Український виробник косметики для взуття Beclean гарантує клієнтам відправку гуртових замовлень протягом 2–3 днів. Та поки складський облік у компанії вели вручну, виконати обіцянку часом ставало справжнім квестом. Траплялося, що менеджер підтверджував замовлення, а потім з’ясовував, що на складі недостатньо флаконів – у Google-таблиці просто забули ввести актуальні дані. Доводилось терміново замовляти тару, передомовлятися із клієнтами, компенсувати їм очікування безплатною доставкою.
Розв’язати цю проблему допоміг Bimp. Ця українська ERP-система автоматизує всі внутрішні процеси бізнесу: склад, фінанси, виробництво, клієнтський облік тощо. Наприклад, коли Beclean продали якийсь товар, флакон в обліковій системі списується автоматично.
У партнерському проєкті з Bimp ми розпитали підприємців, як автоматизація покращила ефективність їхнього бізнесу та на що звертати увагу, коли вибираєте IT-сервіс для обліку.
Ви можете отримати консультацію з покращення бізнес-процесів і тиждень безоплатного використання Bimp. Для цього заповніть форму.
Олег Юшков, Beclean. Автоматизував облік, бо втомився від помилок
Уже чотири роки ми виробляємо і продаємо косметику для взуття й одягу. В асортименті 39 найменувань продукції. Для деяких гуртових замовників ми виробляємо косметику під їхніми торговельними марками. Середній оборот складає 500–650 тис. грн на місяць. 500 тис. з них – це наші власні продажі: в інтернет-магазині, на маркетплейсах і в соцмережах. Ще 100–150 тис. – продажі партнерів.
Олег Юшков, Beclean
Ключові процеси в нашій роботі – виробництво та маркетинг. Виробництво своєю чергою спирається на логістику і склад. Коли ми замовляємо сировину і флакони, треба взяти їх на облік. Те, що використовуємо, треба списати на виробництво, перевести в товар, а запаси – вчасно поповнювати.
Досить довго ми всі ці процеси вели вручну в Google-таблицях, а це людський фактор. Наприклад, ми бачимо по залишках, що в нас 500 флаконів. Спокійно приймаємо замовлення на гуртову партію товару та, як зазвичай, обіцяємо відправку протягом 2–3 днів. А в реальності на складі лежить, наприклад, лише сотня, бо хтось не списав тару під час останнього замовлення. Виробництво затримується, бо треба закупити флакони.
У таких випадках доводилось компенсувати покупцям очікування подарунками чи знижками, а гуртовим клієнтам – безплатною доставкою. На щастя, ніхто від нас не відмовився, тож гроші ми не втратили. Але нервували добряче.
Перший досвід автоматизації виявився не надто вдалим. Сервіс, який вибрали на початку, виявився заточеним під фінанси, а складський облік, як і раніше, доводилося вести в Google-таблицях. Тож ризик помилок залишався. Ми вирішили шукати продукт, що охопить і фінанси, і склад (сировина, паковання), і облік готової продукції. Тут же запитали в Google і побачили Bimp. Зідзвонилися з менеджером, він провів презентацію. Ми довго не вагалися. Сервіс український, закриває наші потреби – клас, працюємо.
Після ручного ведення складу можливості Bimp виглядали дійсно круто. Продаємо чистячу піну – і зі складу автоматично списується флакон, сировина й етикетка. Ми постійно бачимо реальні залишки. Це мінімізує можливість помилок, затримок і дуже економить час і ресурс.
Перехід на Bimp з таблиць і сервісу фінобліку забрав лише один день. У кількох моментах нам знадобилась допомога. Наприклад, як встановити інтеграцію з CRM, банками чи ввести деякі категорії товарів. Але техпідтримка була постійно на зв’язку й усі питання вирішувала одразу. Ми працюємо в Bimp уже три місяці. Деякі процеси ще налаштовуємо, але вже зараз видно, наскільки легше працювати, коли вони автоматизовані.
Проблема більшості сервісів автоматизації в тому, що вони заточені або під фінанси, або під склад. Bimp охоплює все одразу, а коштує не більше, ніж вузькоспрямовані сервіси. Підписка на місяць – $29. На рік – $276. У нього дуже широкий функціонал, якісна підтримка. Складається враження, що команда дійсно турбується про свій розвиток і покращення сервісу.
Дізнатись більше про платформу для управління бізнесом Bimp можна на сайті.
Дмитро Луценко, FineCup. Перейшли з російського сервісу автоматизації
Українська сімейна ростерія відкрилась 2018 року. Ми обсмажуємо близько тонни кави на місяць. Десь 60% обсягу йде на потреби наших власних закладів, близько 40% купують роздрібні та корпоративні клієнти: офісні центри, ІТ-компанії, ресторани тощо. Продажі йдуть через сайт і соцмережі. Також є кілька офлайн-точок у Кропивницькому, де продається наша кава.
Команда FineCup
У нас не так багато процесів. Закупка зеленого зерна та пакувальних матеріалів, облік готової обсмаженої кави, облік витрат на виробництво і просування, зарплати, комунальні платежі тощо.
Спершу ми вели це все в Excel, і нас це задовольняло. Але в роботі з кавою є нюанси, які неможливо коректно налаштувати в таблицях. Наприклад, кава при обсмажуванні втрачає вагу. В Excel неможливо вказати, чому цифри знизились: це чиясь помилка чи природний процес. Крім того, коли всі дані доводиться вносити вручну, це забирає час, іноді трапляються помилки.
Дмитро Луценко, FineCup
Ми розуміли, що треба оптимізувати роботу. Потрібен сервіс, де можна вести клієнтську базу, автоматично вираховувати втрату ваги після обсмажування кави та інші нюанси виробництва, спростити інвентаризацію. Зокрема, робити автоматичне переміщення складом замість того, щоб вручну переміщувати партії кави із «сировини» в «обсмажену», а потім у «готову» – розфасовану і промарковану. Ці переміщення мають бути точними, щоб ми бачили залишки і вчасно поповнювали склад.
Першим досвідом автоматизації став російський сервіс. Знадобився час, щоб перелаштуватися на нього. Коли до чогось звик, буває важко сприйняти щось нове. Мені довелось мотивувати команду, пояснювати, чим програма краща за звичні таблиці.
Десь за пару місяців після цього нам зателефонували з Bimp. Ми тоді ледве призвичаїлись до нового сервісу. Та й Bimp на той момент не мав якихось суттєвих переваг, щоб знову зважитись на перехід. А ще за чотири місяці почалась повномасштабна війна.
Перший тиждень ми не працювали взагалі. А на початку березня вийшли, провели інвентаризацію та наново почали весь облік в Excel. Російську програму видалили, навіть не витягнувши дані.
Тепер ми шукали український сервіс. Спробували працювати з однією програмою, але документообіг у ній був налаштований складно. Тоді ми й згадали про Bimp.
Виявилося, що за цей час вони серйозно розвинулися. Додали більше варіантів звітності, можливість підв’язати сайт, «Нову пошту», платіжні сервіси тощо. Це було зручно, зрозуміло й повністю покривало наші потреби.
Близько тижня ми переносили в систему всіх клієнтів, контрагентів, заповнювали склад. Якщо виникали запитання, ми звертались у службу підтримки й там одразу все вирішували.
Наразі ми працюємо з Bimp пів року. Автоматизація вивільняє час і купу ресурсу. Ти одразу бачиш усі залишки сировини й обсмаженої кави, обсяг виробництва. Будь-який звіт отримуєш за пару кліків замість того, щоб сидіти й вираховувати. При відвантаженні готової продукції зі складу автоматично списується паковання, наліпка, обсмажена кава. Раніше нам доводилось вводити це в таблицях за кожним напрямом окремо.
Якщо в бізнеса є запит на швидке оброблення інформації, зменшення помилок, то автоматизація – обов’язковий крок.
Щоб отримати консультацію з оптимізації всіх бізнес-процесів компанії та інтеграції їх у Bimp заповніть форму.
Дмитро Обухов, СЕО і співвласник Bimp. 17 років допомагає автоматизовувати бізнес-процеси
У Bimp ми поєднали й узгодили всі базові процеси, які є в будь-якому бізнесі, незалежно від напряму. Продажі, фінанси, виробництво, відносини із клієнтами, логістика, регламентний облік. Уся інформація оперативно надходить у сервіс і фіксується. Відбувся продаж – змінюються взаєморозрахунки. Пройшла закупівля – на обліку з’являється товар чи сировина. Відбувся цикл виробництва – з’являється в обліку готовий продукт.
Завдяки такій автоматизації заощаджується 25-30% часу у співробітників компанії. А це оптимізація процесів, фонду зарплат. Компанія починає бачити й аналізувати показники, які досі не фіксувалися, і коштом цього теж оптимізує діяльність. Бізнес позбавляється більшості ситуацій, які ускладнюють роботу й гальмують розвиток.
Наприклад, ви відвантажуєте товар. Контрагент помічає, що термін зберігання добігає кінця, та повертає замовлення. Товар доводиться списати – це збитки. І добре, якщо обійдеться без штрафу. Цього не трапляється, якщо складський і товарний обліки налаштовані правильно.
Або ось такий приклад. У вас змінився менеджер по роботі з клієнтами. Досвідчений співробітник опрацьовував замовлення швидко та чітко, а новачок – довго й часом з помилками. Це може призвести до проблем із клієнтами. Але, коли процеси автоматизовані та виведені в систему, адаптація нових людей стає коротшою, а вплив людського фактора зменшується.
Ще приклад. Компанії, що надають послуги, часто пропускають момент, коли конкретний клієнт перестає бути вигідним. Він платить – і це створює ілюзію прибутковості. Але гроші не покривають витрат на його обслуговування. Автоматизований клієнтський облік дозволяє контролювати рентабельність клієнта й не допускати таких помилок.
Дмитро Обухов, СЕО і співвласник Bimp
Перш ніж створити цей сервіс, ми 17 років розробляли і впроваджували системи обліку на базі 1С. Ми бачили, які проблеми стоять перед бізнесом і як їх можна ефективніше закривати. Наразі 80% наших клієнтів — це мікро- та малий бізнес. Зазвичай ERP-системи проходять повз цей сегмент, бо заточені під масштабніші компанії.
На певному етапі власники мікро- та малого бізнесу не замислюються над тим, щоб автоматизувати облік, рахувати собівартість чи валовий прибуток. Вони знають, що закупили товар на одну суму, продали на іншу – і їм здається, що цих даних досить. У кращому випадку основні процеси автоматизовані, але дані або не передаються між сервісами, або передаються із затримкою. Як ви розрахуєте собівартість продукту, якщо знаєте лише вартість сировини та не фіксуєте жодних інших факторів?
У процесі роботи ми зрозуміли, що мікро- та малому бізнесу треба спочатку допомогти розібратись із правильним обліком, а тоді вже пропонувати інструмент для нього. Тепер готуємо навчальний курс із цієї теми. І він не про те, як нормально себе почувати на рівні мікробізнесу, а про те, як мікро- та малому бізнесу масштабуватися.
Ще 20% наших клієнтів – це середній бізнес. Їм важливі комплексне оцінювання та аналітика, можливість оперативно ухвалювати рішення. Для нас такий запит – це виклик і простір для зростання. Співпраця з українським середнім бізнесом допомагає нам прокачатися до міжнародного рівня.
Ми постійно впроваджуємо нові можливості. Вважаю, що в найближчі п’ять років це дозволить нам наздогнати навіть деяких конкурентів-гігантів. Бо великі компанії вже не можуть оперативно реагувати на потреби ринку. А ми гнучкі, швидко опановуємо інновації і ставимо їх на службу клієнтам. Найближчим часом збираємося задіяти можливості штучного інтелекту. Він аналізуватиме дані, тенденції та динаміку змін бізнесу, й допомагатиме керівникам приймати ефективніші рішення.
Повідомити про помилку
Текст, який буде надіслано нашим редакторам: