«Я живу в Ирландии, а мои сотрудники – от США до Бали». 6 советов, как управлять удаленной командой

Редакция МС Today пообщалась с Денисом Довгалем – создателем видео-продакшна doodlevideo.me, бизнеса по продаже товаров для художников через Amazon и подкаста про развитие удаленного бизнеса TravelMBA. Сам Денис живет в Ирландии, его команда на 80% находится в Украине. Также сотрудники есть в США, Британии и на Бали.

Денис рассказал, как управлять удаленной командой, нанимать правильных людей и контролировать их работу на расстоянии.

Уверены, вам также будет интересно, как «Таблеточки», «Шаг», TemplateMonster и Competera ставят цели сотрудникам и мотивируют их добиваться

Об удаленном формате бизнеса

У многих предпринимателей есть свой офис, куда должны приходить люди — и для них это привычная модель. Они считают, что если человек не ходит в офис, он работает плохо. Это сильное заблуждение.

Когда Денис создавал бизнес и набирал команду, знал сразу, что все будут работать удаленно. Обсуждал этот вопрос с каждым новоприбывшим: нужно было сразу понимать, насколько это человеку подходит. А подходит это не всем.

«Многие ходят в офис, чтобы чувствовать общность. Например, обедать или пить кофе с коллегами. Таким людям важна социальная динамика»

Денис считает, что владельцам бизнеса нужно поменять способ мышления и понять: если сотрудники работают удаленно, это не значит, что работа делается плохо. Чтобы всё получилось, нужно встраивать системы контроля и отчетности, и самое главное — создавать корпоративную культуру.

Зачем нужны каждодневные отчеты

В бизнесе Дениса действует система ежедневной отчетности: сотрудники должны отправлять отчет о проделанной работе каждый день, даже если ничего не сделали. Почему это важно:

1. Закрепляется привычка. Пришел конец рабочего дня – отправляется отчет. Так команда всегда в курсе происходящего
   по проектам.
2. Формируется ответственность. Даже если сотрудник ничего не сделал, отправкой отчета он показывает, что ему не всё равно.
3. Получается контролировать и корректировать курс. Если у человека есть вопросы, их можно обсудить. Из динамики отправки отчетов легко сделать выводы об ответственности сотрудника: если отчеты отправляются нерегулярно, то и отношение к работе соответствующее.

Как проходит отбор в команду

Отбирать людей в команду долго и тяжело. Процесс постоянно на потоке: в команду нужны копирайтеры, дизайнеры, маркетологи. Рекрутеры получают много резюме и ищут людей, которых можно привлечь. Самое важное при приеме людей — обращать внимание не столько на профессиональные навыки, сколько на его ценности.

«Навыки — это то, что можно освоить от трех до шести месяцев. А если у человека изначально другие ценности — этого уже не исправить. Ценности не меняются».

Чтобы определить ценности человека и понять, насколько он подходит, существует система подбора.

1. Первичное интервью. Нужно выяснить, чем человек занимается или занимался, почему интересна именно эта команда.
   Но первичное интервью обманчиво, ставку на него делать не получится. Всё решают дальнейшие шаги.
2. Тестовое задание. Успешные кандидаты попадают в шорт-лист. С каждым из них заключают контракт на 6 недель — испытательный срок. Об идеальном выполнении задач на испытательном сроке речи не идет: достаточно выполнить задачу хотя бы на 80 процентов. Такого прогресса достаточно, чтобы пригласить человека на работу.
3. За первые 6 недель человек осваивается: знакомится с подходом, инструментами и командой. Для проектов предусмотрены три уровня отчетности — за день, неделю и месяц, есть прописанные KPI.

О базе знаний и обучении

Денис заметил, что мало предпринимателей создают базы знаний для своего бизнеса, чтобы бизнес работал самостоятельно. У его команды такая база знаний есть, ведут её они сами. В базе хранятся часто задаваемые вопросы, инструкции, чек-листы и любая полезная информация.

Плюсов от внутренней базы знаний несколько. Первый — нужно меньше времени, чтобы адаптировать нового члена команды. Все гайдлайны прописаны, остается просто выполнять задачи.

Второй — алгоритм действий по задачам проще запоминается, когда заносишь их в базу знаний.

О сложностях в бизнесе

Бывает, что проект теряет актуальность для клиента видео-продакшна. Деньги и другие ресурсы потрачены, а клиент отказывается от выполненной работы. Этих сложностей можно избежать, проработав договор, но все детали и нюансы предусмотреть всё ещё сложно.

Вторая проблема – когда усилили отдел продаж, проектов стало очень много и команда не успевала делать продукт. Продали, а делать некому. Здесь в срочном порядке приходилось усиливать команду, другого пути не было.

С Amazon-бизнесом сложностей много, потому что вовлечено очень много посредников. Например, отправляя груз в США, он может «зависнуть» на границе из-за документов. Была ситуация, когда груз стоял на границе месяц.

Amazon-бизнес — хорошая, масштабируемая модель. Но она принадлежит не предпринимателю, а Amazon. Соответственно, предприниматель играет по правилам Amazon, а правила эти в любой момент могут измениться. Бывает так, что продукт лежит на складе, а его по каким-то причинам нельзя продавать. Или может что-то случиться с аккаунтом продавца. Всегда есть какие-то факторы, которые предусмотреть нельзя. Нужно просто быть готовым.

«Я для себя сделал вывод, что большинство проблем компании – внутренние. Или коммуникации внутри команды, или с клиентами, или неправильно прописанные процессы», говорит Денис.

Но в любом случае, когда в бизнесе все сложно, главное — быть открытым с клиентами и сотрудниками. Все сложности в бизнесе преодолеваются с сильной командой.

Полезные инструменты для удаленного бизнеса

Ориентир в инструментах – на качество, а не на количество.

• Для создания виртуального офиса — teamwork.com. Самый эффективный с точки зрения проджект-менеджмента: встроенный биллинг и система отчетности, удобное мобильное приложение, интуитивная понятность.
• Хранение файлов и документы — Google For Business. Просто и без заморочек.
• Общение внутри команды — Telegram.
• Для конференц-звонков — Google Hangouts,
• Для общения с разработчиками — Slack.
• Для личных задач — ToDoist.
• Для планирования — Календарь.

Уверены, вам также будет интересно, как «Таблеточки», «Шаг», TemplateMonster и Competera ставят цели сотрудникам и мотивируют их добиваться

***

Понравился текст? Подписывайтесь на наш Telegram-канал, и узнавайте от редакции об интересных материалах  и историях, которые в статью не попали.

1. Как «Таблеточки», «Шаг», TemplateMonster и Competera ставят цели сотрудникам и мотивируют их добиваться
2. Вера Черныш: 9 идей, как сделать работу удаленной команды максимально эффективной
3. Слава Баранский, Lifehacker: как создать прибыльное онлайн-СМИ и не ходить при этом в офис