Светлана Пугач

Правильная постановка ключевых показателей эффективности — KPI — сотрудникам требует большого опыта управления. Ошибки подстерегают руководителей на каждом этапе, начиная с определения показателей, которые будут человеку по силам – и заканчивая комплексом мероприятий, помогающих не допустить выгорания. MC Today вместе с «Битрикс24» узнал у руководителей успешных украинских компаний, как правильно ставить KPI и поддерживать мотивацию команды. Как определить KPI Большинство компаний определяют KPI сотрудника исходя из собственной стратегии. «Корпоративные KPI превращаются в показатели отделов, а те – в показатели сотрудников. Мы стараемся немного увеличивать KPI в каждом новом периоде, чтобы мотивировать развитие сотрудников. При этом обязательное условие – возможность человека влиять на показатели», - говорит Михаил Лизанец, сооснователь Moneyveo. Не менее важно выслушать мнение самого сотрудника о поставленной планке. «Главное, для того, чтобы KPI были реалистичными – это диалог, и ни в коем случае не спущенная сверху установка. Руководитель предлагает специалисту несколько целей и спрашивает его мнение о них, чтобы учесть не только объективные, но и субъективные факторы», - поясняет Светлана Пугач, исполнительный директор фонда «Таблеточки» – сам фонд для контроля эффективности сотрудников использует «Битрикс24». Так выглядит система управления задачами в «Битрикс24» в фонде «Таблеточки» «Не ставьте KPI в одностороннем порядке, всегда сначала обсуждайте их с сотрудником. Узнайте, какие именно KPI, по его мнению, верны для его должности, что он может и планирует сделать для их достижения, какую мотивацию он желает получить», - согласна Анна Боднарчук, директор супермаркета лицензионного программного обеспечения Softkey.ua. Если KPI поставлены правильно, сотрудник видит, какие задачи стоят перед ним. «Поделив 100 тысяч гривен продаж на 21 рабочий день, мы получим примерно по 5 тысяч в день или стоимость одного пакетного предложения. Уже не так страшно. Как продать один пакет в день? Нужно отправить 10 коммерческих предложений, а для этого - позвонить 50 людям. Если вы понимаете, что это реально сделать за один день, то и весь план реальный», - говорит Екатерина Марусовская, руководитель департамента торгового маркетинга Prom.ua. Как «Битрикс24» помогает работать с KPI Достигать эффективности на рабочем месте помогает система, которая объединяет все рабочие программы, должностные обязанности, развлечения и корпоративную культуру. Такая организация позволяет сэкономить время и работать продуктивно. Как вдохновить сотрудника на выполнение KPI В постановке KPI есть опасность использования негативной мотивации, а не позитивной – считают в Competera. Чтобы этого избежать, в компании немного занижают KPI, устанавливая его чуть ниже, чем целевой – чтобы люди их чаще перевыполняли, чем не достигали. «Очень много малых компаний неправильно понимают философию KPI. Их фокус на том, что сотрудник обязательно должен сделать. Мне интереснее, чтобы люди ставили себе цели и достигали их, а не выполняли KPI. Мы говорим сотруднику: «Постарайся сделать лучше», - рассказывает основатель Competera Александр Галкин. Например, если сотрудник отдела продаж закроет квартальную квоту лучше всех, то сможет получить четвертую соизмеримую зарплату – всего может получиться до 16 зарплат в год. Позитивную мотивацию используют и в Компьютерной академии «Шаг». Если сотрудник филиала отличился, о его достижении расскажут в специальной рассылке, отметив: «Посмотрите, как можно улучшить показатель». Академия использует и другой способ вдохновения сотрудников. «Однажды мы открыли ключевые показатели филиалов всем сотрудникам, в том числе из других филиалов. Кроме того, каждый филиал по каждой позиции мог узнать, на каком он месте в нашей структуре. Это сразу отразилось на результатах, ведь появился дополнительный стимул – соревновательность», - рассказывает Дмитрий Корчевский, основатель и генеральный директор Компьютерной академии «Шаг». Вдохновлять сотрудников можно и при помощи «Битрикс24». «Один из примеров, которые мы сейчас хотим реализовать – добавление в корпоративный портал ценностей компании. И когда ты отмечаешь сотрудника, то можешь прикрепить к такой отметке одну из ценностей компании, о которых мы говорим, которые написаны у нас в офисе на стенах», - говорит директор по развитию сервиса TemplateMonster Дмитрий Курикша. Система подтягивает информацию в профиль сотрудника – он получает +1 к отмеченной ценности. Например, у TemplateMonster это «клиент на первом месте», «профессионализм и ответственность за свою работу», «единство в целях», «взаимопомощь, «открытость» и прочее. Система мотивации TemplateMonster в «Битрикс24» Кроме того, система может по запросу показывать общую карту исполнения этой ценности в компании. По мнению Дмитрия Курикши, карточка сотрудника в системе должна также показывать, как изменялись его скиллы и цели, какие задачи он закрывал. «Когда такой сотрудник работает 5-7 лет, это мега-важно для его мотивации, для его работы и лояльности компании», - говорит он. Как «Битрикс24» помогает вдохновлять сотрудников Некоторые инструменты системы помогают поощрять людей. Например, карточка сотрудника может содержать информацию о том, когда он пришел в компанию, как изменялись его навыки и цели, в каком объеме и какие задачи он закрывал. Также можно внедрить систему наград для сотрудников – например, баллы, которые он сможет расходовать на корпоративные товары. Как помочь сотруднику справиться с KPI Если сотрудник не справляется с поставленными KPI, важно подобрать правильную стратегию, чтобы не потерять сотрудника. «Есть такая книжка «45 татуировок менеджера». Там есть татуировка «Учить-лечить-мочить». Я не сторонник того, чтобы сотрудника оценивали только по KPI. Возможно, его не учили – тогда нужно научить. Если этого недостаточно, то нужно лечить, ставить рамки, жестко влиять. Если и это не помогает, нужно расставаться с сотрудником», - считает Дмитрий Корчевский. Более мягкий подход используют в «Таблеточках». Светлана Пугач, руководитель фонда "Таблеточки" «Если KPI по проекту не выполнены, мы не спешим давать оценочные суждения, а проводим встречу-ретроспективу, где обсуждаем, что получилось, что не получилось и почему, и что мы сделаем лучше в следующем году», - говорит Светлана Пугач. Обычно сотрудники на таких обсуждениях сами отмечают, чего им не хватает для выполнения метрик. Например, новый сотрудник с трудом справился с первым проектом – в основном за счет собственной мотивации. На ретроспективе он попросил, чтобы с ним поделились системными знаниями по управлению проектами. Он прошел обучение, и его личная эффективность выросла. Если проблема не во внешних или внутренних факторах, следует действовать другим образом. Анна Кивлюк. Evo «Обычно мы обсуждаем лично с сотрудником полученный результат и разбираем, что помешало достичь необходимых показателей. Помогаем ему самостоятельно продумать план действий для достижения KPI. Обязательно обозначаем как можно точнее показатели и срок их достижения. Сразу назначаем встречу в календаре, когда мы смотрим достижение», - рассказывает алгоритм действий Анна Кивлюк, руководитель HR-департамента компании EVO. Самое важное в этом случае – чтобы план действий для выполнения показателей исходил от сотрудника. Как «Битрикс24» помогает сотруднику справляться с KPI Легко формировать отчеты по KPI сотрудников – автоматические отчеты доступны в пару кликов. Помимо этого, можно формировать отчеты по показателям всей компании и отдельных ее отделов. Как зажечь сотрудника на выполнение задач Потерять ценного сотрудника можно даже если он исправно выполняет KPI – если наступит эмоциональное выгорание. Так отслеживается продуктивность сотрудников в «Битрикс24» «У меня есть свежий опыт с дизайнером, которая была очень эффективным и лояльным сотрудником в течении трех лет и в результате потеряла и мотивацию, и эффективность. Пробовал и пряник – значительное повышение зарплаты, улучшение условий, и кнут в виде жестких планов и отчетов. Ничего не работало. Для себя сделал вывод, что вечных сотрудников не бывает, если человек выгорает – его нужно менять, от этого выигрывают обе стороны», - рассказывает Артем Шишкин, сооснователь и руководитель Coover Box. Заподозрить выгорание нужно, если эффективность сотрудника снизилась, он потерял инициативность, начал часто допускать ошибки и перестал получать удовольствие от работы – перечисляет Анна Кивлюк. Чаще всего принудительный отпуск и повышение зарплаты действительно не сможет решить проблем сотрудника – по мнению Михаила Лизанца, лучше перевести его на гибкий график и дать возможность самостоятельно выбирать задачи и нагрузку. «Необходимо попытаться найти первопричину выгорания. Часто им страдают самые способные сотрудники, из-за того, что они участвуют в большем количестве проектов и им приходится взаимодействовать с разными командами. В таком случае компании имеет смысл пересмотреть свои бизнес-процессы и ресурсный план», - считает он. Хороший способ справиться с выгоранием сотрудников – ротация участков работы. «За 14 лет нашей работы были такие миграции сотрудников между отделами: из отдела продаж в отдел логистики, из отдела логистики – в отдел контента и т.д. Во всех случаях на новой должности сотрудник кардинально менялся и начинал работать в несколько раз продуктивнее. А это означает, что человек нашел «свое место», - говорит Анна Боднарчук. «Следует помочь сотруднику увидеть ценность в его работе и подогреть интерес, а если не помогло – найти какими интересными задачами можно обогатить его текущую работу: дать больше свободы в каком-то направлении, помочь найти интересную и сложную задачу. Параллельно фокусировать сотрудника на самообучении, развитие, прокачки ценных для него навыков», - отмечает Анна Кивлюк. Как «Битрикс24» помогает бороться с выгоранием сотрудников Система поможет следить за эмоциональным выгоранием сотрудников и организовать его профилактику. Например, может автоматически отслеживать, ушел ли сотрудник вовремя в длительный отпуск и сколько времени он обычно проводит на рабочем месте, чтобы избежать переработок. Как уберечь сотрудника от эмоционального выгорания Лучше всего с выгоранием бороться до того, как оно наступило – считает исполнительный директор «Таблеточек». Сотрудники фонда работают в большом опен-спейсе, и эмоциональное выгорание одного человека обязательно замечается другими коллегами и подхватывается как вирус. Для его профилактики штатный психолог уделяет время для индивидуальной работы с сотрудниками, а также проводит для команды мастер-классы по эмоциональному выгоранию. «В профилактике эмоционального выгорания помогает и Битрикс24, потому что с ведением календаря, пониманием сроков по проектам и задачам, загрузки на недели вперед, можешь максимально реалистично планировать новые занятия, а значит, справедливо относиться к своему рабочему времени, оставляя время еще для чего-то – то есть для жизни», - говорит Светлана Пугач. Александр Галкин, Competera «Мы видели, как люди работают весь год без отпуска и потом сгорают. Поэтому мы не переносим отпуск, чтобы люди уходили отдыхать. Первый отпуск в году должен быть минимум на две недели. И мы не приветствуем овертайм и никогда не оплачиваем его. Я хочу, чтобы сотрудник вовремя уходил в отпуск, не работал сверхурочно и достигал своих целей хотя бы на 80%», - говорит основатель Competera Александр Галкин. Вовремя определить состояние сотрудников TemplateMonster помогает Net Promoter Score (NPS). При помощи «Битрикс24» в компании настроили анонимные опросы: раз в квартал автоматический бизнес-процесс предлагает каждому сотруднику оценить его удовлетворенность работой в компании по 10-бальной шкале. Затем на результаты реагируют специалисты, управляя состоянием как команды, так и отдельных сотрудников. Бонус для читателей MC Today от «Битрикс24» Регистрируйтесь на сайте bitrix24.ua до 31 декабря 2017 года и укажите промо-код mctoday2017, чтобы получить дополнительные 20 ГБ дискового пространства на год.

Светлана Пугач

Как «Таблеточки», «Шаг», TemplateMonster и Competera ставят цели сотрудникам и мотивируют их добиваться