«Отложите на завтра то, что можно сделать завтра»: 8,5 рабочих советов, как управлять своим временем

Тайм-менеджмент – в переводе с английского означает «управление временем». Временем, разумеется, управлять нельзя, и настоящая задача тайм-менеджмента – это упорядочить использование времени (личного и рабочего), чтобы успеть сделать все важные дела. 

А теперь сами советы:

Совет № 1. Научитесь правильно ставить цели

Очень много написано о правильности постановки целей по принципу SMART. Если быть кратким, не забудьте, что цель должна быть конкретной, значимой, достижимой, ограниченной во времени и, конечно, измеримой. 

Например, три года назад я начал заниматься бегом и поставил себе цель: пробежать марафон в течение года. Это была конкретная цель, измеримая (именно марафон, 42 км, и именно за год). Она была для меня важна, давала дополнительную энергию, и у меня были время и силы на тренировки. Я достиг этой цели. Более того, потом пробежал еще один марафон и занялся плаванием: дважды переплывал Босфор и прошел Oceanman в Италии (плыть 14 км, 5 часов 20 минут).  

Совет № 2. Научитесь планировать свой день

Составьте список дел на сегодня. Определите, сколько времени необходимо на каждую задачу. Прошейте во времени те задачи, которые имеют конкретное время (например, посещение врача, встреча, звонок на определенное время). Расставьте приоритеты и вычеркните или перенесите те задачи, которые не помещаются в план дня и имеют наименьшую приоритетность. 

Между задачами всегда делайте паузы в 20–30 минут. А также планируйте свой день не больше чем на 80%. Оставьте 20% на непредвиденные задачи и входящие звонки. Старайтесь соблюдать этот план действий, иначе все снова превратится в хаос. 

По возможности планируйте свой день с вечера предыдущего дня. Ранее мне хватало на это 10–15 минут в конце дня. Сейчас у меня есть ассистент, которая полностью занимается моим графиком.  

Совет № 3. Научитесь бороться с ленью

Для начала научитесь отдыхать, чтобы у вас была энергия для работы. Организуйте свой рабочий стол, чтобы все необходимое было под рукой. Разбейте сложное дело на несколько более мелких и начните с приятного кусочка. Когда вы ленитесь, подумайте, сколько времени вы уже потеряли и сколько теряете сейчас для достижения поставленных целей.

Не откладывайте неприятное и некомфортное дело. Мы все так иногда делаем, я не исключение. В итоге это все равно приходится делать, но вы уже потратили много сил и энергии на мысли об этом. Лично я все неудобные задачи стараюсь делать в первой половине дня, чтобы сразу расправиться с ними, и всё. Если интересно подробнее, то даже есть книга о том, как успевать больше: «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку». 

Совет № 4. Научитесь планировать длинные задачи

Составьте план для выполнения длинных задач, разбив их на мелкие подзадачи. 

Подумайте, что вы будете делать сами, а что можно делегировать. Определите, какие подзадачи можно делать параллельно, а какие последовательно. Регулярно сверяйтесь с планом и корректируйте его при необходимости. Обязательно поставьте ограничения по времени на выполнение той или иной подзадачи.

Например, организовать участие в выставке. Это большая задача, длинная, она начинается сейчас и заканчивается в день проведения мероприятия. Она состоит из многих кусочков: подготовить место, выбрать оборудование, определить людей, которые будут на выставке, сделать визитки, продумать дизайн места, прозвонить потенциальных клиентов и пригласить их на выставку и так далее. Каждый этот пункт можно и нужно кому-то делегировать. И вот уже большой сложный проект выглядит как ряд обычных задач. 

Совет № 5. Не расходуйте время понапрасну

Порядок на рабочем месте, в вашем ПК, планшете, почте – это все увеличивает эффективность вашей работы, не поглощая ваше время. При выполнении задачи не переключайтесь на другие, иначе на это могут уйти часы. Всем же знакомо это чувство, когда во время какой-то задачи вам позвонили и вы отвлеклись?  

Научитесь говорить «нет» таким отвлекающим звонкам или просьбам. Перед тем как начать выполнять какое-либо задание, убедитесь, что вы понимаете, каким должен быть результат, какой способ достижения может быть. Иначе вы можете по несколько раз переделывать одно и то же. 

Когда мне нужно решить важные задачи, я стараюсь либо отключать телефон, либо ставить его на беззвучный и максимально исключать себя из коллектива. Для этого чаще всего ухожу в комнату переговоров, чтобы максимально сосредоточиться. 

Совет № 6. Экономьте свое время

По возможности назначайте встречи ближе к дому или офису, назначайте встречи одну за другой в одном и том же месте. Не стесняйтесь напоминать людям о встрече день в день, а также перед вашим выездом на встречу. Так вы избежите случаев, когда к вам опаздывают или забыли о встрече. 

Если все же у вас появилось незапланированное свободное время, постарайтесь занять его короткими задачами, звонками, ответами на почту или сообщения.

Совет № 7. Будьте пунктуальными

Цените не только свое время, но и время окружающих. Заранее планируйте свой маршрут и старайтесь приехать на 20–30 минут раньше. Свободное время можно занять быстрыми задачами (почта, сообщения, звонки). Если опаздываете, сообщите об этом заранее, как только поняли, что опоздаете.

Совет № 8. Используйте современные планировщики и другое ПО

Сейчас огромное количество инструментов планирования: ежедневники, календари, планинги. Пробуйте и выберите то, что нравится вам. 

Лично я пользуюсь Google-календарем для планирования своего дня. Пользуйтесь онлайн CRM- и ERP-системами (система планирования ресурсов предприятия. – Прим. ред.). Это повысит вашу эффективность работы в любом месте при наличии интернета. 

Используйте всевозможные программы для визуализации ваших задач, проектов – это поможет вам лучше осознать всю картину предстоящих работ. Я рекомендую вам как систему тайм-менеджмента использовать Pyrus. Проверено временем на всех моих компаниях.

Совет № 8,5. Самый главный совет!

Помните высказывание Бенджамина Франклина «Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня»? В настоящем мире столько задач, что, выполняя их и не откладывая, мы просто перестанем спать.

Я придерживаюсь правила «Отложите на завтра то, что можно сделать завтра». Если это можно сделать завтра, то это не срочно, а возможно, и не важно. Иногда, откладывая задачу, вы и не делаете ее вовсе, потому что она становится ненужной. А сделав ее сразу, вы потратили бы на это время.

Желаю вам научиться правильно использовать свое время, чтобы быть эффективным и иметь возможность отдыхать. Радуйтесь жизни и помните: «Чтобы чего-то достичь в жизни, нужно что-то начать делать».