Як запровадження проєктного офісу допоможе ефективніше розвивати бізнес. Досвід VARUS

Бізнес схожий на дику природу: тут так само постійно триває конкуренція і виживають найсильніші. З огляду на це компанії шукають, як підвищити свою ефективність та результативність. Один із таких шляхів – створення проєктних офісів, які стали необхідною складовою успішного управління великими командами. За статистикою, компанії, які мають проєктні офіси, демонструють у середньому на 30% вищу ефективність, адже реалізують більше успішних проєктів.

Я розповім навіщо бізнесу потрібен окремий напрям управління проєктами та як за його допомогою швидше й ефективніше досягати поставлених цілей.

Вашій компанії потрібен проєктний офіс

Чим масштабніший бізнес, тим більше процесів у ньому необхідно відстежувати та координувати.

Уявіть собі стартап з п’яти-семи людей у команді: комунікувати просто, усі питання розв’язуються швидко, немає бюрократичних затримок. А ось національна компанія з десятками представництв, розвиненою мережею і тисячами співробітників, де одночасно розробляються і впроваджуються декілька складних багаторівневих проєктів – це зовсім інша історія. Керувати такою великою командою в ручному режимі неможливо. І, до того ж процеси можуть бути неефективними і призводити до втрати часу та грошей.

Саме для того, щоб уникнути неприємних наслідків та підвищити загальну ефективність роботи, компанії впроваджують окремий юніт управління проєктами.

У VARUS такий департамент працює вже понад дев’ять років. Ця потреба виникла, коли команди різних напрямків у компанії зростали і стало все складніше узгоджувати операційні процеси. Щоб продовжувати розвиток та досягати амбітних цілей, без проєктного офісу було не обійтись.

Чим займається управління проєктами

Проєктний офіс (також PMO) – це та ланка, яка допомагає зв’язати стратегічні цілі компанії з конкретними проєктами та ініціативами. Їхня діяльність охоплює багато аспектів – від стандартизації процесів та розробки методології до розв’язання конфліктів і роботи всередині команди.

Проєктний офіс є необхідним елементом стратегічного управління компанією. Його діяльність відзначається узгодженими діями, які спрямовані на досягнення стратегічних цілей. Діяльність PMO також спрямована на визначення трендів, переваг і ризиків кожного проєкту, що сприяє якіснішому прийняттю рішень на керівному рівні.

Наприклад, проєктний офіс VARUS має два основних напрямки роботи – управління проєктами та управління процесами. Ось лише кілька завдань, які закриває проєктний офіс у компанії:

• Надання методології управління проєктами — що і як саме потрібно робити.
• Пошук, вивчення та аналіз кращих бізнесових практик. Адаптація цих практик під поточні потреби бізнесу. Тестування та запровадження інноваційних рішень.
• Розробка, оформлення та координування проєктів, а також відбір проєктів у стратегічний портфель компанії.
• Участь у стратегуванні і модерування розробки стратегій департаментів.
• Проведення навчань з управління проєктами, побудови команди, ефективних комунікацій.
• Розв’язання конфліктів у командіі, персональний і командний коучинг, проведення сінертім та інше.

Як координувати команду та досягти бажаного результату

Одним із важливих напрямків роботи проєктного офісу є робота з усіма членами команди. У разі надмірної завантаженості, непорозумінь між керівниками відділів та підлеглими, проєктний офіс виступає медіатором та допомагає у розв’язанні конфліктів, бо має головний інтерес – це вигода для компанії.

Додатково в компанії VARUS впроваджуються підтримуючі та навчальні ініціативи. Одним із таких прикладів став коучинговий проєкт «Енергійні та Щасливі», який ми започаткували для підтримки ментального здоров’я працівників у складні часи.

Вже після перших місяців впровадження проєкту учасники відзначили збільшення продуктивності, зменшення кількості конфліктів на роботі, покращення емоційного стану та відносин з близькими.

Подібні ініціативи ми тестуємо та впроваджуємо регулярно, аби забезпечити постійну підтримку нашим співробітникам.

У підсумку можна сказати, що великий бізнес без проєктного офісу схожий на човен без весел. Впровадження проєктного офісу збільшує швидкість виконання та результативність проєктів. Саме тому проєктні офіси є критичним елементом для сучасних бізнес-структур, які допомагають досягати стратегічних цілей та впроваджувати інновації.