Перетворити факапи на сильні сторони: 6 незручних історій рекрутера, що допомогли вдосконалити роботу

Ми звикли до success-історій і це не дивно – про досягнення розповідати завжди приємніше. А що стосовно факапів? Я переконана, що без них розвиток неможливий, а найбільшу користь вони приносять саме тоді, коли ми збираємось із силами та відкрито про них розповідаємо.

Скажу чесно, рекрутери помиляються не менше, ніж інші спеціалісти. Іноді – це неуважність та людський фактор, а іноді – «дзвіночок», що певні процеси у команді слід пропрацювати. Головне – взяти на себе відповідальність та зробити висновки.

Я працюю у рекрутингу вже трохи більше двох років. Звісно, без незручних ситуацій не обійшлося. Та кожна з них:

• дала мені професійний буст;
• допомогла покращити флоу роботи з кандидатами усієї команди.

Тож далі розкажу про кейси, які змусили мене червоніти найбільше, а наприкінці поділюсь алгоритмом дій, що допоможе виправити факап, який вже стався.

Поспішиш – людей насмішиш

Почну із найрозповсюдженішого факапу рекрутерів. Впевнена, він траплявся з кожним, навіть най-найдосвідченішим фахівцем. А саме – переплутане у листуванні імʼя. Зазвичай це трапляється через поспіх та неуважність.

Якось я мала швидко відписати кандидату, тож скопіювала повідомлення з попереднього листування з іншою людиною. Ім’я кандидата, за класикою жанру, змінити забула.

А одного разу хотіла швидко протестувати лист колеги під час сорсингу та не виправила ім’я на своє, на що отримала питання: «Так Наталя чи все ж таки Юлія?»

• Урок, який винесла: працювати із шаблонами повідомлень – абсолютно нормально, проте кожен лист треба персоналізувати і, як би очевидно це не звучало, не поспішати та обовʼязково проводити double (а то і triple) check перед надсиланням.
• Як виправити: якщо вже факап з іменем трапився, перепросіть та, як варіант, пожартуйте. Адекватний кандидат не сприйме це близько до серця, а навпаки ще більше запам’ятає ваше повідомлення (зловживати цим прийомом, однак, я б не радила).
• Як факап допоміг покращити роботу: я почала виділяти окремий часовий слот щодня, що витрачаю суто для сорсингу та комунікації з кандидатами, адже подібні факапи виникають, коли ми намагаємось встигнути все і одразу, відволікаючись на інші «палаючі» таски.

Привела нерелевантного кандидата на технічне інтервʼю

Якось у компанії повторно відкрилася технічна вакансія, якою я вже колись займалася. Маючи досвід успішного найму на позицію з аналогічною назвою, під аналогічний проєкт та з тим же hiring manager (HM), я провела kick-off міт, аби погодити портрет кандидата, та швидко почала пошуки.

Довірившись попередньому досвіду, рухалась за відпрацьованою схемою. Втім, вже перший кандидат, в якому я була впевнена, з тріском провалив технічне інтерв’ю. Виявилось, що саме в цьому випадку була інша пріоритетність технологій в стеку і з таким кейсом я ще не працювала.

• Що зробила, щоб виправити ситуацію: провела ще один міт з HM, де попросила в деталях прояснити усі відмінності двох вакансій та яка пріоритетність технологій на кожній з них.
• Як факап допоміг покращити роботу: загальний процес найму на технічні позиції у компанію став більш ефективним. До переліку питань для kick-off міту перед запуском кожної з вакансій було додано такі пункти: пріоритетність технологій, який досвід нам потрібен з кожною з них, в яких задачах вони будуть використовуватись. Перед зустріччю з HM роблю ще глибший пошук, щоб спочатку самостійно розібратись у стеку та поставити максимально влучні питання. Для кращого розуміння призначення кожної з технологій прошу якомога більше уточнень у наймаючого менеджера, навіть коли вони здаються зовсім недоречними. Краще зайвий раз запитати, ніж потім «розгрібати» наслідки.

Переплутала кандидатів для технічного інтерв’ю

Цей факап найсвіжіший. Нещодавно вела двох кандидатів з однаковим ім’ям на однакову позицію. Одного з них було вирішено запросити далі на технічне інтерв’ю, іншому ж потрібно було написати відмову.

Спочатку все зробила вірно – запросила потрібного кандидата на співбесіду в листуванні. Та коли дійшов час до інвайту, абсолютно механічно надіслала його іншому кандидату.

За пів години до зустрічі потрібний кандидат повідомив, що не отримав запрошення на пошту. Я, нічого не запідозривши, відправила йому посилання, а він ніяк і не прокоментував, що там не його прізвище.

Увесь факап ситуації усвідомила, вже коли під час співбесіди той інший кандидат повідомив, що на інтервʼю у цей час (на щастя!) прийти не зможе.

• Урок, який винесла: хоч закінчилось все добре, моя вам порада – надсилайте інвайти на співбесіди виключно у робочий час. Іноді перепрацювання шкодять і призводять до помилок, яких точно можна було б уникнути.
• Як факап допоміг покращити роботу: аби зменшити людський фактор, створила для себе дашборд, в якому фіксую усіх кандидатів за поточний тиждень, щоб ні про кого не забути та усім вчасно розіслати фідбеки. В цьому дашборді я змінюю статуси кожного з кандидатів і таким чином бачу цілісну картинку по всіх, хто проходить рекрутинг-воронку. Розшерила дашборд між рекрутинг-командою. Тепер кожен рекрутер може дізнатись про дедлайни та статуси виконання тестових завдань в одному місці.

Святкувала перемогу зарано

З одним з кандидатів вже були на фінальних етапах – він сподобався по всім критеріям, чудово пройшов усі інтервʼю, отримав підтвердження від hiring manager та, як результат – офер. Все вказувало на те, що успішний найм вже стався, але ця історія не про успішний успіх. В останній момент кандидат відмовився.

Таке трапляється і це абсолютно нормально. Втім, будучи впевненою на 100%, що він наш, я зупинила пошуки по вакансії. Тож коли отримала абсолютно неочікувану для себе (і усіх) відмову, довелося починати шукати майже з нуля і на закриття вакансії знадобилось більше часу.

Урок, який винесла: інтуїція рекрутера та неабияка лояльність кандидата до компанії не гарантує прийняття оферу. Тож навіть, якщо усі зірки (як вам здається) зійшлись, продовжуйте пошук, аж допоки «ваш» кандидат не прийме офер. Так ви не втратите дорогоцінний час та будете готові до можливих «сюрпризів».

Неочікувана заміна хайринг менеджера

Або факап, що майже стався. При наймі на технічну вакансію неочікувано змінився HM, про що я дізналась прямісінько перед технічним інтерв’ю кандидата.

Новий хайринг менеджер майже не мав досвіду в наймі і не знав, як тут все влаштовано. Перед інтервʼю ми мали зовсім трохи часу на бриф, щоб обговорити алгоритм дій та портрет кандидата. Очевидно, цього було недостатньо. Під час співбесіди він не намагався «продати» компанію та задав лише декілька технічних питань, що не повністю розкрили досвід фахівця, якого ми розглядали. Через це він спершу навіть сказав команді, що буде відмова. Проте вже наступного дня, зрозумівши потреби позиції краще, змінив думку та найм все ж трапився.

І хоч факапу як такого не сталось, ситуація дозволила зробити декілька важливих висновків для подальших покращень:

• якщо HM до цього не наймав, ми обов’язково тренуємось та навчаємо його якісно комунікувати з кандидатом та «продавати» компанію, навіть якщо кандидат точно нам не підходить, адже таким чином підтримуємо бренд компанії;
• розповідаю HM про етапи відбору та їх призначення (для чого і що відбувається на кожному з них);
• дуже детально пропрацьовуємо портрет на під час kick-off зустрічі та обговорюємо питання, які я планую задавати, щоб якісніше оцінити скіли та провести релевантного кандидата далі;
• розповідаю, як працювати з ATS-системою, де залишати та знаходити фідбек по кандидату.

Ну і найважливіший висновок – потенційних HM слід навчати цілісно та поступово, не поспіхом. Бо комусь буде достатньо одного-двох брифів, а комусь треба прорепетирувати декілька разів та можливо провести не одне тестове інтервʼю – тут все індивідуально.

Забула про кандидатку, що прийшла на співбесіду

Завершу найдавнішим (та, за сумісництвом, найбільш незручним) факапом, що трапився зі мною ще на початку рекрутинг-шляху в першій компанії. В цій історії хтось точно пригадає себе.

На офлайн-співбесіду до CEO прийшла кандидатка і моєю задачею було повідомити про її прихід. Так вийшло, що в той день усі таски горіли, тож я зовсім забула про майбутню колегу. Кандидатка чекала понад годину, і коли я це помітила, була готова крізь землю провалитись.

• Як виправила: після декількох секунд паніки, все ж зібралась та пішла зізнаватись керівниці, після чого щиро перепросила перед кандидаткою. До речі, на роботу її в результаті взяли і ми працювали в одній команді ще близько року.
• Який висновок зробила: іноді ми забуваємо, помиляємось і це нормально. Головне – щиро визнати помилку та спробувати не допустити її у майбутньому.

Факап трапився: алгоритм дій

Завдяки ситуаціям, про які розповіла у цій статті, я вибудувала план дій – що робити, коли використовуєш право на помилку:

1. Видихаємо, зберігаємо спокій. Перш ніж реагувати, зберіться і заспокойтеся – паніка завжди лише погіршує ситуацію.
2. Визнайте причину. Що призвело до факапу: які дії або їх відсутність? Зрозумівши причину, ви зможете уникнути подібних ситуацій у майбутньому.
3. Прийміть відповідальність. Визнавати свою помилку – це ознака не лише сильної особистості, а й професіонала.
4. Попросіть про допомогу, якщо потрібно. Деякі ситуації вирішити екологічно самотужки може бути нереально, тому не бійтеся просити допомоги колег.
5. Складіть антикризовий план. Визначте, як будете діяти покроково, аби уникнути або завершити потенційний конфлікт. Краще порадитися та оперативно побрейнштормити з командою.
6. Робіть висновки та за можливості інтегруйте їх у рекрутинг-процеси. Мабуть, найважливіший етап, бо факап виправданий, лише якщо допоміг нам стати краще. Тож розібравшись із кризою, що трапилась, зробіть необхідні налаштування/зміни у робочих процесах.

Памʼятайте, не факапить лише той, хто нічого не робить. Тож не бійтесь використати своє право на помилку, робіть висновки та рухайтесь далі. Бажаю вам якщо і факапів, то лише «вдалих»!