Помилки в оцифруванні трудової книжки: чому ПФУ скасовує звернення українців

Українці оцифровують свої трудові книжки, щоби зберегти інформацію про стаж та простіше оформляти пенсію. Пенсійний фонд пояснив, через що може надійти відмова та які помилки бувають в оформленні трудової книжки.

ПФУ пояснив, чому звернення щодо оцифрування трудової книжки можуть скасувати. Фото: Deposit­pho­tos

Після подання скан-копій документа користувач може відстежувати процес опрацювання заявки. Статус можна перевірити на вебпорталі ПФУ в кабінеті страхувальника в розділі «Звернення» (для роботодавця) або в особистому кабінеті користувача в розділі «Мої звернення» (для застрахованої особи):

• Статус «Виконано» означає, що документи опрацьовані, а відомості про стаж внесені до системи. 
• «Скасовано виконання» – у зверненні є помилки і його потрібно подати знову (опис причини вказано в «Повідомлення»).
• Інші статуси означають, що звернення ще опрацьовують.

Чому трудову книжку можуть не оцифрувати

Таке трапляється, якщо скан-копії:

• зроблені не з оригіналів чи в чорно-білому форматі;
• відскановані не належним чином;
• не належать заявнику.

Читайте також: Коли вигідніше подавати документи на призначення пенсії – адвокатка назвала нюанси

Крім цього, заявку можуть не прийняти, якщо є порушення до оформлення трудової:

• відсутня скан-копія титульної сторінки трудової книжки;
• немає підпису власника трудової або запису про зміну ПІБ;
• немає печатки установи чи підпису відповідальної особи.

Причини скасування звернень з оцифрування трудової книжки. Джерело: Пенсійний фонд

Що варто зробити перед оцифруванням трудової книжки

Перед поданням документів ПФУ радить перевіряти кожну сторінку трудової книжки. Якщо є неточності – виправити через роботодавця чи відповідні установи.

Це допоможе уникнути повторного подання документів і пришвидшить процес оцифрування.

• Нагадаємо, оцифрувати трудову книжку потрібно до 10 червня 2026 року. Однак якщо цього не зробити вчасно, то набутий стаж нікуди не зникне. Дані про стаж після 1 січня 2004 року вже мають бути в електронній системі.