logo

На что смотреть в будущем офисе, чтобы не съехать через неделю. 7 советов от сервиса Nedvizhka.ua

Выбор помещения для офиса – занятие сродни квесту. Угадать с площадью и соседями, не проглядеть лишний ноль в счетах за тепло и свет – лишь малая часть заданий.

Пройти этот квест с минимальными потерями поможет nedvizhka.ua. Каждый месяц тут размещают более 500 новых объявлений о продаже и аренде офисов по всей Украине, которые предварительно проверила команда проекта.

Сооснователь проекта – управляющий партнер «Украинского клуба недвижимости» Ольга Соловей, у которой больше 10 лет опыта на рынке. В партнерском материале с Nedvizhka.ua Ольга рассказала MC Today, как выбрать помещение под офис, чтобы не пришлось поспешно съезжать уже через пару месяцев.

Партнер проекта?
Nedvizhka.ua

 

  1. Подумайте, точно ли нужен офис

Перед тем как искать офис, подумайте: а точно ли он нужен? Я знаю пример веб-студии с десятью сотрудниками, которые работали удаленно. Через год с момента основания ее владельцы решили, что пора открывать офис.

Ребята арендовали помещение за 30 тыс. грн в месяц. Спустя полгода поняли, что это невыгодно: количество клиентов, а значит, и прибыль не изменились. А расходы из-за трат на аренду выросли. В итоге предприниматели отказались от офиса.

Ольга Соловей

Ольга Соловей

Если вы работаете удаленно, советую начать с коворкинга. Возможно, почасовой аренды нескольких рабочих мест и переговорных комнат хватит, чтобы раз в пару недель собираться командой или назначать встречи с клиентами.

  1. Определитесь с расположением и площадью

Если офис все-таки нужен, начните с выбора расположения. Для начала спросите у коллег, в какой район им удобно добираться. По опросам, в Киеве большинство сотрудников желают, чтобы до офиса было не больше 10 минут ходьбы от метро. Я встречала резюме, где специалисты писали, что рассматривают предложения только на правом берегу или только по синей ветке метро.

Затем подсчитайте нужную площадь. Принято ориентироваться на 5-6 кв. м на человека. Но если ваши специалисты несколько дней в неделю работают удаленно и не находятся в офисе все одновременно, можно брать меньше.

Подумайте, будет ли команда расти в ближайший год, и если да, то на сколько человек.

Неправильная оценка роста – самая частая причина, по которой компании приходится срочно искать новое помещение. Обычно на поиск уходит от трех до шести месяцев.

Одна компания, которая занимается организацией событий, начала искать офис, когда в команде было шесть человек. Руководство рассчитывало взять еще четырех, поэтому арендовало помещение площадью до 100 кв. м. А уже через полгода штат вырос до 20. Компания несколько месяцев искала офис уже на 200 кв. м. Всё это время команда мучилась в тесном помещении.

  1. Выберите формат

Определитесь, вам нужны отдельные кабинеты или общее пространство. Если в штате есть менеджеры по продажам или другие специалисты, которые часто общаются по телефону, нужны кабинеты. Продажники не должны сидеть рядом с программистами или юристами, которым важна тишина.

Следующий вопрос: бизнес-центр или офис в жилом доме. В офисных центрах обычно сдают от 200 кв. м. Если такая площадь не нужна, ищите помещение в доме. Кстати, так вы сэкономите на коммунальных услугах – в бизнес-центрах они в несколько раз дороже.

С другой стороны, в жилых домах могут ожидать неприятные сюрпризы, от которых сложно перестраховаться. К примеру, компания подписала договор об аренде, заехала в помещение.

А на следующий день выяснила, что в доме плохая вентиляция: запах котлет с кухни этажом ниже не дает сосредоточиться на работе.

Если ориентируетесь на офис-квартиру, заранее подумайте, какое у вас будет оборудование, какие есть требования к скорости интернета. Уточните у владельца помещения, выдержит ли коммунальная система дома требуемые нагрузки. Например, в жилом доме вряд ли получится разместить мощные серверы.

  1. Ориентируйтесь на клиентов

Если в офис часто приезжают клиенты или партнеры, важно, чтобы помещение соответствовало имиджу компании. Мои знакомые юристы нашли прекрасный способ подчеркнуть статусность и при этом не переплачивать.

Раньше компания снимала офис на 60 сотрудников в дорогом бизнес-центре. За квадратный метр платили 600 грн в месяц вместе с коммунальными услугами. Владельцы решили сэкономить и нашли помещение в здании советского института поблизости с тарифом 270 грн за кв. м.

При этом фирма продолжает арендовать в бизнес-центре стойку секретаря и две переговорных комнаты. Юристы проводят там встречи с клиентами и затем возвращаются на работу в более дешевый офис.

  1. Узнайте, кто будет вашими соседями

Заранее узнайте, кто будет вашими соседями, будь то компании или жильцы.

Один банк обустроился в бизнес-центре, в котором целый этаж занимала IT-компания. В результате в одном лифте ездили банковские сотрудники в костюмах и программисты в шортах. Банкирам было некомфортно.

К тому же, офис банка нуждается в постоянной охране. В отдельном помещении на выходные можно просто запереть вход в здание и поставить видеонаблюдение. Но офис IT-компании был открыт постоянно: сотрудники работали по свободному графику и часто приходили в субботу или воскресенье. Банку приходилось оплачивать дополнительные рабочие дни охранникам.

  1. Рассчитайте бюджет

В крупных городах цены стартуют от $5 за кв. м – скорее всего, это будет помещение без ремонта и далеко от центра. Например, в Киеве на левом берегу недвижимость дешевле, чем на правом.

Офисы в элитных бизнес-центрах стоят около $30 за кв. м. В эту цену, как правило, включен ремонт с качественной мебелью и полным оснащением. Но к стоимости сразу нужно добавить стоимость коммунальных услуг и операционные расходы (стоимость общих площадей в бизнес-центре – еще порядка $4-6 за кв. м), и НДС.

Уточните, как платить аренду: наличными или по безналу. В бизнес-центрах проблем с безналичным расчетом нет, а вот владельцы квартир часто настаивают на наличной оплате, хотя бы частично.

В любом из вариантов кроме аренды придется платить за коммунальные услуги. Заранее уточните тарифы и средний месячный чек. А также проверьте, чтобы все счета до дня вашего заезда в офис были оплачены.

  1. Облегчите себе работу

Обычно предприниматели начинают искать помещение сами, но теряются в массиве информации. Только в Киеве несколько десятков тысяч объявлений по аренде и продаже офисов.

Мы в Nedvizhka.ua лично обзваниваем все предложения и оставляем только актуальные. Сейчас на сайте около 300 проверенных объявлений по столице. Но даже это слишком много, чтобы предприниматель мог рассмотреть их все.

Nedvizhka.ua

Nedvizhka.ua

Я советую сразу обращаться к брокеру. Он поможет сформулировать потребности и подберет подходящие варианты. Заранее оговорите комиссию за услуги – как правило, это 50% от месячной аренды помещения.

Попросите, чтобы брокер предоставил фото помещения с разных ракурсов, план коммуникационных схем, подробное описание ремонта и оборудования. Удобно, если это будут ссылки на объявления. Мы на сайте структурировали всю эту информацию, чтобы клиенты могли быстро отсеять неподходящие варианты и не терять времени на визиты.

И напоследок: никогда не платите деньги ни брокеру, ни владельцу офиса, пока не проверите все документы. В первую очередь – право собственности. Также убедитесь, что по этому помещению нет судебных решений и в офисе не прописано другое юрлицо.

Партнер проекта?
Nedvizhka.ua

Выбрать помещение под офис

Вдохновляющие истории и полезные кейсы в нашем Telegram-канале

Вакансии компаний

Топ

Вакансия перформанс-маркетолога в appflame

«Вам будет помогать в работе команда Facebook и Twitter»

За полтора года мы вырастили продукт в лидера американского рынка.

Киев
Полная занятость

Вакансия senior PHP разработчика в mailfire

в Genesis

У нас нет работы на заказчика. Мы сами выбираем себе цели

Мы ищем сильного Senior PHP разработчика, который сможет решать сложные архитектурные задачи и принимать активное участие в работе всей технической команды.

Киев
Полная занятость

Вдохновляющие компании

Genesis
1 вакансия

Genesis: как Facebook для США, наша компания станет визитной карточкой Украины в мире

Мы создаем компанию, которая станет визитной карточкой Украины в мире. Как Facebook и Google стали для США, Alibaba для Китая, а Skype – для Эстонии.

88 человек сказали, что хотят работать в Genesis

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: