За год избавили от бюрократии 28 тыс. предпринимателей. Опыт сервиса документооборота «Вчасно»

Виталий Шкиль

Год назад компания EVO запустила онлайн-сервис электронного документооборота «Вчасно». Сегодня им пользуется 28 тыс. предпринимателей для подписания ЭЦП (электронно-цифровой подписью) и обмена юридически значимыми документами: договорами, актами выполненных работ, счетами.

Сервис "Вчасно" избавляет от бюрократии

Руководитель онлайн-сервиса «Вчасно» Оксана Ферчук рассказала MC Today, как она с командой доказывает бизнесу, что облако – надежней сейфа.

Крупный бизнес потянул за собой мелкий

Оксана Ферчук

План был такой: мы подключаем к сервису крупных игроков, лидеров отраслей, а они уже тянут за собой средний и мелкий бизнес – своих контрагентов. Для вторых сервис бесплатный. Другое преемущество – они получают надежное облачное хранилище документов.

Для крупных компаний облачный сервис удобнее коробочного решения — не нужно уговаривать десятки тысяч контрагентов устанавливать одинаковое програмное обеспечение, обучать их работать с ним. Все готово сразу.

План сработал. Только «Новая почта» пересылает документы десяткам тысячам компаний и более 65% бумаг контрагенты подписывают электронно-цифровой подписью через «Вчасно». Логистическая компания Delivery Group в феврале перевела на электронные документы почти 12 тыс. контрагентов.

Есть сопротивление

Контрагенты реагируют по-разному. Одни узнали о сервисе из новостей и сами теребят компанию, чтоб их поскорее подключили. Другие возмущаются, что их поставили перед фактом и дальше требуют бумажку с подписью и печатью.

Со вторыми мы работаем, разъясняем выгоду. Показываем, сколько денег и ресурсов они сэкономять за месяц и год. Например, только Zakupki.Prom.ua в месяц экономит 200 тыс. грн на бумаге и почтовых расходах.

Компания «Пост Финанс», которая входит в группу компаний «Нова Пошта», рассказывает, что экономию можно посчитать по пачкам бумаги: вместо 25 пачек сейчас уходит всего 5. А суммарная выгода составляет порядка 50 тыс. грн в месяц.

Государственные компании настроены прогрессивно, но мешает бюрократия

«Укрпошта» и «Укрзализниця» – одни из первых крупных госзаказчиков, которые загорелись идеей замены бумажного документооборота. «Укрпошта» пока перевела только один вид документов в онлайн – список внутренних почтовых отправок. Эти документы подписываются онлайн почти в 100% случаев. А вот в «Укрзализнице» уже несколько месяцев идут внутренние согласования.

Два страха: налоговые проверки и сохранность документов

Больше всего предприниматели боятся за сохранность документов. Парадокс в том, что вероятность поражения вирусами, как в случае вирусом  Petya, через облачные сервисы близка к нулю.

Безопасность электронных данных в облаке на порядок выше, чем в локальном хранилище. Данные, которые хранятся на облачных серверах невозможно изъять, потерять или испортить. У посторонних людей нет доступа к файлам.

Опасаются предприниматели и налоговых проверок. Считают, что фискалы непременно потребуют бумажные документы. А если их не окажется, будут штрафы. Хотя налоговики это открыто опровергают и обещают, что уже в этом году проверки бизнеса будут проходить онлайн.

Цель – избавить бизнес от бумаги

В последующие 2-3 года случится прорыв – украинский бизнес массово перейдет на электронный документооборот. Мы готовимся прямо сейчас.

Уже разработали и тестируем функционал внутреннего документооборота. Благодаря ему все документы в одной компании можно будет утверждать, комментировать, подписывать и пересылать через сервис за считанные секунды.

Еще из ближайших планов – сделать возможным подписание товарно-транспортных и налоговых накладных. Но самый глобальный наш план – избавить от бумаги весь украинский бизнес.

***

Здесь мы рассказываем, что думаем о материалах и делимся личными историями: страницы редакторов Веры Черныш и Тимура Вороны в Facebook.

ПОДПИСАТЬСЯ НА TELEGRAM-КАНАЛ

1. Предпринимателям мешает отсутствие кадров и денег у людей, а с коррупцией они смирились. Исследование МС Today и «Битрикс24»
2. Банки не дают украинцам вести международный бизнес. Почему по инвойсу нельзя делать платежи?
3. 1,2 млн активных пользователей в месяц. Как у «Новой Почты» получилось создать успешное приложение