудничества, учитывая то, как часто вы выступаете партнерами различных мероприятий. Лично присутствовала далеко не на одном из них. И вот мы тоже хотели бы, чтоб вы стали нашими партнерами. Вечеринка, которую мы организовываем, пройдет через пару дней на катамаране в бухте в 100 км от границы Украины». Иногда кажется, что все складывается волшебным образом: и катамараны, и бухта, но давайте не забывать, что в определенный момент волшебство должно взаимодействовать с реальностью. У каждого серьезного мероприятия должны быть четкие, реалистичные сроки подготовки и план реализации. Сроки подготовки обычно измеряются неделями или месяцами, но никак не «денечками» или «часиками». «Я прочитал, что вы занимаетесь фестивалями, концертами и поддержкой независимых артистов. Мы сейчас ищем директора или нескольких продюсеров для реализации нескольких проектов, точнее, цепи проектов. Один из них — это совместный проект с новоорлеанским клубом кроликов-гитаристов. Если мы сможем быть друг другу полезны, давайте сотрудничать». Даже когда ваше предложение выглядит настолько заманчиво, не забудьте добавить, чем же это может быть интересно бренду. Вот честно, просто не надо так. Давайте сразу расшифруем, что минимально должно быть в вашем предложении: название мероприятия, дата и место проведения, список артистов/agenda, описание аудитории и ее ожидаемое количество, отзывы/фото/ссылки о предыдущих мероприятиях, список других партнеров и предлагаемые проявления бренда-партнера и бюджет. Желательно, чтобы все это было четко, без воды и честно. Вся информация легко проверяется, отзывы собираются, а деньги пересчитываются. Не пытайтесь отбить все мероприятие за счет спонсора Обычный диалог: - Давай привезем DJ XXX в Украину. Это известнейший диджей, он стоит $50 тыс. Мы просто обязаны это сделать для музыкального развития Родины и просто чтобы пожать ему руку. И вы как бренд, поддерживающий музыку, нам в этом поможете. - А сколько будет людей? Какой выхлоп от этого привоза? Какова цена контакта, что за локация? - Ну я не знаю, но нужно заплатить $50 тыс. за привоз. Но точно будет круто. При создании бюджета подумайте об обмене. Он должен быть как минимум равноценным. Не пытайтесь заработать на сотрудничестве с брендом все деньги мира. Давайте будем честными: кроме партнерских денег у вас еще есть бар и входные билеты, на которых вы зарабатываете. Вместо того чтобы выставить стоимость спонсорства наудачу, постарайтесь четко высчитать спонсорский бюджет, исходя из привычных для партнера KPI. Например, стоимости контакта, количеству продукта, который будет реализован. Либо предоставьте свою версию детализации. Ответственность несете вы, а не подрядчики. Закрепляйте договоренности в почте Определите одно лицо, принимающее решение, со своей стороны. Понимаем, что очень много людей участвует в создании мероприятия: команда бара, аренда техники, концертное агентство, клининг, туристическая компания и так далее. Важно помнить, что ответственное лицо или менеджер проекта со стороны мероприятия — это всегда один человек. И если возникнут вопросы по бару, а вы скажете, что бар не наш, мы его арендуем и просто проводим вечеринку, то… сорян. Договор-то у нас с вами, а значит, ответственность несете вы. Поэтому все фиксируйте в почте. Иначе не докажешь. Для быстрого ответа можно использовать Telegram, но фиксировать в итоге лучше в почте. Во-первых, почта — рабочий инструмент. И даже если бренд-менеджер миллениал и фанат Facebook-мессенджера, почта намного эффективнее в плане поиска рабочей информации. Еще одно правило: все устные договоренности не в счет. Они могут быть неправильно поняты или забыты. Представьте ситуацию: вы договорились о брендинге локации с организатором. В день Х, когда агентство закончило выставлять декорации, соорганизатор пришел на проверку со своим духовным лидером. Следующий кадр: без вашего ведома оленя и крипто-фото-будку, на монтаж которых ушло полгода, переставляют на другие места. Самое время напомнить о фиксации договоренностей, которые, ура, у вас прописаны и утверждены принимающей стороной. Можно выдыхать и просить все вернуть на места. Проверяйте локацию и тайминг мероприятия заранее Обязательно съездите на локацию с партнером, его ивент-агентством, диджитал, промо-агентством, супервайзером и всей армией с его стороны. Поверьте, будет намного легче, если все вопросы решатся на месте. Организаторы вечеринки не всегда учитывают все требования партнера и аудитории к локации. К примеру, если локация крутая, но там нельзя поставить бар, то смысл в активности пропадает. Или на 47-м этаже, но лифт не работает. Только представьте, как вы туда будете переносить оборудование. Если место новое, то лучше дать точные координаты и карту проезда. А на месте стоит поставить опознавательные знаки. А еще важно сразу оговорить время монтажа, демонтажа и то, кто будет встречать бренд на локации. Если есть необходимость дать заранее номера авто или выписать пропуск, тоже дайте знать. Чтобы не было простоев авто, ничего не забылось и так далее. В идеальном мире вообще важно убедиться, что у вас есть один общий с партнером документ, в котором по дням (а в день ивента – и по часам!) прописаны все действия каждой из сторон. Именно такой документ предотвратит такие сценарии, как монтаж не утвержденных партнером промоматериалов или несвоевременное начало работы промоперсонала. Проявления партнера, медийка и кооперация между партнерами – все это не мелочи Обсудите все детали проявлений, а лучше поделитесь их фото или визуализацией. Например, у нас будет работать промокоманда. Вот их форма, механика и часы работы. Следующий шаг: запланируйте медийную кампанию и проявления партнера в ней. Представьте, что мы согласовали с вами афишу с нашим лого, а в промо афиша крутится без лого. Ну как так, вроде ж договорились, нам обидно. И скоординируйте активность разных партнеров. Поделитесь с ними всеми проявлениями, графиками и механиками промо и так далее. Это поможет исключить комичные сценарии, в которых, например, промоутеры-зубры от «Зубровки» сталкиваются с промоутерами —крылатыми быками от Red Bull и их разнимают промоутеры-бактерии от Danone. Документы . Это очень скучно, но без них никак Са-а-амая скучная часть, мы же тут вроде по вечеринкам. Но как ни крути, если вы работаете с компанией, и не дай Бог, глобальной, и даже в Украине, все равно без документов не обойтись. Времена, когда деньги приносили в пакете BMW, закончились вместе с сериалом «Бригада». С документами, как правило, работает стандартная схема: Договор — Приложение к Договору — Счёт — Акт. На что обратить внимание: ФОП или ТОВ. Не все компании могут работать с неплательщиками НДС. Также проверьте наличие необходимых КВЕДов. Когда впервые заключаете договор, вышлите свои уставные документы. Если у вас нет договора и вы не знаете, как к нему «подступиться», запросите у партнера шаблон. Сроки оплаты. Если вы вписали, что у нас постоплата, то нельзя требовать деньги раньше. Просто потому, что есть люди, такие как бухгалтеры, которые действуют на основании документа. Ни шага налево, ни шага направо. Прописывание всех проявлений и обязательств. Лучше все уточнить до мелочей и, как показывает практика, до самых мелких мелочей. Если в приложении указано «предоплата», к нему не нужно делать акт приема-сдачи работ. Но после окончания мероприятия важно предоставить оригинал акта, иначе постоплату не получить. Если вы хорошо подготовились к мероприятию, то на вечеринке вам остается только контролировать и оперативно реагировать в случае чего. Вот все, что вспомнила. Если захотите что-то добавить – пишите, а я пошла на промовстречу с оленем, на дегустацию в Метро... между которыми законный потенциальный выходной.

организация мероприятия

Никакой «водюни». Колонка бренд-менеджера «Егермайстера» о том, как привлечь алкопартнера на вечеринку