Працюють, а не дивляться відосики. Як контроль над співробітниками допомагає їм бути продуктивнішими

Український сервіс Yaware.TimeTracker дев’ять років. За цей час він проаналізував робочий час понад 150 тис. співробітників у 3100 компаніях. Серед них і стартапи з одним робітником, і гіганти з тисячами підлеглих. У списку клієнтів Yaware – Netpeak, Isaac Pintosevich Systems, RIA, «Укрзолото», корпорація «Богдан».

У партнерській колонці для MC.today співзасновник компанії Yaware Руслан Савчишин пояснює, як використовувати сервіс, щоб підвищувати продуктивність команди, як правильно позиціювати трекер і чому роботодавцю краще ним не зловживати.

Чим корисний Yaware.TimeTracker

Під час карантину наш клієнт, українська IT-компанія, перебудовувала відділ продажу. Менеджери повинні були вивчити й запровадити нові мовленнєві сценарії роботи з клієнтами. Один із них постійно повторював, що він сильно завантажений задачами та не має часу.

Тоді керівник вирішив проаналізувати дані діаграми Ганта (інструмент керування задачами – прим. ред.) зі звіту Yaware.TimeTracker. Він побачив, що менеджер дійсно користувався робочими програмами. Однак коли копнув глибше й вивчив звіти із застосунків, виявилося, що мінімум годину-півтори на день співробітник витрачає на розважальні канали робочого месенджеру Slack. Після цього керівник визначив проблеми з мотивацією співробітника, і ситуацію виправили.

Це типова історія про співробітника, який недопрацьовує. Друга типова ситуація – коли люди, навпаки, перепрацьовують. З цим ми стикнулися у своїй бухгалтерії. У відділу були дві людини. Якось ми помітили, що замість належних 40 годин на тиждень вони кілька тижнів поспіль працювали по 50 і більше. І нікому не скаржилися. Ми поговорили з бухгалтерами, знайшли причину перепрацювань і найняли ще одну людину.

Якби не Yaware, співробітники й далі тягнули б на собі всю роботу й вигорали. Цим наш трекер і корисний: за його допомогою роботодавці помічають цікаві речі, на які раніше, ймовірно, не звертали увагу.

Чому трекер – не інструмент для слідкування

Трапляються випадки, коли на основі даних трекера співробітника просто звільняють. Ми не можемо контролювати, як використовують наш інструмент, але завжди даємо рекомендації, як зробити так, щоб і співробітнику, і керівнику було комфортно.

Правильно, коли Yaware подають як засіб поліпшити ефективність і самодисципліну. Неправильно позиціювати його як суворий контроль.

Трекер – інструмент тайм-менеджменту, із ним користувач навчається робити більше та швидше. Якщо людина встигає вчасно виконати задачі, у неї з’являється час на нові завдання. У результаті зростають його кваліфікація та дохід. Якщо подавати сервіс як інструмент для слідкування, можна стикнутися з опором і навіть саботажем.

На сайті Dou є багато історій, коли роботодавець зловживає трекером. Наприклад, людина впоралася із задачею раніше. І поки чекала, що менеджер поставить наступну, зайнялася саморозвитком. У трекері вона це також позначила. Результат – і співробітник, і менеджер отримали зауваження від керівництва.

Ще один розробник розповідає, що не знав про трекер, поки не помітив розширення, що фіксує активність у браузері. У корпоративній розсилці інформації про трекер не було, а ноутбук йому видали із вбудованим програмним забезпеченням і готовими налаштуваннями. Результат – негативне ставлення до такого контролю.

Як сервіс підтримує ідею рівноцінного обміну

Відносини між співробітником і роботодавцем – це рівноцінний обмін. Людина інвестує свій час і створює для компанії продукт, а роботодавець винагороджує її за зусилля. Ідеально, якщо команда намагається зробити більше, а роботодавець у відповідь підвищує зарплату й дає бонуси. Це гарантія міцних робочих відносин.

Трапляється, що співробітник намагається зробити менше, але водночас отримувати таку ж саму зарплату. Буває й так, що роботодавець не доплачує. Тоді обмін нерівноцінний. У цій ситуації Yaware.TimeTracker виступає арбітром, який показує реальну картину.

Важливо знайти баланс між суворим контролем і свободою. Постійний облік робочого часу не означає, що співробітник має працювати без пауз і відпочинку, почуватися обмеженим. У школі ж є перерви між уроками, час на перезавантаження й обід. На роботі має бути так само.

Як працює Yaware.TimeTracker

Після того як трекер встановили на комп’ютер, він починає відстежувати дії користувача: які застосунки запущені, які сайти відкриті, як рухається мишка. Ресурси він ділиться на продуктивні та непродуктивні. Позначити їх можна в налаштуваннях. Наприклад, якщо для маркетолога Facebook – продуктивний ресурс, то для бухгалтера – розважальний.

Якщо певний час немає активності – отже, співробітник виконує задачі без комп’ютера або не працює. Тривалість неактивного інтервалу також можна регулювати в налаштуваннях. Для робочих зустрічей, дзвінків, нарад і співбесід, які проходять наживо, можна підключити запис офлайн-активності. Трекер також може враховувати перерви, запізнення, понаднормові години та ранні виходи з роботи.

Окрім того, можна налаштувати час початку й кінця робочого дня, встановити цілодобове або позмінне відстежування. Якщо потрібно, програма робить скріншоти екрана та знімки на вебкамеру.

Співробітнику можна дозволити зупиняти моніторинг самостійно, бачити й аналізувати свою статистику. А великі компанії можуть групувати людей за відділами та відкривати доступ до статистики менеджеру.

Щоб не було лакун у статистиці, ми рекомендуємо вести моніторинг постійно. А аналізувати дані тоді, коли погіршується якість роботи або з’являються запитання щодо продуктивності співробітника.

У нас гнучка система налаштувань. Кожна компанія може підігнати систему під свої задачі самостійно або за допомогою нашої служби підтримки.

Вартість сервісу залежить від набору функцій. Ми хочемо, щоб клієнт платив за те, що йому дійсно потрібно. Автоматичний облік робочого часу обійдеться в 100 грн за співробітника. Підписка «Аналіз продуктивності», що враховує робочий час, аналізує продуктивність групи або окремого співробітника, коштує 150 грн за особу. Сервіс із розширеним функціоналом, де можна ставити задачі й відстежувати роботу за проєктами, обійдеться в 220 грн за одного. Протестувати всі функції та перемикатися між тарифами можна в перші 14 днів – стільки триває безкоштовний тестовий період.

Кому корисний сервіс

Найчастіше до нас звертаються компанії зі сфер ІТ, медіа та зв’язку, маркетингу, а також виробництва, які мають і офіси, і онлайн-магазини.

Yaware створений для компаній будь-якого розміру, чиї співробітники працюють за комп’ютером. В ІТ-аутсорсингу, де фактично продають робочі години спеціалістів, без трекера не обійтися. Клієнти просять у підрядника аналітику з відпрацьованих годин, за які вони платять. І звіти Yaware підходять для цього. Також сервіс незамінний для фрілансерів, які самі керують часом і хочуть збільшити заробіток.

Людям творчих професій із вільним графіком підійде цілодобовий моніторинг – щоб не заганяти їх у рамки. Більшість із них працюють командами, і коли проєкт зданий, складно визначити, хто виклався на максимум, а хто лінувався. Сервіс це покаже.

Взагалі Yaware починався як система внутрішнього моніторингу. Вся наша команда користується трекером на корпоративних комп’ютерах, а деякі співробітники встановили його й на особисті – якщо буде дистанційна робота. Вони самостійно аналізують свою статистику й навіть змагаються, у кого зелена лінія довша – так позначаються інтервали продуктивного часу. Усім кандидатам рекрутер на співбесіді розповідає про облік часу й пояснює мету програми. Жодного разу через це кандидат не відмовився від посади.

Які результати дає трекер

У згаданому тексті на Dou є відгук розробника Віталія, команда якого працює на Upwork і використовує лічильник часу. Він називає його зручним інструментом – вести облік робочих годин вручну складніше. «Це дисциплінує на роботі займатися роботою, а не бити байдики, дивитися відосики тощо», – додає Віталій.

Бізнесу трекер допомагає ще й оптимізувати процеси. Наші клієнти з компанії «Аквамаркет» хотіли проаналізувати, скільки часу займає виконання певних задач. У результаті вони перелаштували роботу, і тепер ці задачі виконують не п’ять співробітників, а два.

За запитом ми проводимо консультації клієнтів і аналізуємо їхню статистику. Ось що говорять цифри: до запровадження Yaware співробітники в середньому від 20 до 45 % часу проводили на роботі непродуктивно. Після того як з’явився трекер, цей показник зменшувався до 3-12 %.

Сам факт того, що встановили програму, вже впливає на продуктивність. Команда розуміє, що тепер дії аналізують, і починає ефективніше працювати. Звісно, для дійсно хорошого результату встановити трекер недостатньо. Потрібно працювати всередині компанії: говорити з людьми, мотивувати їх, оптимізувати процеси, постійно бути готовим до змін.

спробувати Yaware безкоштовно