Адаптація нових співробітників: 5 принципів успішного онбордингу

В сучасному бізнес-середовищі цифрові технології стали необхідною складовою, особливо в управлінні персоналом. Цифрова трансформація суттєво впливає на всі етапи життєвого циклу співробітника, зокрема і на процеси онбордингу, які стають більш глобальними та орієнтованими на технології.

Онбординг – це важливий процес інтеграції нового працівника, що розпочинається з моменту прийняття на роботу і триває протягом перших 90 днів.

У Vector Software нам важливо забезпечити кожному новачкові найкращий досвід та ознайомити його з нашою корпоративною культурою, цінностями та бізнес-процесами. В майбутньому це сприятиме його залученості у компанійські активності, а також продуктивності на робочому місці.

Для досягнення цих цілей ми визначили 5 принципів успішного онбордингу та основні do’s і don’ts в них. Застосування технологій та диджиталізація дозволяють зробити цей процес ще більш ефективним та зручним.

1. Попередній етап онбордингу (Pre-onboarding)

Do: добре підготуйтеся до прийняття нового працівника: розробіть чіткі та структуровані чек-листи для кожного етапу онбордингу, персоналізуйте їх, та визначте завдання та обов’язки відповідно до конкретної ролі та потреб новачка.

Don’ts: не залишайте процес онбордингу без належної координації, оскільки це може призвести до стресу та невпевненості у нового працівника.

Належна підготовка до приходу нового працівника – це не лише про доступ до систем та підготовка робочого місця. Тут класно працює штучний інтелект та автоматизація, впровадження яких дозволяє автоматизувати багато рутинних завдань, звільняючи час для більш важливих інтерактивних аспектів. Наприклад:

• з допомогою ШІ для розпізнавання тексту можна автоматично заповнювати документи та форми для нових працівників, що зменшує час, потрібний для їх заповнення вручну;
• використання віртуальних асистентів допомагає автоматизувати комунікацію з працівниками, дозволяючи розбиратись зі стандартними запитаннями, надавати інформацію про компанію та збирати дані про новачків.

2. Співпраця

Do: залучайте менеджерів та інші відділи у процес онбордингу нового працівника, впроваджуйте ефективні методи комунікації для спілкування та взаємодії між відділами.

Don’ts: уникайте обмеження обміну інформацією між відділами, оскільки це може призвести до втрати важливих даних.

На нашу думку, один з найголовніших елементів, оскільки залучення HR, Фінансового, IT та Адміністративного відділу і допомагає створити єдиний підхід до онбордингу, а також забезпечити необхідну підтримку нового працівника.

Діджиталізація сприяє глобалізації онбордингу, дозволяючи компаніям, і нам в тому числі наймати, навчати працівників з усіх куточків світу. У 2022 році ми відкрили дві нові локації у Польщі та Іспанії, і, звісно, повномасштабне вторгнення внесло свої корективи.

Віддалена робота стає все більш поширеною, і цифрові технології допомагають створити єдиний стандарт онбордингу для працівників з усього світу. Сьогодні наші працівники мають змогу почати роботу з будь-якої точки світу, і без налагодженої співпраці між відділами тут точно не обійтись.

Як це працює? Рекрутер передає інформацію в IT відділ, яке саме технічне забезпечення необхідне. Потім IT відділ співпрацює з офіс-менеджером, надсилає обладнання для роботи, а фінанси тим часом допомагають підготувати необхідний тип контракту за локацією та типом кооперації. На момент виходу нового працівника HR Business Partner володіє необхідною кількістю ввідних даних для small talk.

Small talk у бізнесі – це неформальна бесіда на побутові теми, загальні події, інтереси, що не стосуються безпосередньо робочих завдань чи проєктів. Такі бесіди позитивно сприяють зміцненню довіри між співробітниками та створенню сприятливого робочого клімату. Почати розмову можна так: як минули твої вихідні? Чим ти займаєшся у вільний час? Які у тебе захоплення?

3. Персоналізація

Do: створіть тепле та дружнє середовище для новачка, активно залучаючи його до командних проєктів та завдань для швидкої інтеграції. Персоналізуйте процес онбордингу, враховуючи індивідуальні потреби та інтереси нового працівника. Забезпечте активну підтримку та наставництво протягом перших днів та тижнів на роботі для сприяння адаптації.

Don’ts: Уникайте суворого формалізму в процесі онбордингу, оскільки це може знизити мотивацію та внутрішню залученість нового працівника. Не обмежуйтеся тільки офлайн онбордингом, використовуйте технології для створення єдиного підходу до процесу та глобальної взаємодії.

Персоналізований підхід допомагає забезпечити більш ефективну адаптацію. Тому, процес онбордингу ми підлаштовуємо під індивідуальні потреби та інтереси особистості. Ось приклади запитань:

• Як тобі більше подобається спілкуватися?
• Про яку сферу діяльності компанії ти б хотів дізнатися більше?
• На чому б ти хотів зосередитись більше на наших наступних зустрічах? Як зробити їх більш корисними для тебе?
• В яких ситуаціях ти очікуєш більшої допомоги від мене? Який відсоток моєї участі у твоїх повсякденних справах?

Найм працівників з-за кордону показав нам, що крос культурні відмінності це не міф, а ще один action item (конкретне завдання, або дія, яка необхідна для досягнення певної мети або цілі), який потрібно брати до уваги у процесі інтеграції новачків.

Цифрові технології відіграють ключову роль у створенні комфортного та привабливого досвіду онбордингу для нових працівників. На сьогодні, IT ринок пропонує безліч комплексних people management систем з різним наповненням та характеристиками. Ось декілька з них, які зможуть суттєво полегшити процес онбордингу:

• BambooHR збирає та систематизує всю інформацію за час роботи співробітників, а потім допомагає використовувати її для досягнення загальних цілей;
• Ultimate Software програмне забезпечення для управління персоналом, заробітною платою та управлінням талантами;
• HURMA – українська система для HR, рекрутингу та управління цілям;
• Zoho People – all-in-one онлайн система для управління персоналом, яка спрощує та автоматизує HR процеси;
• People Force – система допоможе оптимізувати HR процеси та спростити процедуру найму нових співробітників.

Основна рекомендація тут – обирайте те, що найбільш відповідає вашим конкретним потребам, та бізнес-процесам.

Використання people management системи дозволяє нам налаштовувати онбординг, створюючи інтерактивні онлайн-курси та відеоінструкції. При цьому, ми підтримуємо особистий контакт через 1:1 зустрічі, щоб зберегти персональний зв’язок та побудувати довірливі стосунки з новачками протягом усього процесу адаптації в компанії.

4. Чек-листи

Do: використовуйте чек-листи як інструкції для новачків, що сприяє їхній орієнтації в процесі онбордингу та виконанню важливих завдань.

Don’ts: уникайте використання чек-листів як єдиного інструменту для онбордингу, доповнюйте їх іншими методами та інструментами.

Використання чек-листів в процесі онбордингу допомагає забезпечити системність. Вони дозволяють не пропустити важливі кроки та завдання, що допомагає покращити досвід працівника.

Важливо, щоб чек-листи були одним з інструментів, а не єдиним методом в процесі онбордингу. Доповнення їх іншими інструкціями, бесідами та відкритими комунікаційними каналами допомагає створити більш повноцінний та ефективний процес для нових працівників.

Приклад ефективного чек-листа може виглядати таким чином:

5. Метрики

Do: забезпечте систематичний збір даних протягом всього процесу онбордингу. Використовуйте метрики для вимірювання та аналізу ефективності процесу, оцінки адаптації нових працівників та їхньої продуктивності.

Don’ts: не ігноруйте важливість зворотного зв’язку від працівників під час аналізу метрик, оскільки їхні відгуки можуть допомогти зрозуміти причини певних результатів та виявити можливі шляхи покращення.

Вимірювання та систематичний аналіз даних в процесі онбордингу є важливим інструментом, що дозволяє краще розуміти, як нові працівники адаптуються.

Аналіз даних в онбордингу допомагає виявляти потреби, недоліки та можливості для оптимізації процесів.

А робота над виявленими недоліками сприяє підвищенню рівня задоволеності та мотивації та успішності працівників, як на особистому, так і на корпоративному рівні. Модуль аналітики передбачений у більшості популярних на ринку people management системах. Однак, якщо вони ще не інтегровані у ваші HR процеси, Google-таблиці – ваш головний інструмент. З їх допомогою можна швидко та ефективно провести аналіз та розрахувати потрібні показники.

Отже, життєвий цикл співробітника – це історія, яку кожен працівник переживає у власній кар’єрі в компанії, а онбординг – його перша важлива частина. Правильна організація цього процесу може значно вплинути на рішення фахівця продовжити співпрацю, його задоволеність, мотивацію, продуктивність та успішність як особисту, так і в компанії в цілому.