Мы сами обучаем сотрудников, строим учебные программы и готовим материалы. Это дешевле и эффективней. Как это сделать и вам?

Виталий Шкиль

Специализированные программы обучения сотрудников стоят десятки тысяч гривен. Малому и среднему бизнесу такое удовольствие не по карману, но проблема с толковыми кадрами беспокоит едва ли не каждую компанию любого масштаба.

Исполнительный директор агентства копирайтинга Hands With Pens Александра Илеш нашла выход. В компании опытные сотрудники учат новичков. Так образовался корпоративный мини-MBA, где формируют специалистов под конкретные задачи. В колонке для MC Today Александра рассказала, как повторить их опыт.

Александра Илеш, исполнительный директор Hands With Pens

Два года назад мне впервые в жизни пришлось системно обучать чему-то других людей по работе. Это было ужасно: я не понимала, как делиться знаниями и опытом, и вываливала на новую коллегу сумбурные рассказы про все процессы. Коллега не понимала, что от нее требуют и как этого достигать. В итоге мы безрезультатно потратили много времени.

С того момента все изменилось: у нас прописана программа, формализованы цели, продумана система контроля.

Почему внутреннее обучение в компании

У внутреннего обучения есть два значимых преимущества перед другими вариантами — это полное соответствие специфике работы и экономность.

Даже самый крутой приглашенный спец не сможет на 100% построить обучающую программу под ваш бизнес.

Стоимость детальных тренингов по управлению персоналом и процессами, лидерству, менеджменту и его отдельным составляющим впечатляет. В kmbs (Киево-Могилянской бизнес-школе) комплексная программа для руководителей стоит 63 тыс. грн. Есть предложения и от 20 тыс. грн за тренинг, но даже такую сумму при регулярном пополнении коллектива потянет не каждая компания.

Внутреннее обучение в плане финансов допускает два варианта:

1. В молодом бизнесе с небольшой командой энтузиастов можно сделать обучение на безоплатной основе. Такая активность должна позиционироваться как личностное развитие или сулить какие-то «плюшки» в перспективе.
2. За подготовку и ведение обучения можно прибавлять сотрудникам доплату к зарплате. Сумма зависит от сложности обучения, но может колебаться в диапазоне 1-5 тыс. грн.

Чему учить специалиста внутри компании

Сначала надо определить основные параметры:

1. Потребности: кому надо учиться. Всем текущим специалистам для повышения квалификации? Всем руководителям для внедрения нового процесса в бизнесе? Новым специалистам, которые пришли на должность? Определили – теперь продумайте, насколько реально это обучение нужно выбранной категории людей. Иногда хочется учить всех и всему, но делать этого не нужно.
2. Профессиональные обязанности: что должен освоить человек в процессе обучения. С этим поможет должностная инструкция.
3. Возможности: кто должен учить людей, в каком формате это должно проходить. Если офлайн, то где и когда. Если в офисе — то как организовать обучение так, чтобы не нарушать рабочий процесс.
4. Инструменты: что вы будете применять в процессе обучения. Базово сюда входит план обучения, заметки для лекций, презентации и инструкции в текстовом формате, возможно учебники и методички.
5. Цели и результаты: что вы хотите получить в итоге и как вы проверите, достигнут ли результат.

Портрет специалиста по результатам корпоративного обучения

Советую составить детализированный портрет готового специалиста. Во-первых, такой портрет позволяет оценить, правильно ли выбран человек и сможет ли он достичь нужного вам уровня. Во-вторых, потом можно оценивать, какие потребности уже закрыты, а чему еще надо доучивать. Вот пример того, как мы делаем портрет сотрудника.

1. Самостоятельный и инициативный сотрудник. Умеет анализировать, приходит с идеями, готовый пробовать и набивать шишки.

Как развиваем? Во время обучения не держим специалистов за ручку и просто следим, чтобы при «падении» они ничего себе не сломали, встали и шли дальше. К примеру, сразу ставим самостоятельные задачи и периодически «бросаем в воду»: оставляем наедине с проблемами на небольшой срок, чтобы стимулировать искать выход самим.

2. Умеет заниматься рекрутингом, сам для себя собирает команду. Ищет людей, собеседует, проводит тестовые задания, следит за испытательным сроком.

Как развиваем? Готовим пошаговые инструкции по рекрутингу: учим оценивать резюме, расшифровывать сопроводительные письма, предлагать тестовое задание, проверять и оценивать его, принимать на работу и грамотно отказывать соискателям.

3. Ориентируется в менеджменте и умеет работать с людьми.

Как развиваем? Объясняем, что такое менеджмент и работа с персоналом. Разбираем разные модели мотивации персонала, тонкости материальной и нематериальной мотивации. Учим давать обратную связь, хвалить и ругать, задавать вопросы.

4. Грамотен и хорошо пишет тексты сам. Разбирается в написании статей и копирайтинге, авторских инструментах и задачах.

Как развиваем? Пишем тексты вместе, проверяем грамотность и доучиваем нужные правила, разбираем справочники и другие материалы для сверки. Учим редактировать на практике.

Чем обширнее портрет, тем лучше заметно желаемый результат и проще подбирать инструменты для достижения результата. Лучше больше детализировать, чем поскромничать и упустить важные моменты.

Команда Hands With Pens

Учебная программа

Составив портрет, оцените, какие черты должны быть у соискателя по умолчанию, а чему нужно подучить. Сгруппируйте нужные знания и навыки — это и будут разделы курса. Если связь между разделами будет слабой, учебный курс «рассыплется» на отдельные бесструктурные занятия и не усвоится новичками.

Дальше нужно продумать организационные вопросы: сможет ли новый сотрудник работать и учиться одновременно, где будут проходить занятия, в каком формате будет подаваться информация.

Пора писать план обучения с конкретной информацией, готовить учебные и вспомогательные материалы, которые должны быть связаны логически.

Учебная программа должна выглядеть одной длинной историей, где каждая новая тема выплывает из предыдущей и логически связывается со следующей. Если этого нет, получается бардак: блоки информации «не играют» друг с другом, разделы спорят между собой по приоритетам и симфонии не выходит.

Чтобы внутренняя логика была, нужно несколько вещей:

1. Все разделы должны быть жестко сегментированными. Если тема не вписывается ни в один раздел или наоборот — ее можно вписать сразу в два раздела, значит, разделы сформированы плохо.
2. Порядок разделов должен быть понятным. В нашем случае первый раздел — рекрутинг → менеджмент → написание и редактура → работа с клиентами и своими проектами. Логика в программе касается и крупных разделов, и маленьких блоков информации внутри одного раздела.
3. Показывайте людям общую картину обучения: из чего состоит учебная программа, как будет идти обучение, что они узнают и чего им ждать. Ученикам важно чувствовать себя уверенно, когда они понимают окружающие условия. Поэтому каждый раздел нужно грамотно оформить. В начале каждого блока и занятия — рассказываем про его наполнение, порядок изучения, будущие тесты и так далее. В конце — резюмируем информацию и проговариваем выводы.

Выбор формата

Под разные задачи работают разные форматы. К примеру, раздел про мотивацию персонала я всегда начинаю в лекционном виде. А когда учу давать обратную связь, сразу работаю в формате тренинга.

Некоторым вещам можно учить только на практике. К примеру, специалисту по продажам нет смысла читать лекции. Большую часть обучения должно составлять разыгрывание разных сценариев по холодным-теплым продажам, входящим-исходящим звонкам и так далее. Постарайтесь, чтобы ваш курс состоял из практики хотя бы на 70%.

Самостоятельно или с наставником

Учеба с наставником хороша из-за контроля и человеческого подхода: написать понятно справочник сложнее, чем понятно рассказать тему устно. В то же время это постоянно будет отнимать время наставника, а у нас наставник — это обычный сотрудник, у которого есть свои обязанности.

Самостоятельная учеба в этом плане выгоднее: новенький пришел, дали ему стопку методичек — иди изучай. Но и рисков много: новичок может застопориться на сложном моменте, «сломаться» и уйти до начала работы.

Я советую делать акцент на живом обучении, но часть задач давать на самостоятельную обработку, иначе вашего наставника придется убирать с основной работы и полностью переводить в тренерство.

Форматы обучения: какой лучше выбрать

Лекция — наставник рассказывает, аудитория слушает. Самый неэффективный вариант, но самый простой в реализации: лекцию можно раз записать и дальше давать на самостоятельную обработку. Под  лекции нужно формировать практические задания и тесты, иначе усвояемость материала будет на двоечку. Теория — это не обучение, обучение — когда человек перекладывает теорию на практику.

Семинар и вебинар — наставник использует интерактивный формат общения с аудиторией. Тут есть практика, обмен знаниями, диалог, вопросы от студентов.

Тренинг — наставник организовывает обучение через личный опыт студентов. Новичок получает опыт, выполняя задания, моделируя конкретные рабочие ситуации, сразу отрабатывая навыки на практике.

Коучинг — коуч обучает наводящими вопросами и генерирует вымышленные ситуации, чтобы студенты сами нашли правильный ответ и выход.

Интерактивные игры — сугубо моделирование ситуаций для отработки знаний и навыков.

Интернет-серфинг — самостоятельное обучение, при котором наставник формирует задачу, а ученик сам находит материал и формирует конспект. Получается, что работа ведется самостоятельно, но у студента нет шансов «уйти куда-то не туда», так как информацию он ищет по списку вопросов от наставника.

***

Рекомендую прочесть интересный текст:«Можно скопировать дизайн из Японии или Италии, но он не будет работать». Как Николай Чумак и Елена Коронотова стали первыми дизайнерами для ритейла в стране

Здесь мы рассказываем, что думаем о материалах и делимся личными историями: страницы редакторов Веры Черныш и Тимура Вороны в Facebook.

Подписаться на Telegram-канал