logo

Делегирование – это непросто: вот как правильно передавать задачи

Все мы слышали, что нужно делегировать. Редакция MC.today разобралась, что именно это значит, когда начинать делегировать, какие задачи «отдавать» и как это правильно делать на основе опыта успешных предпринимателей.


Что такое делегирование: немного теории

Делегирование – это передача своих функций кому-то другому. Часто о делегировании говорят только в контексте работы и подразумевают передачу обязанностей руководителя сотрудникам.

Как внедрить делегирование: пять уровней 

В зависимости от того, какие задачи вы готовы делегировать и насколько можете доверять сотруднику, выделяют пять уровней передачи обязанностей. На первом сотрудника нужно максимально контролировать, последний – это полное доверие задачи другому. Чтобы начать делегировать, нужно пройти все уровни поэтапно:

  1. Уровень первый: проверка. Это самый строгий уровень. Вам нужно либо получать отчеты о работе от сотрудников, либо проверять их работу самостоятельно. На этом этапе сотрудник ограничен в действиях и не может принимать решений без согласования. Обычно это происходит либо в самом начале делегирования, либо с новыми сотрудниками, которым нужно время на адаптацию.
  2. Уровень второй: рекомендации. На этом уровне сотрудник уже понимает процесс работы, но вы все еще проверяете, как он ее выполнил. Сотрудник может давать свои рекомендации и обосновывать, почему лучше сделать так, как он сказал. Но окончательное решение все еще за вами.
  3. Уровень третий: создание плана. Когда сотрудник полностью вник в задачи, он может самостоятельно планировать их выполнение. Такой план все еще нужно согласовывать с вами.
  4. Уровень четвертый: принятие решений. На этом уровне сотрудник самостоятельно принимает решения и несет за них ответственность.
  5. Уровень пятый: полное делегирование. Когда сотрудник научился выполнять то, что ему делегировали, планировать, самостоятельно принимать решения и нести ответственность, вы можете «отдать» задачу полностью.

Зачем нужно делегировать

Делегирование освобождает время руководителя для управления и развития компании, команды или проекта. Дмитрий Джус, главный исполнительный директор компании Artjoker, говорит, что, когда стал руководителем, личного времени не осталось. 

Свободное время лидера, по словам Дмитрия, уходит на развитие компании, а несвободное – на «тушение пожаров». Поэтому делегирование – это важно и для руководителя, и для компании.

Какие задачи делегировать и когда пора начинать это делать

В делегировании есть правило шести T. Задачу стоит делегировать, если она попадает под один из следующих пунктов:

  1. Tiny – маленькая. Задача настолько маленькая, что кажется, ее нет смысла делегировать. Например, это регистрация на конференцию или покупка билетов в поездку по работе. Такие задачи занимают мало времени, но если они регулярно накапливаются, вы можете потерять много рабочих часов на их выполнение. Делегирование – это в том числе экономия вашего времени для более важных задач.
  2. Tedious – утомительная. Относительно простые и рутинные задачи. Например, внести много данных в таблицу или проверить базу электронных адресов для рассылки.
  3. Time-consuming – трудоемкая. Любые задачи, которые требуют много времени и ресурсов. Например, поиск информации и исследований для презентации.
  4. Teachable – та, которой можно научить. Это такие задачи, которым вы можете кого-то научить и потом передать другому человеку. Например, вы можете научить кого-то проводить еженедельные общие собрания вместо вас.
  5. Time-sensitive – та, что зависит от времени. К этой группе относятся задачи, которые совпадают с другими. Например, вам нужно одновременно быть на переговорах и забрать посылку у курьера.
  6. Terrible – та, которую вы ужасно делаете. Или не ужасно, но хуже, чем сделал бы специалист в этой области. Например, дизайн презентации для выступления.

Чтобы понять, какие задачи делегировать, попробуйте в течение пары недель вести список всех своих дел. А потом посмотрите, есть ли там задачи, которые может делать кто-то, кроме вас. И попадают ли эти задачи под одну из шести T. Если да, скорее всего, вам пора начинать делегировать.

6 главных ошибок при делегировании

Руководители часто боятся делегировать, потому что уже был негативный опыт. Либо, наоборот, не было никакого опыта. Вот шесть типичных ошибок при делегировании:

  1. Не верить, что кто-то выполнит задачу лучше вас. Менеджер не может и не должен делать всю работу самостоятельно. Задачи лидера – ставить цели, развивать и мотивировать команду.
  2. Думать, что обучение сотрудника займет много времени. Часто руководители думают, что им проще самим выполнить задачу, чем научить кого-то и делегировать. Да, обучение действительно займет какое-то время, но это инвестиция в будущее. Сначала вы потратите время на обучение, а потом освободите его, потому что делегируете свои задачи.
  3. Не верить в мотивированность сотрудников. Некоторые руководители считают, что у сотрудников недостаточно мотивации, чтобы выполнять задачи без контроля. Такое действительно может быть, но без делегирования вы не узнаете реальный уровень мотивации в команде, сильные и слабые стороны сотрудников.
  4. Бояться, что вас можно заменить. Менеджеры часто не делегируют и делают все сами, потому что боятся, что сотрудники их заменят. Но у руководителя другие задачи и лучше делегировать рутину, чтобы заниматься развитием проекта.
  5. Держать все под контролем. Часть руководителей любит выполнять задачи самостоятельно, чтобы полностью контролировать процесс. Но это не работа менеджера, и нужно быть готовым отказаться от нее и признаться, что некоторые сотрудники могут выполнить ее даже лучше. Вам не нужно контролировать каждую мелочь во время работы над задачами, вам достаточно проверить результат.
  6. Бояться загружать команду. Менеджер может опасаться перегрузить сотрудников работой, из-за чего делает все сам. Но одна из ваших задач как раз организовать работу так, чтобы сотрудники не были перегружены и людей было достаточно под необходимые задачи.

Как быть хорошим лидером и сделать так, чтобы другие хорошо делали задачи: 7 правил

  1. Составьте план. Дмитрий Томчук, основатель инвестиционного фонда Fison, считает, что компанией нельзя управлять абстрактно – всегда нужен четкий пошаговый план: от руководителя к топ-менеджерам и от топ-менеджеров к сотрудникам. Даже если этот план будет очень большим.
  2. Делайте что-то новое. Основатель компании Carlyle Дэвид Рубенштейн в своей книге How to Lead (с англ. «Как руководить» – Прим. ред.) назвал стремление к новому и уникальному одним из важных качеств лидера. Такие люди часто делают что-то впервые, изучают новые идеи и доносят их сотрудникам.
  3. Фокусируйтесь на цели и не бойтесь ошибаться. В той же книге Дэвид Рубенштейн советует не распыляться, ведь энергии не хватит на все. Сфокусируйтесь на важном и делегируйте то, что могут сделать другие. Автор пишет, что каждый лидер ошибается и нужно учиться на своих ошибках. Кроме того, он называет самообучение одним из главных лидерских навыков. 
  4. Признавайте вклад других. Еще Дэвид пишет о том, что важно признавать вклад других людей в успех, когда вы делегируете.
  5. Прислушивайтесь к сотрудникам. В Google считают, что общение не должно быть односторонним. Поэтому важно поощрять вопросы и предложения сотрудников и давать им всю необходимую информацию.
  6. Найдите подходящего исполнителя. Еще в Google рекомендуют подходить к сотрудникам как к «шахматным фигурам» и закреплять за ними те задачи, с которыми они справятся лучше всех.
  7. Объясняйте сотрудникам, почему то, что они делают, важно. В компании советуют рассказывать тем, кому вы делегировали задачу, почему она важна и как влияет на других. Это поможет человеку правильно расставить приоритеты в работе.

Что делать, если тот, кому делегируешь, не справляется

Юлия Бойко, старший бизнес-тренер компании BogushTime, рекомендует не забирать у сотрудника задачу, с которой он не справляется. Она пишет, что многие руководители забирают задачу себе, если видят, что сотрудник плохо справляется. Так вы никогда не научитесь делегировать. Юлия советует подключаться к решению задачи, помогать сотруднику и корректировать его, но не забирать задачу.

А чтобы сотрудник качественно выполнил новую работу:

  • дайте ему всю необходимую информацию и ресурсы;
  • проверьте, что он понял, как выполнять задачу;
  • согласуйте способ выполнения;
  • поставьте сроки выполнения.

Если вы сделали все вышеперечисленное, но сотрудник все равно не справляется, возможно, стоит дать ему другие задачи или задуматься о штрафе либо увольнении. Алла Заднепровская, коуч первых лиц, основательница Консалтинговой группы «Живое Дело», в таких ситуациях предлагает:

  • озвучить последствия, к которым привело невыполнение задачи;
  • спросить, что сотрудник готов сделать, чтобы не допустить такого в будущем;
  • проговорить обязательства на случай, если сотрудник не справится еще раз;
  • прямо озвучить последствия для сотрудника – штраф, предупреждение, увольнение и так далее.

Вдохновляем вас на развитие: курсы по разработке и дизайну

В Mate Academy вас бесплатно обучат программированию или веб-дизайну, а потом помогут устроиться на работу.

  • UI/UX Design. Зарплата специалиста – $1500- 3000;
  • QA (тестирование). После обучения получайте от $1000;
  • Java. Зарабатывайте до $5000;
  • Full Stack. Станьте универсальным разработчиком;
  • Frontend. Научитесь создавать удобные сайты и приложения.

В этой статье используются реферальные ссылки на образовательные онлайн-курсы наших партнеров.

По теме:

Вдохновляющие компании

iLogos Game Studios

Наши игры уже скачала седьмая часть жителей планеты. Чтобы увеличить эту цифру, мы ищем новых специалистов

3 вакансии
GIGAGROUP

«Мы передаем, храним и защищаем данные клиентов – и делаем это лучше всех»

2 вакансии

Выбор редактора

Спецпроект

Вдохновляющие компании-работодатели

Alfa
ABM Cloud
«БИОСФЕРА»

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: