Як допомогти новим співробітникам швидко освоїтися в компанії: практичні поради та головні помилки

У цьому блозі ми продовжимо розгляд етапів життєвого циклу співробітників в організації. Третій етап – адаптація співробітників, і саме він допомагає «включити» фінальних кандидатів і наявних співробітників компанії в нові ролі.

Найголовніше на поточному етапі – зрозуміти його цінність для бізнесу та побудувати просту і зрозумілу програму для всіх учасників процесу.

Адаптаційний період впливає на якість результатів роботи кожного співробітника. Програма та її тривалість залежить від впливу ролі на бізнес. Вона може тривати від 1 до 12 (іноді й більше) місяців, і проводиться в кожній організації своїм унікальним чином, оскільки залежить від бізнес-стратегії і стратегії розвитку талантів в організації.

Коли потрібна адаптація

1. Співробітник приходить в організацію ззовні.
2. Співробітник змінює роль всередині організації.
Онлайн-курс "Комерційний Аудіопродакшн" від Skvot.
Навчіться створювати, зводити й мастерити музику для комерційних проєктів — кіно, серіалів, улюблених ігр чи вірусних рекламних роликів.
Детальніше про курс та довід лектора

З першим пунктом питань майже не виникає – у кожній компанії є адаптація нових співробітників. Звісно, програми адаптації можуть бути абсолютно різними. В одній компанії типовою практикою є показ робочого місця і проведення короткого інструктажу. В іншій – проводиться тижневе навчання та детально розповідається історія компанії, продуктів і послуг, приділяється час «зануренню у світ компанії», важливості ролі співробітника та її впливу на цінності і стратегію розвитку компанії. Це два кардинально різні підходи.

Кожен власник бізнесу, керівник та HR-спеціаліст має розуміти доцільність і цінність часових та фінансових ресурсів, які будуть інвестовані в адаптацію співробітників. Це вибір менеджменту, який базується на баченні компанії в майбутньому. Тут стає в пригоді і візія, і цінності, і унікальність продукту, і рівень сервісу – усе це впливає на процес адаптації співробітників і корегує його.

Наприклад, візьмемо продавця або касира в ритейлі. Розглянемо магазини з різним позиціонуванням – сегмент нижче та вище середнього. Кожен з нас розуміє, що ми отримуємо в них різний сервіс. І тут питання: чи буде відрізнятися програма адаптації в цих мережах? Звісно!

У першому випадку буде програма мінімум, головною метою якої буде навчання або перевірка знань і навичок співробітників перед стартом роботи. Від них не будуть вимагати додаткових знань і не будуть проводити довготривалі програми, оскільки це додатковий бюджет, який не буде закладатися у вартість продуктів. У другому випадку ситуація буде інакшою: у співробітників будуть інвестувати ресурси, оскільки рівень сервісу передбачає іншу комунікацію, інші знання та навички. Від співробітників будуть очікувати більшого, адже очікування клієнтів також відрізняється. 

Повернемося до другого пункту – адаптація співробітників, які змінюють роль всередині організації. Тут ситуація складніша. Здається, що співробітник вже й так всередині організації – він знає компанію, команду, певні «правила гри» та буде успішним у новій ролі. Що йому ще потрібно? Бери і працюй.

Це ілюзія. І найчастіше ця ілюзія заважає розвитку співробітників в організації та досягненню планових показників бізнесу. 

Ключові етапи адаптації

Інформація про організацію програми адаптації:

• знайомство з програмою адаптації (як буде проходити адаптація);
• знайомство з інфраструктурою (що може знадобитися співробітнику).

Інформація про компанію:

• знайомство з компанією та її продуктом (що є продуктом компанії, яку користь та різницю у світі створює компанія, для чого це відбувається);
• знайомство з командою (хто буде працювати зі мною);
• знайомство із власною роллю (як я буду впливати на розвиток бізнесу);
• знайомство з показниками ефективності на поточній ролі (що саме мені потрібно робити);
• знайомство з подальшою програмою адаптації (які подальші кроки та точки контролю моєї роботи).

Яка саме інформація потрібна співробітникам – вирішуєте ви. На кожній позиції потрібна своя програма адаптації, яка формується на основі ключових цілей даної ролі. 

В основу програми ви можете покласти піраміду логічних рівнів Роберта Ділтса і провести співробітника по кожному рівню. Або залишитися на перших рівнях – де, що і як робити.

При розробці програми адаптації дайте відповіді на наступні питання:

• Що має знати співробітник про компанію, продукт, команду, ринок конкурентів?
• Для чого йому потрібна інформація та як він буде її використовувати у своїй діяльності?
• Що ще може знадобитися та допомогти співробітнику стати успішним у новій ролі?
• У якому форматі буде надана інформація?
• Скільки часу потрібно для адаптації в новій ролі?
• Хто буде відповідальним за проведення адаптації?

Помилки в адаптації

«Сам розберешся, що до чого»

Найпоширеніша помилка в адаптації – нерозуміння цінності процесу адаптації  безпосереднім керівником і, як наслідок, його ставлення до процесу, бажання розвивати відповідні навички і вдосконалювати адаптацію для нових співробітників у команді. HR-спеціалісти тут 100% гуру та мають велику цінність, проте їхньої діяльності не вистачить. Важливою фігурою в адаптації кожного співробітника є його безпосередній менеджер. І саме він впливає на якість адаптаційного періоду і «включення» співробітника в діяльність компанії.

У цього методу є одна величезна перевага – менеджер не витрачає свій дорогоцінний час тут і зараз. Та що буде далі? Співробітник буде виконувати свої функції так, як знає, або так, як здогадався. Добре, якщо він має необхідні знання, досвід, компетенції і швидко зорієнтувався. А якщо ні? Керівник буде витрачати значно більше часу на корективи та повторне навчання. А як ми знаємо, навчити значно простіше, аніж перевчити.

«Випробування на витримку»

«Завалити» інформацією нового співробітника, створити справжній інтенсив і загнати людину в стрес – от де суперрезультати (насправді, ні). У співробітника просто вичерпується здатність сприймати нову інформацію. До того ж не забуваємо про те, що людина переживає і без того великий стрес у перші робочі дні.

І не важливо, чи це нова робота, чи нова позиція в поточній компанії. Стрес присутній в обох випадках через кількість невідомих. І слід пам’ятати про те, що в кожної людини своя швидкість – рефлексія і зворотний зв’язок на особистих зустрічах може врятувати ситуацію та утримати співробітників, яких ви обрали.

«Тут всі зайняті, почекай»

Взяти нового співробітника для того, щоб розвантажити та підсилити поточну команду і не мати часу для його адаптації. Цей сценарій відомий багатьом, особливо в компаніях/департаментах, діяльність яких тісно пов’язана з певною сезонністю. Тут потрібно вибирати, що є первинним – курка чи яйце. Втратити час зараз і підготувати співробітника, який стане додатковим ресурсом усієї команди чи продовжувати працювати на максимум без нього.

Є й інші помилки, і кожен HR-спеціаліст відчуває ці слабкі місця. Та HR, яким би кваліфікованим і компетентний він не був, не може змінити всі адаптаційні процеси. Йому завжди потрібна підтримка менеджменту та допомога в реалізації. Коли ці дві складові поєднуються, починається HR-магія. Менеджмент «продає» цінність адаптації, а HR проводить навчання та дає інструменти, які потрібні для успішного введення співробітників у свої ролі на кожному рівні організації.

Чому етап адаптації важливий для кожної компанії

Залучайте спеціалістів і створюйте команду, яка зможе розробити дизайн адаптаційного процесу для всіх рівнів організації. Та реалізує його найкращим для бізнесу чином. Адже без якісної адаптації ви просто втрачаєте цінні кадри, які залучили на перших двох етапах життєвого циклу співробітника – залучення та рекрутинг. Навіть більше, ви також втрачаєте спеціалістів, які вже є в вашій організації та зацікавлені в розвитку і мають потенціал.

Етап адаптації – етап, на якому співробітники вбирають нову інформацію та отримують знання як губки. Саме тут починає зростати їхня кваліфікація. А через деякий час ви побачите вигоди від своїх інвестованих зусиль і ресурсів.