«Если вы не запланировали удовольствие, в вашей жизни его не будет»: 7 правил, чтобы успевать всё

Я знаю по себе, как владельцы бизнеса и руководители сейчас перегружены. Но как организовать свою работу так, чтобы она была эффективной, позволяла достигать целей, но при этом находилась в гармонии с другими сферами жизни? Помочь в этом может организация времени.

Многие начинают составлять списки задач на день и быстро бросают. Это приводит к разочарованию в самих себе. Сегодня я поделюсь своими успешными правилами управления временем и расскажу об инструментах, которые позволят не бросить это занятие через неделю.

Правило №1. Держите внимание на целях

Обычно, когда мы слышим слово «цели», то думаем о чем-то глобальном, что полностью изменит наш бизнес. Например, открыть еще один магазин или увеличить объем продаж. Но я имею в виду цели, которые вызывают эмоции лично у вас. Директор обувного магазина мечтает свозить свою любимую на Мальдивы? Замечательно. Эта цель вызывает эмоции, ее хочется достигать.

Когда вы занимаетесь организацией времени, то, конечно, планируете много вещей в бизнесе, в делах. Но всегда держите внимание на целях, которые наполняют эмоциями лично вас.

Безусловно, у руководителя торговой компании есть цель к концу месяца выйти на определенный объем, поработать над ассортиментом товаров, в перспективе открыть новые филиалы. Но все эти цели очень логичны и аналитичны. Когда вы долго находитесь в этой игре, они перестают приносить какое-то удовлетворение, не заряжают эмоционально.

Правило №2. Реалистично оценивайте время

Четко определите, сколько на самом деле у вас есть времени на достижение цели. Некоторые люди чрезвычайно оптимистичны в этом. У нас 40 рабочих часов в неделю, но я видел тех, кто умудряется впихнуть в свой рабочий план задач на 80 часов.

Это не приведет ни к чему хорошему. Вы станете загнанной лошадью. Инструменты планирования времени будут делать из вас раба, создавать только боль, и в конечном итоге вы захотите от них избавиться.

Не совершайте эту ошибку – планируйте реалистично. Организация времени совершенно не заключается в том, чтобы заставить себя работать в два раза больше. Она помогает вместить в 35–40 часов приоритетные задачи, уделить внимание именно тому, что принесет результаты.

Как это внедрить:

Я всегда планирую рабочую неделю с расчетом, что у меня будет 35 рабочих часов, потому что я знаю, что жизнь подбросит мне что-то непредсказуемое, и время на задачи вне плана все равно придется выделять.

Моя работа связана в основном с длительными проектами. Периодически (раз или два в году) я переоцениваю время, которое мне необходимо на них затратить. Часто мне приходится рубить какие-то проекты, снижать приоритеты, от чего-то вовсе отказываться. Некоторые из них могут в перспективе заставить меня работать по 60 часов в неделю, а это нереально.

Правило №3. Планируйте не только работу

Если вы хотите, чтобы в вашей жизни было место семье, друзьям и развлечениям, заботе о здоровье и занятиям спортом, это необходимо планировать. Все активности должны стоять в календаре и быть учтены в вашем плане времени.

Если вы не запланировали удовольствие в жизни, в вашей жизни удовольствия не будет.

Работа съест все ваше время. Подойдите к этому ответственно, ведь работа в моменте будет всегда казаться вам более важной. Но когда вы оглянетесь назад, вы огорчитесь, что потратили всю жизнь исключительно на нее.

Правило №4. Записывайте всё

Организация времени – это не то, что вы делаете в голове. Все должно быть записано либо в календаре, либо в ваших заметках. Разум и память всегда будут подводить. Сиюминутные проблемы и сложности отвлекают нас.

Но планирование времени – это серьезная аналитическая работа. И для того, чтобы не забыть о чем-то важном, необходимо фиксировать все в письменном виде (бумажном или электронном). Это позволит не сбиться с приоритетов.

Как это внедрить

Вам в голову пришла мысль провести мероприятие, пройти курс, научиться чему-то. Сразу же, пока вы не остыли, пока вас наполняют эмоции, внесите идею в календарь. Укажите, в какой день (или на какой неделе) вы это реализуете. Поставите цель в свой план, и она осуществится.

Правило №5. Анализируйте ошибки

Вы начинаете планировать и примерно оцениваете время, которое понадобится вам на выполнение задачи. Предполагаете, что на встречу с клиентом уйдет два часа, на изучение документов – час.

Но, так как вы новичок, то ошибок не избежать. Большинство людей, когда видят, что они что-то не успевают или делают дольше запланированного, расстраиваются и бросают планирование. Они думают, что организация времени не работает вообще. А это просто технические ошибки.

Не стремитесь все сделать идеально.

Невозможно с первой попытки освоить профессиональный инструмент. А планирование и управление временем им и является. Поэтому в начале дня обязательно нужно проанализировать план предыдущего, понять, что и почему не получилось.

Как правило, причина в мелких ошибках, в чем-то, что вы не приняли во внимание. Но здорово, что на основе этой информации сразу же можно подкорректировать план на следующие дни. Так с каждым днем планирование будет становиться все более реалистичным и правильным. И тогда оно будет приносить много удовольствия.

Правило №6. Выделяйте время на планирование

Планирование также требует времени, и его обязательно нужно выделять. На оценку результатов предыдущего дня и корректировку планов следующего можно потратить 15 минут, пока вы лежите в постели. Кому-то удобнее делать это вечером, но планирование должно стать постоянной рутиной, полноценной частью вашей жизни.

Жизнь всегда будет казаться важнее, чем ее планирование. И это нормально.

Но выделять время необходимо, иначе все планы, которые вы строите, будут рассыпаться.

Правило №7. Ведите дневник

Дневник для меня – нечто особенное, ведь там мы записываем ключевые события, важные идеи, следим за тем, как меняются интересы или цели. Люди, которые ведут дневник, получают невероятный результат.

Мы всегда живем в моменте, наша точка зрения постоянно меняется, но мы даже не можем вспомнить, как смотрели на вещи неделю, месяц или год назад. Планы – это о будущем, а дневник – о том, что с нами происходило.

Как дневник помогает отследить прогресс

Иногда возникает ощущение, что мы работали над целями всегда и будем продолжать делать это еще долго. Из-за этого кажется, что нет никакого прогресса. Дневник позволяет почувствовать, что жизнь действительно изменилась, стала более эффективной.

Необязательно делать записи ежедневно, достаточно моментов, когда происходит что-то хорошее, меняется точка зрения. Когда вы будете возвращаться к дневнику, то поймете, насколько сильно выросли, стали успешнее и компетентнее.

Множество великих людей, о которых мы читаем в книгах, чьи истории жизни воплощены в гениальных фильмах, вели дневники. И они делали это не для потомков, а для себя. Почему бы и вам это не делать?

Применяйте семь золотых правил управления временем, и ваша жизнь станет гораздо более интересной и целесообразной. Вы будете получать от нее гораздо больше удовольствия.