25 Aug 2019

Как навести порядок в почте и перестать терять важные письма? 5 шагов из опыта пиарщика

PR-специалист Тамарин Тобиан ежедневно получает сотни писем. Вот какую систему она использует, чтобы держать ситуацию под контролем.

Редакция MC Today вместе с Бюро переводов «Профпереклад» предлагает перевод ее материала.

Перевод от

Я работаю специалистом по связям с общественностью и управляю нишевой PR-компанией, которая оказывает услуги независимым кинематографистам и другим клиентам. Я получаю тонны писем, в среднем от 400 до 600 в день. Уверена, ваша папка входящей корреспонденции заполнена не меньше, а то и больше.

В какой-то момент я просто перестала открывать большинство писем в личном ящике. Со временем у меня накопилось более 20 тыс. непрочитанных и неразобранных писем. Мне пришлось отключить уведомления на телефоне. Мне казалось, что цифровые технологии меня упрекают. С рабочим ящиком дела обстояли не лучше.

У меня не было системы, которая помогла бы сократить это число. Мой список дел погряз в хаосе. Неудивительно, что многие задачи оставались невыполненными.

Позже, а скорее внезапно, темп жизни стал еще интенсивнее. Я перестала справляться с обязанностями. Все свое время я тратила на сортировку писем. Приходилось придумывать себе оправдание за то, что не могла пойти на похороны, чтобы разобраться со всей корреспонденцией. Я постоянно находилась в состоянии нервозности. Я знала, что нужно что-то менять.

Прочитав книгу Вероники Кирин «Истории старцев. Что Великое поколение знает о технологиях, чего не знаете вы» (Stories of Elders: What the Greatest Generation Knows about Technology that You Don’t), я поняла, что следует научиться пользоваться технологиями более обдуманно и дисциплинированно. И проще всего было начать с организации электронных сообщений. Я пообещала себе разбирать все входящие письма хотя бы один раз в день.

Методом проб и ошибок я наконец-то нашла подходящий для себя метод. Вот какой системой я пользуюсь сейчас.

Установите сроки, а затем переместите все содержимое из входящих в новые папки для сортировки

Рассортировать более 20 тыс. писем за один день было для меня невыполнимой задачей. Не под силу она и вам. Поэтому я дала себе месяц на то, чтобы разобраться с рабочей корреспонденцией, и полгода на организацию личного ящика.

Чтобы не терять мотивацию, я поставила на рабочий стол календарь с обратным отсчетом. Затем переместила все письма из входящих в новые папки для сортировки. Вся корреспонденция, пришедшая за последние две недели, отправилась в папку «Срочные». Остальное – в папку «Разобрать».

Придерживайтесь графика

В течение дня я проверяю почту приблизительно каждые 45 минут. Чтобы папка «Входящие» не переполнялась, чищу ее в определенное время. Я установила напоминания на 9:00, 14:00 и 16:40.

Папки, куда я для сортировки отправила большой объем корреспонденции, разбираю, когда ожидаю соединения с человеком, которому звоню, или по вечерам за просмотром телевизора. Также эти моменты я использовала, чтобы отписаться от рассылок.

Разберитесь с жизненным циклом писем и автоматизируйте его

Сортировать входящие письма в специально отведенное для этого время недостаточно. Необходимо автоматизировать работу с частью корреспонденции, а важные письма должны сразу же привлекать внимание.

К счастью, для этого существуют специальные сервисы, но я никогда не задавалась целью научиться ими правильно пользоваться или хотя бы просто установить их. Особенно помогают фильтры для электронных ящиков. Но, чтобы их корректно установить, нужно потрудиться и сделать это с умом.

Вначале я разобралась, какие категории корреспонденции попадают ко мне во входящие, и какие этапы каждая из них проходит. Цикл писем с коммерческими предложениями значительно отличается от цикла писем от клиентов.

Затем, чтобы понять их жизненный цикл, я составила схему. Используя эту информацию, я создала папки, обозначающие действия с письмами, и пометила их, чтобы визуально понимать, к какому этапу они относятся. Далее я настроила фильтры по ключевым словам: теперь письмам автоматически присваивается отметка, которая указывает на определенного клиента, проект или тип корреспонденции. Это помогает кодировать входящие письма по цветам и категориям без моего участия.

Потом я установила отметки статуса сообщений, чтобы знать на каком этапе работы они находятся. Например, «На очереди», «Контроль за исполнением» и так далее. Все задачи, которые необходимо выполнить к концу дня, обозначены соответствующим образом.

Все, что можно отложить до конца недели, помечается как «На очереди». Письма, по которым я жду ответа, получают соответствующую отметку. Папку «Ожидает ответа» я проверяю в конце каждого дня, чтобы не забывать об отложенных задачах.

Сейчас я пользуюсь новой функцией повторного напоминания в Gmail. Она возвращает во «Входящие» письма, которые требуют контроля исполнения.

Создайте ложную папку «Входящие» и не отвлекайтесь от основных задач

Меня легко отвлечь. А постоянный поток новых писем и уведомлений может сбить настрой и заставить нервничать. Получилось не сразу, но я научилась выделять определенное время на работу с ложной папкой «Входящие».

Это просто пустая папка, которую я назвала «–Входящие–». Из нее я могу перейти в другие папки и просматривать письма без отображения новой корреспонденции, но в ней так же предусмотрена функция, позволяющая переключиться на реальные «Входящие», когда это необходимо.

Если вам не хватает дисциплины, чтобы работать с ложной папкой, то можете воспользоваться специальными плагинами браузера и скрыть входящие письма полностью.

Наслаждайтесь жизнью без переполненного ящика с письмами

В общей сложности, на сортировку и автоматизацию рабочего ящика у меня ушло 10 часов, а на работу с личным – 30 часов. Когда у меня «висели» тысячи непрочитанных писем, состояние тревожности было для меня нормой. Работа не ладилась. Вместо того, чтобы не допускать цейтнот, приходилось в нем постоянно жить.

Пытаться разобраться с почтой не значит стать ее заложником. Для меня это значило взять под контроль свою работу и не позволять списку дел накрыть меня с головой. Благодаря этой системе я меньше отвлекаюсь от основных вопросов, стала быстрее выделять главные потребности клиентов, планировать наперед и оперативнее справляться с задачами. Это делает меня продуктивнее (и счастливее).

Перевод от