Як планувати роботу: проєктні менеджери порадили кращі застосунки та ШІ-інструменти

Для вдалого та вчасного виконання завдань важливо правильно їх планувати та відстежувати. А хто, як не проджект-менеджери, найкраще розуміється на цьому? Про те, які застосунки допомагають організувати роботу, щоб не розгубити задачі та дедлайни, розповіли PM-спеціалісти Ciklum, SoftServe, GlobalLogic, Promova, S-PRO та Kaizen Hub.

Ми розпитали проєктних менеджерів про їхні улюблені застосунки та ШІ-інструменти, які вони використовують у роботі. Тизер: буде корисно не лише проджектам.

Каріна Алєксєєнко, Eх-PM lead у компанії S-PRO, Instagram/Youtube блогерка

Каріна поділилася, що із ШІ-інстументів для проєктного менеджменту найбільше використовує ChatGPT. А найкращий таск-менеджер для ІТ-команд, на її думку, – це Jira. «Глобально, продукти Atlassian – це класика для документообігу в ІТ».

«Якщо команда маленька, то можна спробувати налаштувати усе в Notion. Торік у них навіть з’явився таск-трекер та спринт борд. Звісно, функціонал значно обмеженіший, ніж в Atlassian, але для маленьких стартапів – чудове рішення», – радить Каріна.

Майже все інше вона організовує через календар – події, нагадування і завдання.

«Перепробувала купу всього, що є на ринку, і платного, і безплатного. Можу із впевненістю сказати, що вам для управління потрібен лише календар. Просто навчіться в ньому працювати. Навіть якщо у вас велика команда (я керувала командою 60+ людей), то все, що вам потрібно, це Atlassian + Google Календар та Google Таблиці», – пояснила ІТ-спеціалістка.

Читайте також: Американка рік працювала віддалено з Африки, але ніхто про це не здогадувався. Як їй це вдалося

Артур Дмитришин, Project Manager у SoftServe, засновник блогу кіп ґоінґ

Артур поділився, що в роботі користується перекладачем DeepL. ІТ-спеціаліст додав, що цей сервіс кращий за Google Translate та має вбудований AI, яким він інколи користується для редагування листів.

«Кидаю готовий лист, а застосунок пропонує мені якісь кращі формулювання, синоніми й загалом правильну побудову речення. Гарний інструмент, дуже подобається», – розповів Артур.

Також він користується Microsoft To Do для роботи із завданнями. «Тут планую, зберігаю та пріоритезую всі свої робочі таски. Дуже простий, приємний у користуванні застосунок, допомагає не губити таски й має синхронізацію з Outlook та Teams. За що окремий лайк», – пояснив Артур.

Анастасія Стельмах, Project Manager у Promova

Для відстежування задач Анастасія радить використовувати налаштування в Jira, як-от Tempo та Worklogs. Але вона зазначила, що це платні плагіни, які використовуються на рівні компанії.

Планувати проєкт чи ресурси на кілька проєктів можна в застосунку GanttPRO. 

Читайте також: Що дратує проджект-менеджера – відповіді фахівців із SoftServe, GlobalLogic і не тільки

Для своїх особистих задач менеджерка проєктів використовує такі інструменти, як Notion (для документації), Notes (для нотаток) та Reminders (для запису своїх задач).

«Також варто не забувати про ChatGPT. Він може допомогти декомпозувати велике технічне завдання в Jira чи допомогти з детальним описом таски», – пояснила ІТ-спеціалістка.

Юлія Мазур, Project Manager у GlobalLogic

Юлія звернула увагу на програми Atlassian – Jira і Confluence. 

«Мені подобається гнучкість Jira в налаштуваннях, інтеграція з іншими продуктами, візуалізація прогресу, звіти та аналітика, можливість масштабуватись. Confluence зручний для зберігання документацій у проєкті, спільної роботи команд», – пояснила менеджерка. 

Також вона користується чат-ботом ChatGPT для пошуку інформації, створення текстового контенту та перекладу. 

Читайте також: Як стати Project Manager: поради спеціалістів з GlobalLogic, SoftServe й інших ІТ-компаній

Водночас Юлія зазначає, що під час його використання важливо враховувати кілька моментів: 

• треба бути обережними та враховувати правила збереження конфіденційності;
• завжди користуйтеся здоровим глуздом і критичним мисленням, оцінюючи інформацію, яку генерує система.

Сергій Проданов, Lead Delivery Manager у Ciklum

Сергій розповів, що в роботі користується ChatGPT, адже чат-бот значно економить час на операційних завданнях. Наприклад, на заповненні опитувальників для клієнтів, написанні листів і повідомлень.

«Редагувати тексти набагато легше, ніж писати їх з нуля, тож чому б не автоматизувати цей процес», – вважає ІТ-спеціаліст. 

Він додав, що два його головних інструменти для роботи не стосуються ШІ – календар і застосунок Notion. 

«У мене декілька календарів, синхронізованих між собою. Це дає мені змогу бачити своє навантаження та чітко розуміти пріоритетність завдань. Notion – дуже мультифункціональний застосунок, який легко налаштувати під себе. В мене, наприклад, він складений згідно з принципами з книжки Getting Things Done Девіда Аллена», – пояснив Сергій.

Орест Дмитрасевич, менеджмент-консультант, засновник платформи розвитку лідерів Kaizen Hub

Орест розповів, що користується Todoist, Google Календар і режимом фокусування в Apple.

Щодо технік планування і фокусування, він рекомендує підхід тайм-блокінгу під ваші завдання в календарі та колор-кодинг.

«Я групую різні типи завдань, щоб розуміти, над чим працюю», – додав Орест.

• Нагадаємо, раніше ШІ-інструменти для роботи радили дизайнери та рекрутери.