Ваша суперсила для отримання роботи. Як написати ефективний супровідний лист

Якщо подивитися статистику кількості розміщених вакансій та резюме на сайті Work.ua за останні два місяці 2024 року, то чітко видно тенденцію – вакансій менше, ніж кандидатів. Наприклад, в період з 12 по 16 лютого 2024 року було опубліковано понад 55 тис. вакансій, на які претендують майже 86 тис. кандидатів. В умовах такої конкуренції може бути недостатньо правильно оформленого резюме, роботодавці звертають увагу також на супровідний лист.

Тому постає питання: як написати лист, що запевнить HR-фахівця, що саме вас потрібно запросити на співбесіду? Кореспондентка у Harvard Business Review Емі Галло зібрала основні поради, як створити текст супровідного листа з яким ваше резюме не загубиться серед сотень інших. Редакція MC.today переказує основні тези.

Задля збереження авторського стилю і кращого сприйняття деталей історії ми публікуємо її від першої особи – так, як в оригінальному тексті.

Що кажуть експерти

Відповідь майже завжди позитивна – вам потрібен супровідний лист. Джоді Глікман, експертка з комунікацій та авторка книги «Відмінник на роботі» каже: «Це ваш найкращий шанс привернути увагу HR-спеціаліста або менеджера з персоналу, а також – можливість виділитися з-поміж інших». А в умовах жорсткої конкуренції на ринку праці вміння виділитися має вирішальне значення, каже Джон Ліс, британський кар’єрний стратег і автор книги «Нокаут-резюме». Проте, як знає кожен, хто коли-небудь писав супровідний лист, зробити це нелегко. Ось кілька порад, які допоможуть вам у цьому.

• Спочатку проведіть дослідження. Перш ніж почати писати, дізнайтеся більше про компанію та конкретну роботу, яку ви хочете отримати. Звичайно, ви повинні уважно прочитати опис вакансії, але також перегляньте вебсайт компанії, сторінки її керівників у Х та профілі співробітників на LinkedIn. Ці дослідження допоможуть вам скласти індивідуальний супровідний лист, не варто надсилати шаблонний. Це також допоможе вам обрати правильний тон. Подумайте про культуру організації, до якої ви подаєте заявку. – Якщо це креативна агенція, ви можете ризикувати та нестандартно підходити до написання, але якщо це більш консервативна організація, наприклад, банк, ви маєте бути стриманішими. Якщо це можливо, зв’яжіться з менеджером з найму або кимось іншим, кого ви знаєте в компанії, перш ніж писати супровідний лист. Ви можете надіслати електронного листа або повідомлення в LinkedIn, поставивши запитання про роботу. Таким чином, ви можете почати свій лист, посилаючись на взаємодію. Ви можете сказати: «Дякую за корисну розмову минулого тижня» або «Я нещодавно розмовляв з таким-то у вашій компанії». Звичайно, не завжди є можливість зв’язатися з кимось або ви можете не отримати відповідь. Це не страшно. Все одно варто спробувати.
• Зосередьтеся на майбутньому. У той час як ваше резюме – це огляд вашого досвіду і того, де ви були, супровідний лист має бути зосереджений на майбутньому і на тому, чим ви хочете займатися. «Може бути корисно думати про нього як про міст між минулим і майбутнім, який пояснює, що ви сподіваєтеся робити далі та чому», – каже Глікман. Ви можете використати супровідний лист, щоб пояснити, чому ви змінюєте сферу діяльності, наприклад, переходите з готельно-ресторанного бізнесу в маркетинг. Подумайте про це як про можливість продати свої навички. Люди зазвичай пишуть про себе в листі: «Я претендую на вакансію Х, яку я побачив в Y». Це не спрацює. Замість цього, починайте з сильного вступного речення, з головної думки – чому ця робота вас цікавить і що ви можете запропонувати. Наприклад, ви можете написати: «Я фахівець зі збору коштів на захист довкілля з більш ніж 15-річним досвідом роботи, шукаю можливість застосувати свої навички по-новому, і я хотів би поділитися своїм досвідом та ентузіазмом з вашою командою розробників». Після цього ви можете додати одне-два речення про свій досвід та освіту, але не повторюйте своє резюме.
• Не намагайтеся бути смішним. Гумор часто може здатися несерйозним або звучати самовпевнено. Тримайтеся подалі від загальних банальностей. Скажіть щось пряме і динамічне, наприклад: «Дозвольте мені звернути вашу увагу на дві причини, чому я був би чудовим доповненням до вашої команди». І завжди адресуйте свій лист комусь безпосередньо – у соціальних мережах часто можна знайти ім’я менеджера з найму.
• Підкресліть свою особисту цінність. Менеджери з персоналу шукають людей, які можуть допомогти їм розв’язувати проблеми. Спираючись на дослідження, які ви провели раніше, покажіть, що ви знаєте, чим займається компанія і з якими проблемами вона стикається. Потім поговоріть про те, як ваш досвід допоміг би їх розв’язати. Наприклад, поясніть, як ви розв’язували подібну проблему в минулому або поділіться відповідним досягненням.
• Надайте докази того, що відрізняє вас від інших. Є дві навички, які зараз актуальні майже для будь-якої роботи: адаптивність і здатність швидко навчатися. Якщо у вас є короткі приклади, які демонструють ці навички, додайте їх. Наприклад, якщо ви підтримали свою команду в переході на віддалену роботу, опишіть, як ви це зробили і які можливості ви використовували.
• Випромінюйте ентузіазм. Коли вас не беруть на роботу, це, як правило, не через брак навичок. Це тому, що люди не повірили в вашу історію, в те, що ви хочете цю роботу. Менеджери з підбору персоналу підуть назустріч кандидату, який створив враження, що це робота його мрії. Тож чітко поясніть, чому ви хочете отримати цю посаду. Ви можете написати щось на кшталт: «Я б із задоволенням працював у вашій компанії. А хто б не хотів? Ви – лідер галузі, встановлюєте стандарти, яких інші лише дотримуються». Але не переборщіть з лестощами й не говоріть того, що не маєте на увазі.
• Будьте лаконічним. Більшість порад говорять про те, що лист не повинен перевищувати однієї сторінки. Але насправді, чим коротше, тим краще. Ви маєте охопити велику кількість інформації, але робити це потрібно лаконічно. Тут буде корисно попросити друга, колишнього колегу чи наставника переглянути ваш лист. Попросіть їх прочитати його і вказати на місця, які ви можете скоротити. Запитайте про дві речі. По-перше, чи зрозуміло, в чому полягає ваша основна ідея. Яку історію ви розповідаєте? Чи може він її підсумувати? По-друге, запитайте, що не так з листом.

Принципи, про які варто пам’ятати

Що варто робити:

• Напишіть переконливу вступну частину, в якій чітко сформулюйте, чому ви хочете отримати цю роботу і що ви можете запропонувати роботодавцю.
• Будьте лаконічними – менеджер з персоналу повинен мати можливість прочитати ваш лист з першого погляду.
• Поділіться досягненнями, які покажуть, що ви можете розв’язувати проблеми, з якими стикається роботодавець.

Чого не варто робити:

• Намагатися бути смішним – часто це не спрацьовує.
• Надсилати шаблонний супровідний лист – адаптуйте кожен лист до конкретної вакансії.
• Писати забагато лестощів – будьте професійними та зрілими.

Як спрацьовують ці поради на практиці

Приклад №1: продемонструйте розуміння того, що потрібно компанії. Мішель Соммерс, віцепрезидентка з персоналу некомерційної організації Boys & Girls Village в Коннектикуті, нещодавно розмістила оголошення про вакансію спеціаліста з підбору та навчання персоналу. Вона шукала когось із сильним рекрутинговим досвідом, хто міг би робити все – від пошуку кандидатів до адаптації нових працівників.

Понад 100 кандидатів подали заявки на роботу. Онлайн-система подачі заявок організації не дозволяє додавати супровідний лист, але одна з кандидаток, Хайді (не справжнє ім’я), надіслала повторний лист після того, як надіслала своє резюме. «І добре, що вона це зробила, бо інакше її б просто відсіяли», – каже Соммерс.

Судячи з резюме Хейді, вона була схожа на «стрибун» – дуже короткі періоди роботи у кожного попереднього роботодавця. Соммерс припустила, що вона була поганим працівником, якого постійно звільняли. Вона також була єдиним кандидатом, який не мав чотирирічної вищої освіти.

Але електронний лист Хейді привернув увагу віцепрезидентки. По-перше, він був професійним. Хейді чітко вказала, що пише, щоб перевірити, чи отримали її заяву. Далі вона пояснила Мішель Соммерс, звідки у неї контакти та інформація про неї (від начальника її чоловіка, який був членом правління), а також про її особистий зв’язок з Boys & Girls Village (її свекор мав певні зв’язки з цією організацією).

Однак Мішель найбільше вразило розуміння Хейді викликів, з якими вона стикається. Вона провела своє дослідження і перерахувала кроки, які може зробити, щоб допомогти компанії.

«Особистість і пристрасть, які вона передала в супровідному листі, проявилися під час телефонної розмови», – каже Мішель. Хайді виявилася більш ніж достатньо кваліфікованою для цієї роботи. За три тижні віцепрезидентка запропонувала Хайді роботу і вона погодилася.

Приклад №2: приверніть увагу. Протягом останніх чотирьох років Емілі Сернакер подавала заявки на кілька посад у Міжнародний комітет порятунку (IRC). Вона ніколи не здавалася. З кожною заявкою вона надсилала персоналізований супровідний лист: «Я хотіла, щоб мій супровідний лист підкреслював мою кваліфікацію, творче мислення і справжню повагу до організації», – каже вона.

Сара Ванья, регіональний директор з персоналу організації, каже, що листи Емілі привернули її увагу, особливо тому, що вони містили кілька відеопосилань, які демонстрували результати адвокаційної та фандрейзингової роботи Емілі в інших організаціях.

У кожному із супровідних листів Емілі також чітко давала зрозуміти, як сильно вона хоче працювати в IRC: «Мій ентузіазм щодо організації був справжнім, і я відчувала, що висловлюю його правильно», – каже вона.

Ось як Емілі висловила свою зацікавленість у роботі в IRC:

«Ви також повинні знати, що я щиро вдячна IRC. Я із задоволенням ознайомилася з вашими програмами й особисто відвідала вашу нью-йоркську штаб-квартиру, ферму “Нові корені” в Сан-Дієго, виставку “Ми можемо бути героями” та виставку “Пів неба” в Лос-Анджелесі. IRC – мій найкращий вибір, і я вірю, що буду цінним доповненням до вашої команди фандрейзерів».

Зрештою, наполегливість Емілі окупилася. Її взяли на тимчасову посаду координатора зовнішніх зв’язків, а через чотири місяці вона перейшла на постійну роботу.