Ми так побудували процес адаптації у Wirex, що витримали перевірку пандемією та війною. Ось наші секрети

Інна Чіпак

Знайти чудового фахівця до команди – відповідальна справа. Ми у британській фінтех-компанії Wirex регулярно переглядаємо процеси для їх покращення, та онбординг – не виняток. Я вважаю цей процес візитівкою будь-якої організації: якщо новачку не сподобається в перші ж дні – можна вважати, що його втратили. Сьогодні я розкажу про тонкощі адаптації в нашій компанії.

Перший секрет: викликати у нового члена команди впевненість, що на нього чекають

Дуже важливо починати вибудовувати контакт з новим фахівцем ще до початку взаємодії з компанією. Треба викликати впевненість у людини, що нова команда уже чекає на неї.

Інна Чіпак

Ми заздалегідь інформуємо всіх учасників процесу адаптації про вихід новачка, формуємо розпорядок першого дня та надсилаємо ознайомлювальний лист майбутньому члену команди.

Зазвичай, у цьому листі міститься інформація, як та коли новачок отримає корпоративну техніку, коли будуть надіслані посилання та паролі до корпоративних ресурсів, розклад першого дня та контакти People Partner-а.

У перший час People Partner координує всі процеси і допомагає знайти відповіді на всі запитання, навіть технічного характеру.

Другий секрет: в перший день – ніяких завдань та чіткий розклад

До дня старту ми готуємо другий лист. З нього новачок дізнається, скільки триватиме мотиваційний період, хто входить у перелік осіб, котрі будуть залучені до його технічної адаптації. Також ми надсилаємо перелік  посилань на внутрішні платформи, які використовуємо на щоденній основі.

У перший день новачку важливо зорієнтуватися у просторі, тому безпосередньо завдань у цей час бути не повинно. Натомість більш дієво буде надати загальну інформацію про компанію та продукт, зорієнтувати щодо процесів та політик, проговорити очікування від нового члена команди. Не менш важливо допомогти розібратися в екосистемі компанії: розповісти, що робити, якщо надійшов фішинговий лист або зламалася компʼютерна миша. Оскільки інформації для сприйняття багато, ми фокусуємося на загальних положеннях та важливих знайомствах, а заглиблення в процеси відбувається вже згодом.

Найбільш бентежливий стан для людини – це невизначеність, коли не зрозуміло, що відбуватиметься в і без того стресових умовах. Ми вносимо визначеність – людина дивиться у календар та покроково знає, як пройде її день та чого очікувати. Ось приблизний розклад для першого дня в нашій компанії:

1. Знайомство з агентом Help Desk або системним адміністратором. Вони допомагають налаштувати техніку до старту.
2. Знайомство з People Partner. Він проговорює розклад першого дня та основні етапи мотиваційного періоду.
3. Welcome-тренінг. Новачка знайомлять із загальною інформацією про заснування компанії та ключові стадії її розвитку, продукт, структуру, канали комунікації.
4. Обід ми також вносимо у розклад:)
5. Консультаційна зустріч із бухгалтером.
6. Самостійне проходження базових курсів на e-learning платформі. Вони дають екскурс по базових політиках, висвітлюють переваги компанії та містять короткі відеоуроки по внутрішніх ресурсах та застосунках.
7. Знайомство з тімлідом.
8. Підсумкова зустріч із People Partner-ом, на якій новачок може поділитись враженнями та поставити питання.

Також ми даємо новим членам команди прочитати нашу корпоративну книгу Way of Wirexer – це підручник, який допомагає ознайомитися з компанією, її місією та цінностями.

Інна Чіпак з членами команди

Третій секрет: тримати зв’язок

Постійна взаємодія – такий простий, але неочевидний секрет. People Partner-и постійно тримають зв’язок із новим співробітником з першого дня колаборації та упродовж трьох місяців мотиваційного періоду. Ми одразу фіксуємо план зустрічей з новачком, але за потреби просимо не чекати планової зустрічі та сповістити одразу, якщо виникнуть певні потреби чи складнощі.

Також в нашій компанії після мотиваційного періоду новачок отримує опитувальник, за допомогою якого може дати оцінку процесу адаптації. В ньому він оцінює навчання, ефективність взаємодії з лінійним менеджером, рівень інтеграції в команду, власну ефективність тощо.

Чи так було завжди: як змінювалася наша модель адаптації

Перших значних змін процес зазнав під час стрімкого зростання компанії. На початкових етапах формування команд новачків залучали до взаємодії у будь-який день тижня. Але щобільше відбувалося масштабування, то логічніше стало оптимізувати час та сили залучених до онбордингу команд, тому процес звели централізовано до одного дня на тиждень – середи.

З часом частину матеріалів, яка раніше висвітлювалась за допомогою тренінгів, перемістили до онлайн-платформи для навчання у вигляді збережених вебінарів, презентацій та курсів. Так, по-перше, зайвий раз не витрачається час спікера. По-друге, у слухача завжди є можливість повернутися до пройдених матеріалів.

Потім сталася пандемія ковіду і, як наслідок, віддалений режим колаборації. У цей момент процес онбордингу у нас став особливо важливим. Адже одна справа – коли новачок заглиблюється у суть справ в офісі, де може наживо попросити про допомогу. І зовсім інша – коли команди поряд немає, всі взаємодіють віддалено. В цей час People Partner-и стали для новачків точкою входу до компанії: надавали їм базове розуміння структури та внутрішніх правил організації, допомагали по всім поточним питанням, підтримували психологічно.

На початку пандемії у компанії були плани повернутися до звичайного режиму за умови стабілізації ситуації. Але за перші три місяці команда продемонструвала такий високий рівень самоорганізованості та націленості на результат, що в компанії вирішили залишитися у гнучкому форматі, а оновлений процес залишився й дотепер.

Адаптація і війна

Спочатку війни наша People Team занурилась у розвʼязання нагальних питань: допомоги членам команди із переміщенням та пошуком житла. Попри це Talent Acquisition Team продовжувала працювати та знаходити нові таланти для компанії. Хоча тоді важко було зрозуміти, в якому форматі відновиться процес адаптації.

Буквально за місяць після початку війни я почала отримувати запити від новачків. Люди цікавились історією та продуктом компанії, процесами та можливостями. В той момент стало ясно, що ми повертаємось до повноцінного та перевіреного процесу адаптації. Та зараз ми працюємо саме в такому режимі.

Ми живемо у час постійних змін, технічних революцій та нових викликів. Сьогодні аби мати налагоджені процеси, замало один раз їх гарно прописати. Важливо цікавитися сферою, спілкуватися з колегами, вчитись на власних помилках, надихатися прикладами інших компаній та намагатися перевершити їхній досвід.