Николай Токарев

Я с 2008 года в IT. За это время произошла масса изменений и к ним приходилось адаптироваться самому, помогать с этим другим. Мне удалось накопить 10 принципов, которые помогут упростить процесс адаптации. «Водораздел», который прошел через весь 2020 год с пандемиями, сменой парадигм и подрывом устоев, показал, что адаптация и необходимость принимать новые правила игры практически ежеминутно выходят на совершенно другой уровень. Больше у нас нет «тихих гаваней» и тактических горизонтов планирования на 3-5 лет. У адаптации есть начало, но нет конца Прежде, чем рассуждать как выглядит адаптация в 2021 году, начну с того что такое адаптация. Если говорить о менеджменте, то адаптация – это наша естественная реакция на изменения, которые происходят постоянно. Основная же цель адаптации – быть еще более эффективным и по возможности не развалить систему, частью которой вы являетесь. Адаптация начинается с вашего первого дня в компании, продолжается при переходе на новую позицию, новый проект, при расширении команды, при появлении новых инструментов, каналов и новых конкурентов. В общем, как вы понимаете, продолжается всегда и касается каждого вне зависимости от должности. У адаптации есть начало, но нет конца. И чтобы адаптация проходила успешно как для вас, так и для вашей команды, важно выстроить систему. 1. Постройте маршрут адаптации Оптимальный метод – ваш выбор: тесты, тестовые периоды, планы обучения, контрольные листы, проверочные Google-формы. Можно даже создать своеобразную дорожную карту, где отмечать контрольные точки, отслеживать успешность и оперативность каждого ее участника. Так будет проще определять время необходимое на адаптацию и закладывать его для последующих новичков. 2. Подружитесь с чек-листами Я верю в силу чек-листов. Будь то правила, списки, таблицы в Tier Meetings (универсальная таблица по всем проектам, с основными метриками и дедлайнами для каждой из задач – Прим. ред.), регламенты, видеоинструкции и так далее. В их мощь я поверил, когда осознал как много времени уходит на адаптацию каждого нового члена команды. Например, мы показываем новичку как выполнять очередность задач, смотрим за их выполнением, проходимся по ошибкам и отвечаем на вопросы. А потом, как иногда, увы, случается, мы с человеком прощаемся и приходится начинать все заново. Насколько проще было бы один раз записать видеообращение с базовыми инструкциями и при личной встрече отвечать уже на предметные вопросы? Вопрос, конечно, риторический. Проще адаптация, конкретнее запросы, экономия времени и возможность постоянно вернуться и возобновить знания в памяти – вот что для меня чек-листы. Если у вас в компании еще нет подобных инструкций или регламентов – рекомендую завести себе такой «пакет с пакетами». Сложите в него основные знания для новых коллег. А что, если команда отрицает ваши чек-листы? И такое бывает. Спросить у менеджера намного быстрее, чем самостоятельно искать ответ. Но каждый такой отрыв от основной деятельности забирает рабочее время менеджера. Ему нужно переключить внимание, вникнуть в предмет запроса, помочь и обратно погрузиться в свою задачу. Для меня умение сотрудника работать с чек-листами крайне важно. Если человек не умеет и не учится работать с инструкциями, не ценит время своего менеджера и коллег, то ваш ли это человек в принципе? Часто я слышу от предпринимателей и стартапов: «Нам не нужны регламенты, мы еще “маленькие”. А когда станем “большими”, тогда обзаведемся CRM (система управления взаимоотношения с клиентами. – Прим. ред.) и Wiki (система или веб-сервис для быстрого создания простых сайтов – Прим. ред.)». Это ошибка. С первого дня, когда у вас появляются операционные процессы, вносите их в условную Google-таблицу или на серверную папку. Цель – чтобы у вас занимало до 2 минут на поиски нужной инструкции и до 5 минут на погружение новичков в курс событий. Это позволит масштабировать адаптацию, когда таких политик станет много, а новенькие будут приходить десятками в месяц. 3. Любая ваша фраза может стать задачей Слова часто становятся задачами. Это один из важнейших тезисов, который я стараюсь не выпускать из головы во время адаптации. Представьте себе совещание. От вас исходит мысль, которая входит в юрисдикцию одного из ваших коллег. И вот он уже посчитал ее задачей и торопится выполнять. Через несколько таких встреч ваш коллега уже загружен несуществующими поручениями, вы в его глазах – деспот, и времени на реальную работу у него нет. В этом случае ответственность лежит полностью на менеджере, ведь коллега просто инициативный. Избежать такой ситуации можно. Очертите для всех четкую механику постановки задач. Используйте программы вроде Trello, Jira или просто мессенджер. Главное, чтобы каждый коллега знал, чем идея отличается от поставленной задачи. А в идеале, чтобы все участники процесса могли также увидеть, какая у кого загрузка, нормировали свои планы в соответствии с возможностями других. Это поможет избежать конфликтов и сэкономит время на согласование. 4. Создайте единый «язык» Николай Токарев Уже знаем, слова быстро становятся задачами. А это значит, что каждый член вашей команды должен быть не только в одном инфополе, но и использовать одни понятия. Казалось бы, что может быть проще, ведь все мы крутимся в одной бизнес-среде. Но для кого-то «систематизировать» – это собрать информацию в одном месте, а для кого-то – еще и поделить на категории. Создайте условный «словарь» в Google Docs или любом удобном вам интерфейсе, дайте доступ команде – и вы будете говорить на одном языке. Проверено, это отлично работает на сыгранность команды. 5. Отвечайте на вопрос: «Зачем?» Однажды я наткнулся на результаты психологического исследования. Сначала у людей спрашивали чем они занимались до того, как пришли на это исследование. Люди что-то отвечали и слышали вопрос «зачем?». На каждый следующий ответ – снова «зачем?». Так выяснилось, что в среднем людям нужно 7 итераций, чтобы прийти к единому ответу: «Чтобы быть счастливым». Это значит, что все мы живем в одной системе координат, как не крути, и финальные цели у нас схожие. Не забывайте спрашивать у себя и других зачем выполнять какую-то задачу и что это даст.А лучше - больше! Какой риск мы понесем, если откажемся от подобной задачи. После детального разбора может оказаться, что у вас есть шанс упразднить какое-то действие без влияния на общий процесс. Упрощение и оптимизация – залог успешной адаптации. Вы не будете уставать от постоянного наплыва рутины, а ценность каждого действия возрастет. Также стоит держать на контроле такие вопросы, как сроки реализации задачи, ожидаемый результат и ответственного за выполнение. 6. Организуйте контроль качества Автономный, эффективный, внутренний или внешний. Это важно. 75% людей совершают ошибки в потоке и не замечают. И по этой причине многие никогда не вернутся к их устранению. Еще 20% – замечают, но отрицают правила и не хотят переделывать работу. И лишь 5% – «золотой состав» – заметят, вернутся и исправят. Плохая новость в том, что мы не можем собрать команду на 100% из «золотого состава». Это физически невозможно. Хорошая новость в том, что нам это и не нужно. Вместо этого рекомендую обзавестись менеджером по контролю качества. Это не прихоть и не излишек. Структура вашей компании адаптируется и появляется много новых систем, баз данных, инструментов. Чтобы не переделывать спустя время фундаментальные вещи, можно на стартовом этапе увидеть ошибку. Это сэкономит в будущем ваши как финансовые, так и временные ресурсы. 7. Учитывайте «скамейку запасных» Я уверен, «не ваших» людей видно сразу. Просто в контексте этот факт сознательно или неосознанно отрицается. Знакома ли вам ситуация, когда пришел новичок, вы его долго обучали, разобщались, но по навыкам и вашим KPI он не вытягивает? Или наоборот: навыки идеальны, а человек токсичный. Второй шанс вы ему уже давали, но прогресс не предвидится. И вы не увольняете его, ведь на его место придет новый и все по кругу. Тем более, нет гарантии на быстрый поиск замены. Начинаются разговоры про уже десятый шанс. Я называю это «короткой (а иногда и пустой) скамейкой запасных». Я нашел для себя оптимальное решение. Откладывать прощание с«не теми» людьми не стоит. Но если есть сомнения и нет желания прощаться, то: неопытных – «менторить», токсичных – отправлять на фриланс и изолировать от команды. Конечно же, это в случае обоюдного согласия. Например, как-то в моей команде синхронно появилось 2 коллеги. Назовем их Жанна и Ника. Жанна была опытным специалистом с «предпринимательской жилкой», но не уживалась в коллективе. Ника же с трудом осваивала профессию, но моментально влилась в команду. Мне нужно было решить с кем мы будем двигаться дальше. В итоге, Нике я предложил остаться с последующим обучением и менторством опытного коллеги. А Жанне, не хотелось терять такой ум, предложил сотрудничать на фрилансе. Сыгранность коллектива не пострадала, а у меня остался ценный сотрудник. Пока нареканий по этой системе я не получал. 8. Долой микроменеджмент! В процессе адаптации к новому контексту бывает легко погрязнуть в микроменеджменте. Ведь никто не сделает так же хорошо, как это сделаем мы, верно? Подсказка – не совсем. Когда вы делегируете какую-то задачу может показаться, что динамика по ней ухудшилась. Человеку, часто с меньшим опытом, нужно время в ней разобраться, а, возможно, и наладить процессы под себя. Это ожидаемо. Более того, часто избавишься от части своей загрузки, а задач, кажется, только больше: тратишь время на обучение и обратную связь. Можно словить себя на мысли, что уж лучше бы я сам это сделал. Гоните от себя эти идеи вместе с чрезмерным контролем. Достаточно лишь убедиться, что коллега понимает зачем он что-то делает, для чего и в какие сроки. Тогда и спрашивать с него стоит не по каждому движению, а по результатам (финальному и промежуточным). 9. Устраните течи Этот пункт не столько про адаптацию, как про поиск на нее времени. Многим бывает жалко времени, чтоб упорядочить и оптимизировать процессы. Как в басне о лесорубе. Он рубит деревья, к середине дня ему становится все сложней, ведь топор затупился. Лесоруб слышит совет остановиться и заточить, но он отвечает, что у него нет времени. Он дровосек и его работа – рубить дрова. Чтобы выделить время на задачи – поймите на что вы его тратите. В этом мне помогает приложение Motivate Clock. Его может заменить любой другой трекер, где можно настроить поля, которые относятся к отдыху и работе. «Забиваете» в треккер все задачи на сегодня. Спустя недели две можно «собирать урожай» – аналитику о том, на что именно у вас уходит рабочее время. Это возможность уменьшить затраты времени. Например, заблокировать оповещения из какого-то мессенджера и правильно распределить нагрузку. Второе полезное приложение – подтверждение того, что «работа под настроение» правда существует. Я ручаюсь, вы замечали, что в какой-то период дня вам легче дается рутинная и монотонная работа, а в какой-то – хочется «поштормить» и покреативить. Для определения таких периодов в своем графике я использую приложение Welltory. Оно измеряет ритм сердцебиения – промежутки времени между сокращениями сердечной мышцы. Если регулярно измерять свое сердцебиение и фиксировать ощущения, можно увидеть шаблон ваших реакций на определенные действия. Измерьте несколько раз ваше самочувствие при выполнении креативных задач, работе с документами и на встречах. Пара-тройка таких измерений и вы научитесь понимать с чего вам лучше начать рабочий день. 10. Начните адаптацию, пока пишете вакансию Обычно адаптация начинается, когда человек уже пришел к вам в компанию. Но можно начать ее еще раньше – когда вы этого человека ищете. Составьте вакансию и тестовое задание так, чтобы сразу стало понятно, что человек умеет, насколько он отвечает вашим представлениям об адекватности, насколько он исполнителен, умеет слушать и слышать. Для этого сделайте описание вакансии уникальным. Убедитесь, что тестовое задание отражает функционал новой позиции. Например, мы иногда общаемся с кандидатом по почте, но просим его отправить выполненное тестовое задание менеджеру в личные сообщения. Некоторым неловко писать незнакомому человеку первыми и они все равно отправляют задание на email. Или просим в ходе тестового задания позвонить незнакомому американцу (естественно, подставному) и попробовать продать ему кофемашину. К сожалению, часто люди не проходят жесткий отбор. Особенно, когда ищешь коммуникабельного и пробивного человека. Такие тестовые, как сито: отсеивают «не ваших» людей. Вы можете подобрать свой вариант отбора по важным для вас критериям. Так и человек узнает вас лучше, и вы отберете того, кто лучше вольется в работу. Что почитать Конечно, эти рекомендации не обеспечат 100% успешную адаптацию, ведь вводные и контекст бывают разными. Поэтому напоследок я порекомендую вам три книги, которые мне помогают: “Кто. Решите вашу проблему номер один” От Джеффа Смарта и Рэнди Стрита об эффективном найме, правилах адаптации, важности гибких навыков с советами от реальных гигантов бизнеса. “Цель. Процесс непрерывного совершенствования” От Элияху Голдратта о том, что «узкие горлышки» - это неотъемлемая часть любого процесса развития, их не нужно бояться. Наоборот нужно увидеть причинно-следственные связи и понять, как с ними бороться. Именно поэтому нет такого понятия, как «завершение адаптации». Она будет проходить всю жизнь. “Эластичность. Гибкое мышление в эпоху перемен” Книга от одного из моих любимых физиков Леонарда Млодинова. Книга рассказывает о том, что приходит на смену логическому мышлению и как стать конкурентоспособным в 2021 году.

Николай Токарев

«Не ваших» людей видно сразу. Как адаптировать нового человека в команду и не сойти с ума: 10 правил