Як планувати роботу: проєктні менеджери порадили кращі застосунки та ШІ-інструменти

Для вдалого та вчасного виконання завдань важливо правильно їх планувати та відстежувати. А хто, як не проджект-менеджери, найкраще розуміється на цьому? Про те, які застосунки допомагають організувати роботу, щоб не розгубити задачі та дедлайни, розповіли PM-спеціалісти Cik­lum, Soft­Serve, Glob­al­Log­ic, Pro­mo­va, S‑PRO та Kaizen Hub.

[social_blue social=“telegram”]

Ми розпитали проєктних менеджерів про їхні улюблені застосунки та ШІ-інструменти, які вони використовують у роботі. Тизер: буде корисно не лише проджектам.

Каріна Алєксєєнко, Eх-PM lead у компанії S‑PRO, Instagram/Youtube блогерка

Каріна поділилася, що із ШІ-інстументів для проєктного менеджменту найбільше використовує Chat­G­PT. А найкращий таск-менеджер для ІТ-команд, на її думку, – це Jira. «Глобально, продукти Atlass­ian – це класика для документообігу в ІТ».

«Якщо команда маленька, то можна спробувати налаштувати усе в Notion. Торік у них навіть з’явився таск-трекер та спринт борд. Звісно, функціонал значно обмеженіший, ніж в Atlass­ian, але для маленьких стартапів – чудове рішення», – радить Каріна.

Майже все інше вона організовує через календар – події, нагадування і завдання.

«Перепробувала купу всього, що є на ринку, і платного, і безплатного. Можу із впевненістю сказати, що вам для управління потрібен лише календар. Просто навчіться в ньому працювати. Навіть якщо у вас велика команда (я керувала командою 60+ людей), то все, що вам потрібно, це Atlass­ian + Google Календар та Google Таблиці», – пояснила ІТ-спеціалістка.

Читайте також: Американка рік працювала віддалено з Африки, але ніхто про це не здогадувався. Як їй це вдалося

Артур Дмитришин, Project Manager у SoftServe, засновник блогу кіп ґоінґ

Артур поділився, що в роботі користується перекладачем DeepL. ІТ-спеціаліст додав, що цей сервіс кращий за Google Trans­late та має вбудований AI, яким він інколи користується для редагування листів.

«Кидаю готовий лист, а застосунок пропонує мені якісь кращі формулювання, синоніми й загалом правильну побудову речення. Гарний інструмент, дуже подобається», – розповів Артур.

Також він користується Microsoft To Do для роботи із завданнями. «Тут планую, зберігаю та пріоритезую всі свої робочі таски. Дуже простий, приємний у користуванні застосунок, допомагає не губити таски й має синхронізацію з Out­look та Teams. За що окремий лайк», – пояснив Артур.

Анастасія Стельмах, Project Manager у Promova

Для відстежування задач Анастасія радить використовувати налаштування в Jira, як-от Tem­po та Work­logs. Але вона зазначила, що це платні плагіни, які використовуються на рівні компанії.

Планувати проєкт чи ресурси на кілька проєктів можна в застосунку GanttPRO. 

Читайте також: Що дратує проджект-менеджера – відповіді фахівців із Soft­Serve, Glob­al­Log­ic і не тільки

Для своїх особистих задач менеджерка проєктів використовує такі інструменти, як Notion (для документації), Notes (для нотаток) та Reminders (для запису своїх задач).

«Також варто не забувати про Chat­G­PT. Він може допомогти декомпозувати велике технічне завдання в Jira чи допомогти з детальним описом таски», – пояснила ІТ-спеціалістка.

Юлія Мазур, Project Manager у GlobalLogic

Юлія звернула увагу на програми Atlass­ian – Jira і Con­flu­ence. 

«Мені подобається гнучкість Jira в налаштуваннях, інтеграція з іншими продуктами, візуалізація прогресу, звіти та аналітика, можливість масштабуватись. Con­flu­ence зручний для зберігання документацій у проєкті, спільної роботи команд», – пояснила менеджерка. 

Також вона користується чат-ботом Chat­G­PT для пошуку інформації, створення текстового контенту та перекладу. 

Читайте також: Як стати Project Man­ag­er: поради спеціалістів з Glob­al­Log­ic, Soft­Serve й інших ІТ-компаній

Водночас Юлія зазначає, що під час його використання важливо враховувати кілька моментів: 

• треба бути обережними та враховувати правила збереження конфіденційності;
• завжди користуйтеся здоровим глуздом і критичним мисленням, оцінюючи інформацію, яку генерує система.

Сергій Проданов, Lead Delivery Manager у Ciklum

Сергій розповів, що в роботі користується Chat­G­PT, адже чат-бот значно економить час на операційних завданнях. Наприклад, на заповненні опитувальників для клієнтів, написанні листів і повідомлень.

«Редагувати тексти набагато легше, ніж писати їх з нуля, тож чому б не автоматизувати цей процес», – вважає ІТ-спеціаліст. 

Він додав, що два його головних інструменти для роботи не стосуються ШІ – календар і застосунок Notion. 

«У мене декілька календарів, синхронізованих між собою. Це дає мені змогу бачити своє навантаження та чітко розуміти пріоритетність завдань. Notion – дуже мультифункціональний застосунок, який легко налаштувати під себе. В мене, наприклад, він складений згідно з принципами з книжки Get­ting Things Done Девіда Аллена», – пояснив Сергій.

Орест Дмитрасевич, менеджмент-консультант, засновник платформи розвитку лідерів Kaizen Hub

Орест розповів, що користується Todoist, Google Календар і режимом фокусування в Apple.

Щодо технік планування і фокусування, він рекомендує підхід тайм-блокінгу під ваші завдання в календарі та колор-кодинг.

«Я групую різні типи завдань, щоб розуміти, над чим працюю», – додав Орест.

• Нагадаємо, раніше ШІ-інструменти для роботи радили дизайнери та рекрутери.