60 % сотрудников боятся потерять работу. Анна Адом о том, как успокоить людей

Когда мир вокруг нас настолько меняется, а со всех сторон валятся плохие новости, бывает сложно собраться и сосредоточиться на работе. Поэтому многие компании стараются выстроить рабочий процесс так, чтобы сотрудники были спокойны даже в кризис и вовлечены в работу.

HR-директор компании Ferrexpo Poltava Mining Анна Адом написала колонку о том, как это лучше сделать. Она перечислила два способа: попроще и посложнее. Вы можете использовать их по отдельности или вместе, от этого результат только усилится. MC.today перепечатывает колонку Анны с небольшими редакторскими правками. 

Друзья, мы написали книгу о бизнес-принципах Дмитрия Дубилета «Бизнес на здравом смысле». В ней много полезных советов и вдохновляющих идей от Дмитрия. Купить можно тут. Так вы зарядитесь новыми мыслями и поддержите нашу редакцию ?

Проблемы людей на «удаленке»

Какие типичные проблемы у людей на «удаленке», в самоизоляции или во время простоя производства?

В основном это большая нагрузка, недостаток общения, чувство, будто вы «за бортом», отсутствие поддержки со стороны руководителя, размытие границ между работой и личной жизнью, неизвестность и страх будущего.

Почти 60 % сотрудников боятся потерять работу, только около 10% переживают о том, что работодатель разорится. Все это порождает неврозы, панику, как следствие – снижение производительности и склонность совершать рискованные и нежелательные действия. 

Решение вопроса лежит на поверхности: есть два простых инструмента и два сложных. Выберите те, которые вам больше подойдут.

Простой способ: навести порядок в работе и общаться с сотрудниками

Главное – не пытайтесь совершить революцию. Если у вас не привыкли давать обратную связь сотрудникам – не нужно заставлять руководителей «доверительно» общаться по скайпу со своими подчиненными. Любая революция – это слом системы. А вам ее нужно поддерживать.

Организуйте четкую систему в работе

Самый простой способ вернуть сотрудника в ресурсное состояние – это порядок в работе и прозрачность коммуникаций.

Организуйте постоянные совещания, все задачи формулируйте письменно. Так у человека будут четкие рамки занятости и он будет чувствовать себя частью процесса и команды.  

На Полтавском ГОКе (горно-обогатительный комбинат − прим. ред.) мы используем три основных системы организации работы по задачам: Wrike, Slaсk и Outlook.

Первые две – это что-то вроде чата-организатора, где все операционные и проектные задачи мы планируем и обсуждаем онлайн. Так мы видим, как продвигается работа, и уже по необходимости организовываем индивидуальные или групповые созвоны. Outlook упорядочивает все виды совещаний. 

Установите правила для совещаний

Главное тут – определить системные совещания, которые должны происходить в одно и то же время и в одни и те же дни. И установить для них свои правила.

У нас, например, всегда есть ведущий совещания. Он задает повестку дня и решает, кому отдать слово. Все остальные должны выключить свой микрофон и написать в чат, чтобы высказаться. Все презентации и документы мы отправляем заранее, не раньше чем за два дня. 

Общайтесь с сотрудниками, но не частите с рассылками

Коммуникация с сотрудниками должна быть максимально четкой и прозрачной. Каждую неделю описывайте ситуацию в компании, давайте сотрудникам обратную связь по их работе. Это снимает с людей страх неопределенности, снижает уровень тревоги и риск развития невроза. Сотрудник сосредотачивается на выполнении задачи, а не думает о том, что происходит и какие проблемы у него могут возникнуть.

Оптимальный канал коммуникации для сотрудников в удаленном режиме – это электронная почта. Во-первых, к ней есть доступ у всех сотрудников, которые перешли на такой режим работы, а во-вторых, можно управлять списками рассылок и таргетировать их под задачи того или иного сообщения.

Рассылки должны быть визуально привлекательными и содержательными. Их не должно быть много: не заваливайте сотрудников ежедневными сообщениями по любому вопросу. Через какое-то время их перестанут воспринимать, а потом и вовсе читать. 

У нас сотрудники получают обратную связь от предприятия в среднем по три раза в неделю через разные каналы коммуникаций.

На крупных предприятиях для донесения особо важной, ключевой информации хорошо подойдет формат короткого видеообращения руководителя.

Дайте сотрудникам возможность саморазвития

Мы открыли широкий доступ к нашей электронной библиотеке и пополнили ее подборкой не только литературы, но и вебинаров, собственных видеокурсов и онлайн-тренингов. 

Сложный способ: сделать сотрудников своими партнерами

Можно инвестировать в ментальное здоровье сотрудников. Прививать им принципы осознанности, финансовой грамотности и здоровый образ жизни. Это разовая инвестиция, которая может более чем на 30 % повысить производительность сотрудника и сделать его счастливее.

У нас на предприятии действуют четыре программы: «Устойчивое здоровье», «Ментальное здоровье», «Осознанность», «Финансовое благополучие». Каждая из них основана на мировых практиках и включает в себя еженедельные интерактивные модули. Сотрудники делают домашнее задание и изучают разные развивающие материалы. 

Для дополнительной эффективности мы используем онлайн-поддержку через Telegram или Viber. Там профессиональный модератор отвечает на вопросы, а сотрудники могут общаться, делиться опытом и впечатлениями, получать поддержку и рекомендации. 

По итогам тестирования двух программ у 84 % участников улучшились показатели вовлеченности. Сотрудники говорят, что они стали более мотивированными и что ходить на работу им стало интереснее. 

Все опрошенные участники программы «Финансовое благополучие» отметили, что они захотели ответственнее планировать свое финансовое будущее. Из них 69 % уже сделали первые шаги, используя новые полученные знания и инструменты. 

Для компании это означает, что мы получаем вдумчивых сотрудников-партнеров, которые осознают совместное будущее и делают в него вклад.

Также не бойтесь спрашивать у сотрудников мнение по разным проблемам. Например, вам нужно сократить фиксированные затраты. Можно сократить затраты на персонал. А можно решить эту задачу по-другому. Дайте людям шанс проработать варианты, и вы увидите, что они могут предложить гораздо более эффективные решения, которые помогут избежать потери кадровых ресурсов. 

Как работать с топ-менеджерами

Самый простой способ вернуть в ресурсное состояние команду топ-менеджеров − создать кризисный штаб, регламентировать и визуализировать его деятельность и роли каждого, разработать сценарии развития событий и сформулировать планы действий.

А потом регулярно проводить встречи по обновлению информации и согласованию действий.

Человек боится неизвестного. Если он еще и несет серьезную ответственность, то страх увеличивается – слишком многое можно потерять. Поэтому руководителям нужно дать возможность проработать свои страхи и самые черные сценарии. Обычно после этого все начинают заниматься делом и перестают паниковать.

И да, генеральному директору тоже нужна дополнительная интеллектуальная помощь и разделение ответственности. Это будет его круг силы.