Данило Жигульський
Команда на ремоуті – це справжня проблема для менеджера. Ми в агенції пережили пандемію, проходимо війну, і зберігаємо віддалений формат роботи. Тому хочу поділитися порадами, як ефективно налаштувати такий формат.
Ця колонка буде складатися із двох частин – емоційної та практичної. Поїхали.
Ми рахуємо час, який співробітник витрачає на завдання та контролюємо обіди. Як ми в команді налагодили віддалену роботуЧастина перша – емоційна
Для будь-якого хорошого менеджера важливий емоційний конект з командою.
Через специфіку роботи у креативній індустрії якість роботи спеціаліста напряму пов’язана з наступними елементами його життя в команді:
- професійність;
- розуміння того, що він – надзвичайно вагомий для вас (але не перегинаємо палицю і не надто боготворимо спеціаліста);
- його власний емоційний стан та відчуття натхнення;
- розуміння, що його менеджер – це не дядькотітка з палкою, з яким і поділитися особистим не можна, а найкраще – обговорювати його за спиною;
- адекватні дружньо-робочі відносини (будь ласка, розділяйте особисті стосунки та робочі відносини, в українській мові навіть є окремі слова для цього).
Емоційний контакт, побудова стосунків і відносин між членами команди поступово втрачаються під час віддаленої роботи. Відновити їх буває дуже важко. Тому важливим моментом в побудові роботи на відстані є регулярне спілкування.
Тільки не починайте задовбувати ваших підопічних. Робіть це натурально і не починайте влазити в особисте. Якщо людина захоче поділитись, то вона це зробить, якщо ні – то не набридайте. Можна зробити гірше. «А як спілкуватися нативно?» – саме таке питання у вас мало б з’явитися. Розповідаю.
Пам’ятайте, що вам розповідають співробітники: персоналізуйте комунікацію
Інсайт: перечитуйте вчорашні листування та оновлюйте інформацію
у своїй голові, аби не сплутати.
Запитайте, як себе почуває людина, що прихворіла (якщо знаєте про це). Поцікавтеся, як справи у члена вашої команди, що виїхав за кордон.
Вкладайте себе, будьте на зв’язку і не чекайте, поки вам напише хтось з команди. Будьте тією людиною, що переживає за кожного циплятка.
Пропонуйте ідеї для проєктів нативно
Не пишіть «зроби ось це». Дайте пораду: «Було б круто реалізувати це для (назва проєкту)». Так ви можете нативно почати діалог, розвинути бажання спеціаліста придумувати щось прикольне, аби бути з вами на одній хвилі. А також нативно інтегрувати те, що ви пропонуєте.
До речі, крутий хід: закинути мем, який і смішний, і можна адаптувати під проєкт. Але давайте вашому спеціалісту можливість приймати самостійні рішення щодо його проєкту. Не будьте квочкою.
Ще одна важлива порада – віддавайте рівно стільки, скільки хочете отримувати, та навіть більше. Будьте відкритими та відвертими. Якщо вас запитують – говоріть прозоро, без можливості для спеціаліста щось додумати самостійно.
Частина друга – практична. Технічна організація роботи
У 2020 році за місяць до першого covid-карантину на «два тижні» ми з командою перейшли на покращений планувальник з можливістю трекінгу часу Planfix (на цій платформі ми потім пропрацювали близько року, але все ж змінили його) та месенджер для робочих питань Slack.
До того ми використовували Trello й особисті чати в Telegram, де був мікс з усього. Щось пропустити було досить легко, та був незрозумілий порядок завантаження документації та матеріалів проєкту. Все зберігалось на особистих google-дисках і передавалось лише посиланнями. Менеджери роздумували, як краще і прийшли до того, що створили окрему пошту, де на google-диску були теки проєктів.
Створення віртуального робочого простору – процес дуже кропіткий. Особливо коли необхідно переломити себе і почати працювати по-новому. Зараз ми працюємо із Google Workspace, Worksection та Slack.
- Google Workspace – це продукт від google, що дає бізнесам можливість створення робочого онлайн-простору, сумісного диска для збереження матеріалів, корпоративну пошту з вашим доменом і можливість обмежувати ролі на диску для запобігання диверсій всередині команди.
- Worksection – онлайн-система управління проєктами. Дає можливість створення проєктів, міток до них, планування роботи команди, контроль термінів та бюджетів, звіти, комунікацію з клієнтом та командою у вигляді коментарів до задач.
- Slack – корпоративний месенджер із простим інтерфейсом, заточений під робоче спілкування співробітників усередині команд будь-якого розміру.
Перед введенням всіх даних до вашого планувальника я рекомендую спочатку ознайомитись з інтерфейсом, випробувати його для себе – поставити таски, спробувати потрекати час, переглянути всі моменти, які ви не можете пояснити за секунду своєму спеціалісту.
Далі потрібно сформувати чорновий варіант заповнення на папірці. Тобто візуалізувати те, що ви плануєте – назви проєктів, команду проєктів, мітки до проєкту, регулярні таски, дані про проєкт і так далі.
Організація робочого дня спеціалістів
Робота з дому, кав’ярні й решти віддалених офісів характеризується відсутністю контакту зі спеціалістом. Ти не маєш змоги підійти та подивитись, над чим працює один з членів вашої команди, як в офісі. Ми вивели ідеальні меседжі:
- щоранку привітання з командою в загальному треді – така собі приємна перевірка, хто на зв’язку і готовий до роботи;
- у межах робочого дня підтримка спілкування: запитання в чатах проєкту, анонс постановки таску в планувальнику, надання коментарів чи навпаки – отримання пропозицій від спеціалістів чи нагадування про таск;
- анонс про обідню перерву. Перед обідньою перервою ми ввели обов’язкове попередження про це у вигляді фрази в основному треді «На обід».
Вимір ефективності роботи співробітників
Worksection дає можливість трекати час під час виконання кожного завдання. Це має змогу менеджеру:
- перевірити кількість робочих годин спеціаліста в кінці дня;
- спрогнозувати кількість завдань, які виконає спеціаліст за один робочий день;
- порахувати витрати на додаткові завдання від клієнтів чи агентські потреби;
- і найголовніше – бачити, що спеціаліст на робочому місці та працює.
На останок хочу сказати: вводьте нові рішення для організації віддаленої роботи спеціалістів, але не забувайте про емоційний зв’язок.
Цей матеріал – не редакційний
Це – особиста думка його автора. Редакція може не поділяти цю думку.
Допомагаємо бізнесу
Повідомити про помилку
Текст, який буде надіслано нашим редакторам: