Инвестиции в коворкинги составили $500 тыс. Как венгерская компания New Work Serviced Office выходит на украинский рынок

Итоги проведенного в феврале совместного исследования MC Today и «Битрикс24» показали: отечественные предприниматели одной из важных внутренних проблем бизнеса считают ошибки в бюджетном планировании, а среди кадровых трудностей выделяют низкую эффективность сотрудников и плохо отлаженную внутреннюю коммуникацию.

О том, как с этими сложностями справляется венгерская компания New Work Ser­viced Office, открывающая на украинском рынке сеть коворкингов, MC Today в проекте при поддержке «Битрикс24» рассказала руководитель проекта Виктория Журбас-Литвин.

Партнер проекта?

Зачем венгерской компании открывать коворкинги в Киеве

В январе 2018 года телефон Виктории Журбас-Литвин зазвонил. Ее приятель Богдан Янатьев рассказал, что недавно познакомился с Ирмой Хорват и Убертом Абт 一 основателями европейской сети сервис-офисов New Work Ser­viced Office (NWSO). Компания планировала открывать коворкинги в Украине, руководству были нужны рекомендации. А на счету Виктории 一 шесть лет работы с коворкингами.

Она начала сотрудничать с коворкингами, когда в Киеве этот тренд только зарождался, и с 2012 года успела поработать с Kyiv­Work­ing, «Циферблатом», Zelen­ka и еще несколькими.

Виктория Журбас-Литвин

В предыдущих проектах Виктория успела побыть и управляющей, и организатором мероприятий. Однако возможности реализовать идеи по привлечению новых клиентов и роста компании у нее не было, хотя очень хотелось. Познакомившись с Ирмой Хорват, Виктория прошла несколько собеседований 一 и заняла должность руководителя нового проекта.

Венгерская компания New Work Ser­viced Office еще осенью 2017-го взялась изучать рынок столичных коворкингов. В Киеве их около 40 штук, без учета площадок других форматов вроде свободных пространств, функционирующих по той же системе почасовой оплаты, но предназначенных не для работы, а для отдыха.

Причем в хороших 一 всем желающим мест не хватает, а в тех, что похуже 一 места пустуют. Спрос же постоянно растет, поскольку все больше людей предпочитают работать вне офисов.

«Если взять данные портала Upwork, то в Украине порядка 50 тыс. фрилансеров. Из этого количества 30–40% – в Киеве. Это как раз наша аудитория», 一 объясняет Виктория. Рынок коворкингов заполнен на 70%. Такая ситуация позволяет быть не первыми и единственными, а теми, кого выбирают за качество.

Сейчас у New Work Ser­viced Office 一 сеть сервис-офисов в Будапеште и Варшаве. Сервис-офис 一 это столы, стулья, интернет и больше ничего. Однако, изучив украинские цифры, руководство компании решило пойти чуть дальше 一 и открыть в Украине сеть полноценных коворкингов.

Сколько стоит открыть коворкинг в Киеве

Инвестиции в проект составили $500 тыс. Средства распределили между всей будущей сетью из трех коворкингов общей площадью 4 тыс кв.м. Первый 一 New Work Labs Globus 一 откроется в начале июня этого года, остальные 一 до конца 2019-го.

Места в новом коворкинге можно будет бронировать заранее через специальное мобильное приложение. Администраторов не будет 一 их тоже заменит приложение, а также 一 план-схема и система указателей.

«Когда мы разрабатывали пакет услуг, то ориентировались на зарубежный опыт. К примеру, в Лондоне некоторые зоны в коворкинге можно снять и на целый рабочий день, и на полдня, и на 8–13 дней без привязки к фиксированному месту», 一 рассказывает о новшествах для украинского рынка Виктория.

Работая над новым проектом, Виктория и ее команда ориентировались на зарубежный опыт

В Венгрии и Великобритании кофе, чай и печенье в коворкингах оплачиваются отдельно. В Украине же планируется сделать несколько пакетов услуг: с напитками и снеками или без них.

«За границей есть еще такой опыт: отдельный месячный абонемент на кофе. Тогда и у коворкинга есть возможность не дешевить и предлагать качественный напиток, и купят его те, кто реально пьет кофе», 一 говорит Виктория. Чай, кофе и снеки 一 это 20–30% от общей стоимости аренды места. Впрочем, финальная стоимость услуг в новых коворкингах еще формируется.

Как устроена работа в международной команде

К себе в команду Виктория искала универсальных сотрудников. «Венгерское руководство долго не могло понять, как сотрудники могут быть многозадачными, потому что уво многих иностранных компаниях существует правило: если ты занимаешься маркетингом, то только им, бухгалтерией 一 только ею», 一 рассказывает Виктория.

Сейчас в ее команде 一 трое, кроме самой Виктории. Первой присоединилась Александра Лабузинская, которая 1,5 года управляла коворкингом Zelen­ka и знает работу изнутри, от починки интернета и закупок до ведения бухгалтерии. Затем Юлия Волошина, которая вместе с проектом Cowork­ing Test Dri­ve Soft­en­gi Train­ing Cen­ter тестировала столичные коворкинги и изучила все их плюсы и минусы со стороны клиента. Кроме того, открыты вакансии бухгалтера и юриста на аутсорсе.

Украинской команде помогает венгерская, в которой 一 тоже три сотрудника. Для коммуникации в компании используют «Битрикс24». При приеме на работу венгерская сторона сразу заводит профайл с детализированной информацией о сотрудниках. В базе есть сотрудники всех проектов компании.

У каждого сотрудника компании есть профайл в системе «Битрикс24»

«К примеру, если я захочу написать HR-менеджеру, то сразу же найду этого человека, и мне не нужно будет писать длинное вступление с объяснением, кто я и какими вопросами по какому проекту», 一 перечисляет плюсы такой системы Виктория. Можно сразу переходить к сути, что экономит время, соглашаются с ней ее коллеги.

Сотрудники компании активно пользуются общей лентой новостей и календарем. Правда, небольшую неразбериху вносит разница во времени, которую сервис не учитывает. «При планировании Skype-звонков в комментариях всегда уточняю, на какое именно они время по Киеву и по Будапешту», 一 описывает решение проблемы Виктория.

Когда Виктория присоединилась к проекту, венгерская сторона уже использовала «Битрикс24». Вначале украинской команде пришлось перестраиваться и разбираться в сервисе. Но, разобравшись, Виктория и ее коллеги обнаружили в нем много полезных функций, которые значительно облегчают жизнь и коммуникацию с удаленной командой.

Сотрудники компании активнее всего пользуются встроенным в «Битрикс24» календарем

Активнее всего Виктория и ее коллеги используют сервис для общения с венгерской стороной. В сервисе назначаются встречи, ведется переписка, происходит планирование работы и бюджета, а также решаются административные и финансовые вопросы и утверждаются задачи. Причем делать это все можно максимально оперативно, поскольку «Битрикс24» можно использовать с мобильного, отмечают один из важных плюсов сервиса Виктория и ее коллеги.

Фактически сервис 一 главный, а заодно и самый быстрый канал коммуникации с венгерской командой, уточняет Виктория. А вот для управления конкретными задачами ее команда использует Meis­ter­Task.  Обмен информацией происходит преимущественно через Google Dri­ve и Google Docs. А сайт коворкинга будет сделан с интеграцией платформы Nex­udus, которая используется в коворкингах по всему миру для управлением пространством и даёт возможность покупать абонемент без звонков по телефону, бронировать переговорки, видеть свои брони и календарь с доступными комнатами.

Особенности работы на украинском рынке

Венгерская команда взяла на себя финансирование проекта, поиск помещения, а также разработку бренд-бука 一 архитектурный проект, ремонт, поиск подрядчиков и контроль выполненных работ.

Помещение выбрали в ТРЦ «Глобус» 一 площадью 1000 квадратных метров, с арендой $20 за квадратный метр. По замыслу, в коворкинге одновременно поместятся 200 человек, а также будет зал для мероприятий вместимостью 80 человек. Затраты на открытие составят около $250 тыс., большая часть из этих денег пойдет на ремонт и покупку мебели.

В зоне ответственности украинской команды 一 разработка пакетов услуг, ведение социальных сетей, создание сайта и медиа-активностей в СМИ. Также команда помогает адаптировать стандарты New Work Ser­viced Office (NWSO) под украинское законодательство. Вся операционная деятельность будет вестись из Украины.

Украинская команда New Work Ser­viced Office

Правда, некоторые вопросы обе стороны решают вместе. «Время от времени венгерская команда обращается с просьбой сравнить цены на услуги у одних и тех же компаний для украинских заказчиков и иностранных. К сожалению, нередко оказывается, что прайс для иностранцев в 1,5–2 раза выше», 一 делится Виктория.  

Кроме того, украинские сотрудники выступают посредниками между венгерской командой и отечественными подрядчиками. «Например, мы узнаем у торгового центра, какая стена несущая, какая 一 нет, и доносим эту информацию венгерским коллегам», 一 объясняет нюансы Виктория.

Партнер проекта?

Попробовать сервис «Битрикс24»

Читайте другие материалы, которые редакция MC Today публиковала вместе с «Битрикс24»:

1. «Я записал задачу на бумажку и забыл о ней. Так я потерял заказ на $1000». Кирилл Брагин об ошибках и их решении в работе веб-студии
2. «Мы практически не берем свитчеров». Как создатели Lviv IT School построили школу, о выпускниках которой мечтают IT-компании
3. Вера Грузова: «Ребенок — это тренинг по самодисциплине». Как сохранять рабочую эффективность с малышом?