«Я стараюсь не начинать рабочее утро с проверки почты». Как CEO Evernote не теряет продуктивность на протяжении недели

Крис О’нил, CEO компании Evernote, говорит, что у него более 10 000 заметок в Evernote, он ведёт девять разных Google календарей и самое важное – всё успевает! Редакция MC Today публикует адаптированную версию статьи об этом.

CEO Evernote

В моем Evernote более 10 тыс заметок. Это списки задач, цели и материалы для встреч, счета, рисунки моих детей.  Может это звучит как сумбурный кошмар, но мне удалось найти способ, с помощью которого это все работает, и работает эффективно!

В конце концов, было бы стыдно, если бы я не смог это сделать. Как директор компании Evernote, я считаю своим долгом помогать другим справляться с перегрузкой информацией.

Каждый день – своя тема

На самом деле, очень легко увязнуть в бесконечном потоке писем и обязанностей. И чтобы не попасть в эту ловушку, я распределяю дни согласно темам. А потом фокусируюсь на каждой из них, когда наступает тот или иной день.

Понедельники предназначены для работы с бизнес-вопросами компании. Еженедельные встречи руководителей, тет-а-тет – с командой, на которых я помогаю решать возникшие проблемы, двигаться вперед и обсуждать идеи.

Вторники выделены для встреч со всем рабочим коллективом, включая ребят из международных офисов, которые связываются с нами по видео. Главная цель этой встречи – хвалить наших сотрудников за их достижения и проверять, что все на «одной волне» в долгосрочной перспективе. 

Среды закреплены за проработкой маркетинговых стратегий. Честно сказать, нам повезло, потому что рост Evernote достаточно органичен и в основном развивается благодаря сарафанному радио. Моя задача по средам – спланировать, как превратить отзывы пользователей в действие.

Например, в прошлом году, наши Android-пользователи слишком активно хотели получить новую опцию по сканированию отпечатков пальцев. Мы приоритизировали задачу и выполнили их просьбы. Это был так называемый проект среды.

Четверги я разделяю на две части: работа непосредственно с продуктом и подбор нового персонала. Как правило, я глубоко погружаюсь в план-график проекта разработки, изучаю результативность. Я провожу встречи с потенциальными сотрудниками и тесно контактирую с нашей HR-командой, чтобы обеспечить отлаженный процесс найма и адаптации.

И наконец, по пятницам я занимаюсь тем, что не успел сделать в течение недели. Каждую пятницу я делаю краткий обзор минувшей недели и составляю план на будущую.

Естественно, бывают ситуации вне вышеперечисленных «правил». Но в любом случае, подобная тематическая организация недели как минимум создает мне план, которому я следую.

Планирование и приоритизация

Я одновременно веду около девяти календарей в Google. Конечно же, объединенных с Evernote. Они отображают различные сферы моей жизни: работа, путешествия, личные обязательства и даже расписания спортивных тренировок моих детей.

Настраивая рабочие календари, я учитываю квартальные цели как для себя, так и для своей команды. Таким образом я могу построить долгосрочные планы. Я всегда проверяю, чтобы время выполнения той или иной задачи было грамотно распределено.

Не письма – диктаторы рабочего дня

Я стараюсь не начинать рабочее утро с проверки почты. Вместо этого я открываю #TomorrowList, составленный вечером. Там указаны три приоритетные задачи на день в порядке их значимости. Сперва берусь за за самую сложную задачу, требующую много сил, энергии и творчества. А после – все остальные.

Бытует интересное мнение, с которым я полностью согласен: ваши входящие письма – это список задач других людей для вас. Поэтому у меня выработалась еще одна привычка – проверять почту только дважды в день, предварительно настроив автоматические фильтры распределения писем по папкам.

Два главных правила в работе с письмами:

• Если на ответ достаточно максимум двух минут, я улаживаю вопрос сразу же.
• Все остальные я либо отправляю на проверку кому-то из команды, либо отправляю в Evernote, чтобы изучить вопрос позже. В другом случае, просто отправляю в архив.

Вывод, к которому я пришел: рассылка почты в течение дня приносит в мой график намного больше хаоса.

Чем меньше – тем лучше

У нас в компании принято два раза в неделю проводить планёрки, где собирается множество людей одновременно. Но в какой-то момент я понял, что это пустая трата времени сотрудников, и сейчас на встречи я приглашаю не больше восьми человек.

К тому же я сам придерживаюсь политики «нет плана, нет посетителя»: если ведущий собрания заблаговременно не оповещает о плане, в котором описаны цель и причины данного собрания, я туда не иду (заранее стараясь убедиться, что там будет человек, фиксирующий все важные моменты, которыми он позже поделится).

Как итог, я хочу сделать акцент на том, что такой подход хорошо работает для меня, но мы ведь все разные. Не существует понятий продуктивный или непродуктивный «от природы» человек. Есть только методы повышения работоспособности, или, наоборот, понижения ее. Ключ – найти подходящую комбинацию лично для вас.

***

Понравился текст? Здесь мы рассказываем, что думаем о материалах и делимся личными историями: страницы редакторов Веры Черныш и Тимура Вороны в Facebook.

Подписаться на Telegram-канал