Ошибки привели к 1,5 млн грн кассового разрыва. База по финансам, которую нужно знать каждому предпринимателю

Грамотный финансовый учет – основа эффективного бизнеса. Об ошибках, которых стоит избегать, на YouTube-канале Finmap я поговорил с Юрием Гладким, CEO и сооснователем креативного агентства полного цикла Grape, которое уже 10 лет специализируется на бренд-маркетинге. 

Начало пути проб и ошибок

Гладкий пришел в маркетинг из журналистики – открытию первого диджитал-агентства предшествовала работа в игровом журнале. «На старте собственного бизнеса я вообще не занимался финансами, – говорит он. – Моя роль как CEO была связана с управлением продуктом, креативом и стратегией».

Предпринимателями становятся визионеры: люди, которые что-то создают, придумывают. Далеко не всегда они любят заниматься цифрами. Однако, если не уделять внимания финансам, неизбежно сталкиваетесь с проблемами. И тогда приходится изучать этот вопрос с нуля.

Юрий, как и многие, начинал с таблички в Excel, где фиксировал доходы и расходы. Сейчас он уверен: имей он знания о финансовом планировании раньше, избежал бы ряда кризисов и убытков в бизнесе.

Азы финансов 

Для владельца бизнеса знания по финансовому учету – ключевой навык. По мнению Юрия, важно разбираться в этом хотя бы на базовом уровне. А еще быстро извлекать уроки. «Гигиенический финансовый минимум» предпринимателя выглядит так:

• вести платежный календарь;


• контролировать точку безубыточности;
• использовать кассовый метод и метод начислений.

Рассмотрим эти пункты подробнее.

1. Наличие платежного календаря

Если вы не понимаете, почему важно планировать платежные дни, то, скорее всего, будете платить когда и кому угодно. Результат – хаос в бизнесе. «Когда начал работать с одной корпорацией, впервые узнал, чем чревата для бизнеса отсрочка платежей в 180 дней, – вспоминает Юрий. – Крупные сети часто так делают, и многие соглашаются. Это нонсенс! Вы не должны кредитовать большие компании. Отстаивайте свои права.

Сейчас он требует оплату в течение 30 дней, а возможность отсрочки выставляет в кредитование по банковскому проценту.

Главное здесь – контролировать процесс, видеть горизонт планирования и понимать, сколько денег в бизнесе сейчас и сколько будет потом.
Важны и инструменты решения этой задачи. Если вести финучет в Excel, вы видите просто полотно цифр.

Предположим, вы занимаетесь производством и поставками продукции по всему миру. Вы вносите в Excel-таблицу стоимость доставки (как в доходах, так и в расходах). Если в Excel вы просто будете видеть эти суммы, то хорошее финансовое приложение даст вам куда больше. Например, у нас в Finmap эти данные будут отображаться визуально, в виде двух столбиков. Если один станет вдвое больше другого, вы сразу поймете, что в этом месте у вас в бизнесе «дырка» – ежемесячный минус. 

2. Точка безубыточности

Если рассчитаете ее для своего бизнеса, вы откроете для себя новые возможности планирования. Только когда понимаете, сколько тратите, и сколько продаете, можете планировать рост и развитие бизнеса. Лишь после прохождения точки безубыточности в бизнесе появляются деньги для планирования.

Чем меньше бизнес, тем более частыми должны быть точки контроля денег. С изменением даже в течение одного месяца разных параметров системы (например, увеличение цены сырья или скачок курса валют) меняется и объем денег, которые нужно заработать за этот месяц.

Юрий Гладкий признает, что в свое время пускал финансовое планирование на самотек. «Я думал: “Раз контракты есть, бизнес растет – можно расслабиться”, – говорит он. – Перестал погружаться в детали контрактов, поймал “момент славы”».

Результат был печальным: огромный кассовый разрыв и минус в 1,5 млн грн. «Для меня это была катастрофа, – вспоминает Гладкий. – Но она стала началом новой эпохи для бизнеса, началом изменений во всей компании».

3. Важнейшее правило финансового учета – разделять полученные деньги и доход

Существует два метода финучета: кассовый метод и метод начислений.
Начинающие предприниматели обычно начинают вести финучет с кассового метода: получил деньги – записал, потратил – записал. С развитием бизнеса приходит понимание, что нужно строить некую систему.

«Мы осознали, что по кассовому методу можно жить только в самом начале бизнеса, а дальше нужно учиться планировать работу с финансами, и перестроили модель, по которой засчитывали проекты, – вспоминает Юрий. – Сейчас в агентстве заводим их в систему учета, там информация раскладывается как конструктор, и мы знаем, на какой процент выполнили работы, когда получим деньги и так далее».

Это и есть метод начисления, он фиксирует выполненные обязательства. Выполнили обязательства перед клиентом – записали в доход, выполнил подрядчик перед вами свои – записали в расход.

Использование двух этих методов учета одновременно даст вам возможность видеть и деньги, и обязательства. Это важно еще и потому, что когда сумма поступает на счет, она не становится автоматически вашей. Вашими деньги станут тогда, когда будут закрыты обязательства перед клиентом и подписаны документы.

Это еще актуальнее, когда вы ведете несколько проектов, один из которых длится месяц, другой – квартал, третий – полгода. За один заплатили сразу, за другой – до сих пор не рассчитались. Только метод начисления позволяет в реальном времени видеть затраты, прибыль и можно ли «выводить» деньги из бизнеса. 

Разумное распределение прибыли

В отличие от Андрея Остапчука, который принципиально не инвестирует в компании, где у собственника есть зарплата, Юрий уверен, что это вопрос участия владельца в деятельности бизнеса. Факт назначения зарплаты владельцу позволяет понять, чем он у себя в бизнесе занимается, как это должно быть оплачено. Задайтесь вопросом: сколько бы стоила эта работа, найми вы на нее кого-то вместо себя? 

«Я для себя определил сумму, которая нужна мне для жизни, это – моя фиксированная зарплата, – говорит Юрий Гладкий. – А есть дивиденды, на которые я работаю в течение года. Здесь нет правильного или неправильного. Есть разные модели. Главное, чтобы ваши бухгалтеры знали, что завтра вы не придете, не заберете все наличные из кассы или со счетов, а компания не “слетит с катушек”».

Понимание этих моментов позволяет настроить систему в бизнесе. 

Большое видится издалека

Есть мнение, что эффективно управлять системой возможно, только если выйти из нее. 

Юрий согласен: «В свое время я делал все сам: был и копирайтером, и стратегом, и менеджером. Сейчас я только СЕО, который управляет продуктом, нанимает людей, анализирует цифры и планы продаж, понимает, во что инвестировать. И коль скоро деньги – кровь этой системы, важно выделять для них время».

Нередко собственники погружены в операционку и убеждены, что для развития бизнеса нужно больше продаж, заказов, маркетинга, рекламы и так далее. Но, если бы посмотрели внимательно на цифры, они бы увидели, что с ростом доходов растут и расходы, и порой непропорционально. Управление финансами позволяет это увидеть и осознать.

Вести финучет самому вовсе не обязательно. Это можно делегировать ассистенту, но со временем важно передать эти задачи специалисту по финансовому менеджменту.

Анализ состояния бизнеса через призму финансов поможет делать выводы об успешности стратегии, видеть свои ресурсы и принимать решения, как ими распоряжаться. Главное – не оставлять финансы на откуп другим людям и самому разобраться с цифрами. Для этого вовсе не нужно становиться гуру 1С или Excel. Сегодня это доступно в максимально простой форме, которую легко настроить под себя. 

Юрий Гладкий говорит, что финансы не любят оптимистов и советует оценивать перспективы бизнеса реалистично и даже занижать ожидания. «Грамотное финансовое планирование, разделение личных и рабочих финансов, понимание структуры доходов и расходов – базовые принципы финансовой гигиены. Следование им позволит избежать множества проблем».