«Не ваших» людей видно сразу. Как адаптировать нового человека в команду и не сойти с ума: 10 правил

Я с 2008 года в IT. За это время произошла масса изменений и к ним приходилось адаптироваться самому, помогать с этим другим. Мне удалось накопить 10 принципов, которые помогут упростить процесс адаптации. 

«Водораздел», который прошел через весь 2020 год с пандемиями, сменой парадигм и подрывом устоев, показал, что адаптация и необходимость принимать новые правила игры практически ежеминутно выходят на совершенно другой уровень. Больше у нас нет «тихих гаваней» и тактических горизонтов планирования на 3–5 лет. 

У адаптации есть начало, но нет конца

Прежде, чем рассуждать как выглядит адаптация в 2021 году, начну с того что такое адаптация. 

Если говорить о менеджменте, то адаптация – это наша естественная реакция на изменения, которые происходят постоянно. Основная же цель адаптации – быть еще более эффективным и по возможности не развалить систему, частью которой вы являетесь. 

Адаптация начинается с вашего первого дня в компании, продолжается при переходе на новую позицию, новый проект, при расширении команды, при появлении новых инструментов, каналов и новых конкурентов. В общем, как вы понимаете, продолжается всегда и касается каждого вне зависимости от должности.

У адаптации есть начало, но нет конца. И чтобы адаптация проходила успешно как для вас, так и для вашей команды, важно выстроить систему. 

1. Постройте маршрут адаптации

Оптимальный метод – ваш выбор: тесты, тестовые периоды, планы обучения, контрольные листы, проверочные Google-формы. 

Можно даже создать своеобразную дорожную карту, где отмечать контрольные точки, отслеживать успешность и оперативность каждого ее участника. Так будет проще определять время необходимое на адаптацию и закладывать его для последующих новичков.

2. Подружитесь с чек-листами

Я верю в силу чек-листов. Будь то правила, списки, таблицы в Tier Meet­ings (универсальная таблица по всем проектам, с основными метриками и дедлайнами для каждой из задач – Прим. ред.), регламенты, видеоинструкции и так далее. 

В их мощь я поверил, когда осознал как много времени уходит на адаптацию каждого нового члена команды.

Например, мы показываем новичку как выполнять очередность задач, смотрим за их выполнением, проходимся по ошибкам и отвечаем на вопросы. А потом, как иногда, увы, случается, мы с человеком прощаемся и приходится начинать все заново.

Насколько проще было бы один раз записать видеообращение с базовыми инструкциями и при личной встрече отвечать уже на предметные вопросы? Вопрос, конечно, риторический.

Проще адаптация, конкретнее запросы, экономия времени и возможность постоянно вернуться и возобновить знания в памяти – вот что для меня чек-листы.

Если у вас в компании еще нет подобных инструкций или регламентов – рекомендую завести себе такой «пакет с пакетами».  Сложите в него основные знания для новых коллег. 

А что, если команда отрицает ваши чек-листы? И такое бывает. Спросить у менеджера намного быстрее, чем самостоятельно искать ответ. Но каждый такой отрыв от основной деятельности забирает рабочее время менеджера. Ему нужно переключить внимание, вникнуть в предмет запроса, помочь и обратно погрузиться в свою задачу. 

Для меня умение сотрудника работать с чек-листами крайне важно. Если человек не умеет и не учится работать с инструкциями, не ценит время своего менеджера и коллег, то ваш ли это человек в принципе?

Часто я слышу от предпринимателей и стартапов: «Нам не нужны регламенты, мы еще “маленькие”. А когда станем “большими”, тогда обзаведемся CRM (система управления взаимоотношения с клиентами.  – Прим. ред.) и Wiki (система или веб-сервис для быстрого создания простых сайтов  – Прим. ред.)». Это ошибка. 

С первого дня, когда у вас появляются операционные процессы, вносите их в условную Google-таблицу или на серверную папку. Цель – чтобы у вас занимало до 2 минут на поиски нужной инструкции и до 5 минут на погружение новичков в курс событий. Это позволит масштабировать адаптацию, когда таких политик станет много, а новенькие будут приходить десятками в месяц. 

3. Любая ваша фраза может стать задачей

Слова часто становятся задачами. Это один из важнейших тезисов, который я стараюсь не выпускать из головы во время адаптации. 

Представьте себе совещание. От вас исходит мысль, которая входит в юрисдикцию одного из ваших коллег. И вот он уже посчитал ее задачей и торопится выполнять. Через несколько таких встреч ваш коллега уже загружен несуществующими поручениями, вы в его глазах – деспот, и времени на реальную работу у него нет. 

В этом случае ответственность лежит полностью на менеджере, ведь коллега просто инициативный.

Избежать такой ситуации можно. Очертите для всех четкую механику постановки задач. Используйте программы вроде Trel­lo, Jira или просто мессенджер. Главное, чтобы каждый коллега знал, чем идея отличается от поставленной задачи.

А в идеале, чтобы все участники процесса могли также увидеть, какая у кого загрузка, нормировали свои планы в соответствии с возможностями других. Это поможет избежать конфликтов и сэкономит время на согласование. 

4. Создайте единый «язык» 

Уже знаем, слова быстро становятся задачами. А это значит, что каждый член вашей команды должен быть не только в одном инфополе, но и использовать одни понятия.

Казалось бы, что может быть проще, ведь все мы крутимся в одной бизнес-среде. Но для кого-то «систематизировать» – это собрать информацию в одном месте, а для кого-то – еще и поделить на категории. 

Создайте условный «словарь» в Google Docs или любом удобном вам интерфейсе, дайте доступ команде – и вы будете говорить на одном языке. Проверено, это отлично работает на сыгранность команды.  

5. Отвечайте на вопрос: «Зачем?» 

Однажды я наткнулся на результаты психологического исследования. Сначала у людей спрашивали чем они занимались до того, как пришли на это исследование. Люди что-то отвечали и слышали вопрос «зачем?». На каждый следующий ответ – снова «зачем?». Так выяснилось, что в среднем людям нужно 7 итераций, чтобы прийти к единому ответу: «Чтобы быть счастливым».

Это значит, что все мы живем в одной системе координат, как не крути, и финальные цели у нас схожие.

Не забывайте спрашивать у себя и других зачем выполнять какую-то задачу и что это даст.А лучше — больше! Какой риск мы понесем, если откажемся от подобной задачи. 

После детального разбора может оказаться, что у вас есть шанс упразднить какое-то действие без влияния на общий процесс. 

Упрощение и оптимизация – залог успешной адаптации. Вы не будете уставать от постоянного наплыва рутины, а ценность каждого действия возрастет.

Также стоит держать на контроле такие вопросы, как сроки реализации задачи, ожидаемый результат и ответственного за выполнение. 

6. Организуйте контроль качества

Автономный, эффективный, внутренний или внешний. Это важно. 

75% людей совершают ошибки в потоке и не замечают. И по этой причине многие никогда не вернутся к их устранению. Еще 20% – замечают, но отрицают правила и не хотят переделывать работу. И лишь 5% – «золотой состав» – заметят, вернутся и исправят. 

Плохая новость в том, что мы не можем собрать команду на 100% из «золотого состава». Это физически невозможно. 

Хорошая новость в том, что нам это и не нужно. Вместо этого рекомендую обзавестись менеджером по контролю качества. Это не прихоть и не излишек. 

Структура вашей компании адаптируется и появляется много новых систем, баз данных, инструментов. Чтобы не переделывать спустя время фундаментальные вещи, можно на стартовом этапе увидеть ошибку. Это сэкономит в будущем ваши как финансовые, так и временные ресурсы.

7. Учитывайте «скамейку запасных»

Я уверен, «не ваших» людей видно сразу. Просто в контексте этот факт сознательно или неосознанно отрицается.  

Знакома ли вам ситуация, когда пришел новичок, вы его долго обучали, разобщались, но по навыкам и вашим KPI он не вытягивает? Или наоборот: навыки идеальны, а человек токсичный. Второй шанс вы ему уже давали, но прогресс не предвидится. И вы не увольняете его, ведь на его место придет новый и все по кругу. Тем более, нет гарантии на быстрый поиск замены.

Начинаются разговоры про уже десятый шанс. Я называю это «короткой (а иногда и пустой) скамейкой запасных». 

Я нашел для себя оптимальное решение. Откладывать прощание с«не теми» людьми не стоит. Но если есть сомнения и нет желания прощаться, то: неопытных – «менторить», токсичных – отправлять на фриланс и изолировать от команды. Конечно же, это в случае обоюдного согласия. 

Например, как-то в моей команде синхронно появилось 2 коллеги. Назовем их Жанна и Ника. Жанна была опытным специалистом с «предпринимательской жилкой», но не уживалась в коллективе. Ника же с трудом осваивала профессию, но моментально влилась в команду. Мне нужно было решить с кем мы будем двигаться дальше. 

В итоге, Нике я предложил остаться с последующим обучением и менторством опытного коллеги. А Жанне, не хотелось терять такой ум, предложил сотрудничать на фрилансе. Сыгранность коллектива не пострадала, а у меня остался ценный сотрудник. 

Пока нареканий по этой системе я не получал.

8. Долой микроменеджмент!

В процессе адаптации к новому контексту бывает легко погрязнуть в микроменеджменте. Ведь никто не сделает так же хорошо, как это сделаем мы, верно? Подсказка – не совсем.

Когда вы делегируете какую-то задачу может показаться, что динамика по ней ухудшилась. Человеку, часто с меньшим опытом, нужно время в ней разобраться, а, возможно, и наладить процессы под себя. Это ожидаемо.

Более того, часто избавишься от части своей загрузки, а задач, кажется, только больше: тратишь время на обучение и обратную связь. Можно словить себя на мысли, что уж лучше бы я сам это сделал. Гоните от себя эти идеи вместе с чрезмерным контролем. 

Достаточно лишь убедиться, что коллега понимает зачем он что-то делает, для чего и в какие сроки. Тогда и спрашивать с него стоит не по каждому движению, а по результатам (финальному и промежуточным).

9. Устраните течи

Этот пункт не столько про адаптацию, как про поиск на нее времени. Многим бывает жалко времени, чтоб упорядочить и оптимизировать процессы. 

Как в басне о лесорубе. Он рубит деревья, к середине дня ему становится все сложней, ведь топор затупился. Лесоруб слышит совет остановиться и заточить, но он отвечает, что у него нет времени. Он дровосек и его работа  – рубить дрова. 

Чтобы выделить время на задачи – поймите на что вы его тратите. 

В этом мне помогает приложение Moti­vate Clock. Его может заменить любой другой трекер, где можно настроить поля, которые относятся к отдыху и работе. «Забиваете» в треккер все задачи на сегодня. Спустя недели две можно «собирать урожай» – аналитику о том, на что именно у вас уходит рабочее время. 

Это возможность уменьшить затраты времени. Например, заблокировать оповещения из какого-то мессенджера и правильно распределить нагрузку.

Второе полезное приложение – подтверждение того, что «работа под настроение» правда существует. Я ручаюсь, вы замечали, что в какой-то период дня вам легче дается рутинная и монотонная работа, а в какой-то – хочется «поштормить» и покреативить. 

Для определения таких периодов в своем графике я использую приложение Well­to­ry. 

Оно измеряет ритм сердцебиения – промежутки времени между сокращениями сердечной мышцы. Если регулярно измерять свое сердцебиение и фиксировать ощущения, можно увидеть шаблон ваших реакций на определенные действия.

Измерьте несколько раз ваше самочувствие при выполнении креативных задач, работе с документами и на встречах. Пара-тройка таких измерений и вы научитесь понимать с чего вам лучше начать рабочий день. 

10. Начните адаптацию, пока пишете вакансию

Обычно адаптация начинается, когда человек уже пришел к вам в компанию. Но можно начать ее еще раньше – когда вы этого человека ищете. 

Составьте вакансию и тестовое задание так, чтобы сразу стало понятно, что человек умеет, насколько он отвечает вашим представлениям об адекватности, насколько он исполнителен, умеет слушать и слышать.

Для этого сделайте описание вакансии уникальным. Убедитесь, что тестовое задание отражает функционал новой позиции. 

Например, мы иногда общаемся с кандидатом по почте, но просим его отправить выполненное тестовое задание менеджеру в личные сообщения. Некоторым неловко писать незнакомому человеку первыми и они все равно отправляют задание на email. Или просим в ходе тестового задания позвонить незнакомому американцу (естественно, подставному) и попробовать продать ему кофемашину. 

К сожалению, часто люди не проходят жесткий отбор. Особенно, когда ищешь коммуникабельного и пробивного человека. 

Такие тестовые, как сито: отсеивают «не ваших» людей.

Вы можете подобрать свой вариант отбора по важным для вас критериям. Так и человек узнает вас лучше, и вы отберете того, кто лучше вольется в работу.

Что почитать

Конечно, эти рекомендации не обеспечат 100% успешную адаптацию, ведь вводные и контекст бывают разными. Поэтому напоследок я порекомендую вам три книги, которые мне помогают: 

• “Кто. Решите вашу проблему номер один” 

От Джеффа Смарта и Рэнди Стрита об эффективном найме, правилах адаптации, важности гибких навыков с советами от реальных гигантов бизнеса.

• “Цель. Процесс непрерывного совершенствования” 

От Элияху Голдратта о том, что «узкие горлышки» — это неотъемлемая часть любого процесса развития, их не нужно бояться. Наоборот нужно увидеть причинно-следственные связи и понять, как с ними бороться. Именно поэтому нет такого понятия, как «завершение адаптации». Она будет проходить всю жизнь.

• “Эластичность. Гибкое мышление в эпоху перемен” 

Книга от одного из моих любимых физиков Леонарда Млодинова. Книга рассказывает о том, что приходит на смену логическому мышлению и как стать конкурентоспособным в 2021 году.