Як не марнувати забагато часу на електронну пошту: 7 порад світових топ-менеджерів

Електронна пошта — необхідна частина робочого дня, але для завантаженого CEO чи засновника компанії вона легко перетворюється на головну відволікаючу силу. Busi­ness Insid­er попросив Chat­G­PT проаналізувати всі 100 інтерв’ю зі своєї серії Pow­er Hours про розпорядок дня керівників і виокремити найкорисніші стратегії роботи з поштою.

Головне

• CEO та засновники компаній визначають пріоритети дня ще до відкриття пошти, щоб інбокс не диктував їхній розклад.
• Багато керівників виділяють поштові справи на конкретний часовий слот, а не перевіряють листи весь день.
• Є й протилежний підхід: інвестор Кевін О’Лірі взагалі відмовився від електронної пошти, а Марк Кьюбан, навпаки, відповідає на 700 листів щодня через три телефони.

Спершу пріоритети, а вже потім пошта

Кофаундер венчурної компанії M13 Картер Рюм записує кілька тактичних завдань і одну-дві головні пріоритетні справи за ранковою кавою — ще до того, як відкрити пошту. Рюм пояснює: щойно почнеш читати листи, ти вже реагуєш на чужі запити, а не дієш за власним планом. Тому він дотримується правила:

«Не дозволяй своєму інбоксу бути твоїм списком справ».

Засновниця Sotol Romo Клаудія Ромо Едельман так само спершу визначає «великі камені» — найважливіші завдання дня — і лише потім переходить до пошти чи зустрічей. Колишня CMO Net­flix Бозома Сейнт Джон прокидається о 5:30 і присвячує до години медитації, читанню або молитві, перш ніж глянути в пошту чи повідомлення.

Читайте також: Шість порад і корисні звички, що покращать вашу продуктивність

Пошта отримує окремий час у розкладі, а не увагу цілий день

Дизайнерка й підприємниця Ребекка Мінкофф раніше перевіряла пошту одразу після пробудження, але три роки тому відмовилася від цієї звички. Тепер вона виділяє 30-хвилинні блоки в розкладі для читання й відповідей на листи.

CEO Sweet Loren’s Лорен Касл групує пошту в конкретні періоди дня, використовуючи техніку «стекінгу календаря» — послідовне планування дзвінків та поштової роботи одне за одним. CEO Lyft Девід Рішер теж не починає ранок з пошти: перевіряє лише термінове, а основну частину листів опрацьовує 45 хвилин після вечері.

Короткі відповіді та автоматизація рутини

CEO Siemens Роланд Буш отримує близько 200 листів на день і намагається тримати менш ніж 100 у вхідних. Більшість його відповідей — просто «Так» чи «Ні»; для довших відповідей він іноді диктує текст на ходу. CMO Marc Jacobs Крістін Патрік користується «правилом трьох рядків»: якщо відповідь вимагає більше — вона краще зателефонує.

CEO Klaviyo Ендрю Б’ялецкі написав власні ШІ-скрипти для сортування пошти, які надсилають йому зведене повідомлення з найважливішим за останні 24 години. CEO Naya Геді Кфурі майже 17 років особисто отримував копію кожного відгуку клієнтів, доки не передав це довіреній людині — це скоротило кількість листів щонайменше на 150 на день.

Читайте також: Втома від рішень краде сили: 3 способи зберегти продуктивність

Чіткий стоп-час увечері

CEO Bold Bean Co. Амелія Крісті-Міллер користується застосунком Opal, який блокує їй доступ до пошти, Insta­gram, LinkedIn та інших застосунків після 21:30 — за її словами, це стало «переломним моментом». Засновниця Forvr Mood Джекі Айна припиняє відповідати на листи й працювати з телефону вже о 18:00–19:00.

CEO The World Res­i­dences Джессіка Гоппе іноді працює з поштою у вихідні, поки діти сплять, але позначає такі листи міткою «на понеділок», щоб співробітники розуміли — негайної відповіді не очікується.

Читайте також: Cекрет енергійності від CEO Out­side: велосипед, прогулянки замість Zoom і жодних овертаймів

Коли пошта — не найкращий варіант

Інвестор «Shark Tank» Кевін О’Лірі отримує 2000–4000 листів щодня і після спроб фільтрувати потік просто відмовився витрачати на це час — ті, кому він справді потрібен, знають, що писати краще в месенджер. Шеф-кухар Вольфганг Пак теж віддає перевагу прямому спілкуванню: його дні наповнені дзвінками з кухарями й керівниками ресторанів по всьому світу.

У компанії Syn­the­sia співробітники взагалі не користуються поштою всередині команди — лише Slack, а CEO Віктор Ріпарбеллі для зовнішнього спілкування ділить час між поштою й What­sApp.

Марк Кьюбан — на іншому кінці спектра: отримує близько 700 листів щодня і керує ними через три телефони — два Android та iPhone. Він каже, що краще отримувати 700‑1000 листів, ніж сидіти на довгих нудних зустрічах, і використовує підказки відповідей Gmail, які закривають 10–20% його повідомлень одним дотиком.

Читайте також: Коуч мільйонерів розповів, як вберегтися від вигорання та ненависті до понеділків