Набридло роками зберігати шафи з документами? Цифровий архів зекономить вам місце, а ще гроші й час. Як він працює

Електронні, або цифрові, архіви допомагають компаніям систематизувати і зберігати роками найрізноманітніші файли: документи, зображення, аудіо- та відеозаписи тощо. Інформацію можна організувати так, щоб було легко відновлювати її та керувати нею. А ще цей інструмент гарно економить бізнесу гроші. 

У партнерському матеріалі із CleverForms експерт компанії-розробника «Адвертайзінг Експрес» Марина Погорільчук розповідає, які ще є переваги цифрових архівів, на прикладі «Електронного архіву» CleverForms.

Що таке електронний, або цифровий, архів

Усе більше компаній впроваджують програмні платформи, де є комплекс універсальних і багатофункціональних модулів. Їх можна легко і просто налаштувати, а ще вони дозволяють структурувати управління, бізнес-процеси на підприємстві та стосунки з іншими організаціями.

Коли документообіг повністю переходить у цифру, постає питання, як збирати, систематизувати і зберігати роками електронні документи. У цьому випадку бізнесу допоможе «Електронний архів».

«Електронний архів» CleverForms створила компанія «Адвертайзінг Експрес» як один з модулів багатофункціональної програмної платформи CleverForms. З розвитком платформи та її сервісів «Електронний архів» виріс до окремого продукту й отримав гарні відгуки від клієнтів. 

Замовити посилання на пробну версію «Електронного архіву» можна на нашому сайті.

Наприклад, багато з них цінують те, що він покращує процес архівування, зменшує затрати на ведення паперового архіву, а велику роботу може виконувати менша команда. Наш продукт уже використовують енергетичні компанії, банки, виробники з харчової галузі. Тобто «Електронний архів» – це універсальний продукт, який буде у пригоді в будь-якій сфері. 

До речі, цей модуль узяли за основу для створення системи електронного архіву для Національного банку України.

«Адвертайзінг Експрес» – це український розробник програмного забезпечення. Компанію заснували 2005 року, її головний офіс розташований у Києві. В основному вона розробляє програмне забезпечення та займається цифровою рекламою.

Як працює «Електронний архів» CleverForms

«Електронний архів» CleverForms – це система зберігання документів з чіткою структурною організацією. Тобто команда може структурувати документи за номенклатурними справамиперелік найменувань справ, які утворюються у діловодстві підприємства, типами зберігання: тимчасове, тривале, постійне. Крім того, можна відстежувати терміни зберігання документів за роками, сортувати за підрозділами компанії тощо.

Компанія зможе створити умови збереження електронних документів, які відповідають законодавству України про архівну справу та рекомендаціям ЄС. 

Замовити посилання на пробну версію «Електронного архіву» можна на нашому сайті.

Ми пропонуємо прості рішення, з якими можна систематизувати, убезпечити дані та зробити їх доступними з будь-якої точки світу.

• Єдиний інтерфейс. У ньому можна керувати документами, різними за типами зберігання: тимчасовими – до 10 років, тривалими – від 10 до 75 років, постійними – понад 75 років. Якщо потрібно, клієнти ведуть облік паперових справ архіву і слідкують за тим, які документи вже можна знищити. Вам не потрібно використовувати додаткові засоби для того, щоб зберігати великі архіви. 
• З «Електронним архівом» значно легше шукати потрібну інформацію, якщо порівнювати з пошуком у фізичних документах. Ви легко відшукаєте та відсортуєте файли – тут є пошук за ключовими словами чи іншими критеріями.
• Можливість відновлювати дані, ділитися ними з колегами або клієнтами та навіть спільно працювати над проєктами в режимі реального часу – усе це без будь-яких обмежень.
• Можна створювати резервні копії і зберігати їх у кількох місцях, що забезпечує безпеку даних. Це спрацьовує у випадку стихійного лиха чи іншої надзвичайної ситуації, коли можуть бути пошкоджені або знищені фізичні документи.

«Електронний архів» є потужним інструментом для будь-якого підприємства. До речі, він дозволить суттєво зекономити: компанія знизить витрати на папір, принтери та компоненти до них, електрику тощо. Обсяги, які можна зберігати в електронному архіві, обмежені лише потужністю обладнання клієнта. 

Ми можемо надати доступ до безкоштовної пробної версії, щоб компанії дізналися, як легко керувати своїми файлами за допомогою такої інноваційної технології. Замовити посилання на пробну версію «Електронного архіву» можна на нашому сайті. Також ви можете надіслати запит на пошту info@a-express.com.ua.

Спробувати безкоштовно