Как планировать время, чтобы это работало и не бесило

Все книги по саморазвитию пестрят заголовками о важности планирования рабочего дня. Его преимущества – это быстрое включение в работу, возможность точно распределить время и расставить дела по приоритету. Лично для меня список дел создает видимость, что выполнить можно любую работу – вот же оно записано в блокноте, стоит только сделать и вычеркнуть. Но это не так.

Если бы такой способ работал для всех и всегда – мы бы жили в идеальном мире выполненных задач. Но на деле одни планы так и остаются на бумаге, другие отнимают слишком много времени, третьи завершаются только наполовину.

Почему планирование плохо работает

Первое: многие переоценивают свои силы и неправильно рассчитывают время, которое выделяют на выполнение задач.

Второе: невозможно учитывать все непредсказуемые факторы, например, пробки на дорогах или отключение света.

Что советует наука

• При планировании дня вспомните, сколько времени у вас занимало исполнение такого же или похожего дела раньше. Конечно, обстоятельства не будут идентичными, но так можно более точно оценить срок выполнения той или иной задачи.
• Постарайтесь точно соответствовать плану и во время работы над любым заданием не отвлекаться ни на что другое (особенно на панику, что вы не успеваете). Так вы повысите свою результативность.

Мозгу, чтобы полностью переключиться с одной задачи на другую, требуется 23 минуты и 15 секунд.

• Найдите человека, который будет «контролировать» вашу деятельность – выполнение задач в срок. А вы могли бы делать то же для него. Благодаря этому человеку вы будете относиться к решению вопросов более ответственно.

Такой обмен помогает привести мысли в порядок и получить дельные советы по поводу распорядка.

Как правильно планировать

Американские коучи Роджер Сайп и Робб Збиерски в своей книге «Разум под контролем» дают несколько дельных советов по распределению времени.

Выделяйте себе по два часа каждые две недели на встречу с самим собой. Это время нужно посвятить тому, чтобы вспомнить, что для вас действительно имеет значение, пересмотреть свои цели и сделать расписание на следующие две недели.

Следующие семь шагов конкретизируют, что именно нужно делать в эти два часа.

• Представьте себя в самом счастливом состоянии. Что вам для этого нужно и что конкретно сделать, чтобы это получить? Звучит банально, но, если вы не знаете, куда стремитесь, – то, как вы распределяете свое время, большой роли не играет. Если вы не понимаете, где хотите очутиться, вы не найдете самый короткий путь туда.
• Пересмотреть дела. Выделить все стоящие. Суть упражнения состоит в том, чтобы вы почувствовали, что вы управляете своей жизнью, а не плывете по течению. Посмотрите, что важного у вас запланировано, и впишите это в календарь. Возможно, на этом этапе многие дела отвалятся, так как они не имеет для вас большого значения.
• Время для самосовершенствования. Да, его тоже нужно планировать. Изучаете испанский, ходите в зал или на танго, читаете книги по бизнес-развитию? Обязательно впишите это в свой календарь. Все планы по посещению тренингов, курсов, мастер-классов тоже впишите на конкретные даты и время. Так велика вероятность, что вы не пропустите занятия, которые делают вас лучше и делают лучше вам.

• Зеленое время – время профессиональной деятельности. Запланируйте и его (особенно это важно для тех, кто работает из дома). Все, что приносит вам доход, – зеленое время, которое нужно отметить в календаре.
• Красное время – тоже ваша профессиональная деятельность, которая не приносит денег сейчас, но становится грунтом для зеленого времени в будущем. Например, подготовка к презентации – это красное время. Оценка эффективности, оформление документации, поиск потенциальных клиентов – тоже красное время. Важно это планировать очень конкретно, чтобы эти задачи не поглотили ваши силы и вы не бежали весь день, как хомяк в колесе, без видимого результата.
• Гибкое время – время «да я бы с удовольствием это сделал, но сейчас, увы, не могу». Например, клиент, которому нужно, чтобы вы отложили все свои дела и занимались именно его вопросом (да, бывает разное, я иногда тоже так делаю). Чтобы контролировать такие ситуации и грамотно управлять своим временем, лучше учесть и гибкое время тоже. Его стоит посвятить решению вот таких «как снег на голову» задач.
• Восстановление – время на это тоже планируем. Все, что помогает вам отдохнуть очень конкретизировано вписывайте в график. Свидания, театр, коньки, рукоделие, сериалы, просто на диванчике полежать – главное, чтобы вы собрали свои силы назад.

Что делать, если строгое планирование не для меня

И не для меня тоже. Строгое планирование подходит большинству людей на планете и многим очень помогает в развитии карьеры, поддержании баланса между семьей, работой и личным временем. Но не всем.

Возможно, вы, как и я, «хаотик». И если однообразие вам мгновенно наскучивает, а обычный тайм-менеджмент бесит – вот моя система жизни без плана.

Из-за склада характера у меня выработался своеобразный способ планирования. Когда я договариваюсь с клиентом о встрече – мы выбираем, например, вторник. Но в связи с очень быстрыми изменениями графика у обоих мы не говорим о конкретном времени. И уже во вторник утром или даже днем решаем, какой час будет удобен нам обоим.

Я решил для себя, сколько неопределенности я готов себе разрешить. Можно задать себе вопросы: нужны ли вам фиксированные рабочие часы? Хотите ли вы постоянно помнить, какой сегодня день недели? Любите ли выполнять одинаковый объем работы ежедневно или готовы за три дня без сна отработать все и сразу?

Я комбинирую разные виды деятельности на протяжении дня: не занимаюсь постоянно чем-нибудь одним, а, например, до обеда делаю таблицы, а после – встречаюсь с клиентами.

Еще идеи, которые я слышал от коллег

• Иметь одну работу, но параллельно проходить курсы по всякому разному, чтобы отвлекаться и повышать шансы найти что-то интересное.
• Если работаете на многих проектах – лучше создать общий, который будет постоянно обновляться, список того, что нужно сделать на неделе, и стараться переключаться с задачи на задачу.
• Учитывать биологию циркадных ритмов – часов, которые встроены в наш организм. Очевидное: утром кортизол, который отвечает за мобилизацию организма повышен, так что стрессовые дела лучше планировать на это время. Неочевидное: промежуток между полуднем и четырьмя часами дня – самый сложный для дел, где необходимо сосредоточиться. Так что сюда лучше планировать несложные, приятные дела.
• Вечером мы лучше всего выполняем задачи, которые требуют креативности. На это вроде как влияет усталость – мы ослабляем контроль и мозг свободно ищет разноплановые решения проблемы.

Как итог скажу, что порой даже в самый продуманный план жизнь вносит свои коррективы. И не забывайте, что они могут быть прекрасны.